Оформлення витрат по управлінню

Керуюча компанія періодично оплачує частину витрат керованої фірми. Згодом остання дані витрати відшкодовує. Можна, звичайно, спробувати укласти з керуючою компанією договір позики під «смішні» відсотки, однак це може викликати суперечку з ИФНС. Уляна Кононенко, старший юрист PSB Consulting Group, розповіла, як грамотно оформити взаємини між такими організаціями.

Правова конструкція

Інститут керуючої компанії (далі - КК) давно використовується в українській діловій практиці. Співпраця керуючої і керованої компаній може бути засноване на різних договірних схемах. На наш погляд, найбільш оптимальною з точки зору мінімізації бухгалтерських та податкових ризиків є конструкція з трьох умовних видів договорів, що дозволяють оплачувати витрати керуючої компанії, грамотно вести бухгалтерський і податковий облік в обох компаніях, а також здійснювати всебічне професійне управління компанією. Ось їх перелік:
- «основний договір на управління» (предмет: стратегія розвитку бізнесу, управлінські рішення, організаційні питання);
- «договір надання послуг» (предмет: юридичні, кадрові, маркетингові, бухгалтерські, IT-послуги та ін.);
- "агентський договір".

базовий договір

Послуга за послугу

Для максимально комфортного документообігу в обох компаніях, а також з метою мінімізації податкових ризиків, ми вважаємо за доцільне полномочіяісполнітельного органу передавати керуючої компанії шляхом укладення окремого «спеціального договору на управління», а надання інших видів послуг (в тому випадку, якщо відповідні фахівці є в керуючої компанії) оформляти договорами возмездного надання послуг на кожен вид послуг, що надаються. В цьому випадку керована компанія також відшкодовує понесені керуючою компанією витрати на підставі актів надання / прийому-передачі послуг. У договорі надання послуг дуже важливо чітко і ясно визначити предмет договору, перелік послуг, що надаються, параметри якості та обсягу наданих послуг, а також ціну послуг, бажано грамотно обгрунтувати економічну доцільність укладення договору, наприклад, зв'язавши результат надання послуг з розширенням ринку збуту і т. п.

Знижує ризик ЗА ДОПОМОГОЮ ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Витрати на керуючу компанію викликають підвищений інтерес з боку податкових органів, і основним прорахунком платників податків, як правило, є стислість змісту, неясність, недеталізованість, а в цілому - непереконливість самого договору, актів і звітів.
Щоб виключити ризик пред'явлення податкових претензій до обгрунтованості витрат керованої компанії, можна дати наступні рекомендації щодо документального оформлення послуг з КК:
• укладати докладний, з максимально чіткими формулюваннями договір з керуючою компанією із зазначенням обов'язків керуючої компанії і ціни (наприклад, її фіксованої частини і бонусів);
• складати докладні щомісячні акти прийому-передачі послуг;
• великий плюс - це наявність звітів ключових менеджерів компанії, що управляє перед акціонерами або засновниками керованої компанії, фіксація діяльності керуючої компанії в маркетингових планах компанії, бізнес-плани і в інших подібних корпоративних документах;
• забезпечити підписи співробітників керуючої компанії на первинних документах керованої організації.

На момент укладення договору сторони можуть не знати, з якою періодичністю необхідно буде надавати ті чи інші послуги керованої компанії.
Тому в договорі також доцільно передбачити підписання сторонами актів прийому-передачі послуг після закінчення кожного чергового періоду. При цьому варто зазначити, що тривалість чергового періоду може становити, наприклад, від одного до трьох наступних поспіль календарних місяців і визначатися за домовленістю сторін.
Податкові інтереси замовника послуг будуть краще захищені, якщо поряд з актом прийому-передачі виконавцем буде складено звіт про надані послуги за договором. Як правило, у керуючої компанії, яка надає послуги керованої компанії, проблем з бухгалтерським і податковим обліком наданих послуг не виникає за умови економічної обгрунтованості витрат та дотримання вимог статті 40 Податкового кодексу. Набагато більше питань може виникнути у керованої компанії, оскільки в останні десятиліття договори на надання послуг часто застосовувалися з метою ухилення від податків, і інспектори ставляться до подібних витрат дуже «вороже». У зв'язку з цим при оформленні та обліку договорів возмездного надання послуг, а також актів прийому-передачі послуг юристам і бухгалтерам необхідно бути скрупульозними.

посередницький прийом

На практиці, як правило, одна керуюча компанія не має можливості надавати послуги у всіх необхідних сферах бізнесу: юриспруденції, маркетингу, бухгалтерії, фінансах, IT-технологіях і ін. В окремих випадках потреба надання деяких послуг виникає час від часу. У подібних ситуаціях укладати договір надання послуг недоцільно.

УВАГА ДО ДЕТАЛЕЙ

Потрібно чітко розмежовувати, що відноситься до компетенції керуючої компанії, а що залишається в віданні керованої компанії.

У податковому обліку сума винагороди управляючої компанії за мінусом ПДВ на підставі статей 248 і 249 НК Україна враховується в складі доходів від реалізації посередницьких послуг на дату надання послуги принципалу - дату затвердження звіту (п. 3 ст. 271 НК РФ), або на дату отримання агентом суми вознаграж-
дення (п. 2 ст. 273 НК РФ).
Доходи у вигляді майна, що надійшло керуючої компанії в зв'язку з виконанням договору (в тому числі грошові кошти), не включаються в податкову базу по податку на прибуток (подп. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ). Зазначена норма поширюється і на суми, що надійшли керуючої компанії в рахунок відшкодування витрат, вироблених нею, якщо вони не включені до складу витрат згідно з умовами договору.
Майно (включаючи грошові кошти), передане керованої компанії в зв'язку з виконанням агентського договору, а також в рахунок оплати витрат, виробленої агентом за принципала, якщо такі витрати не підлягають включенню до складу витрат агента відповідно до умов договору, не враховується керуючою компанією при визначенні податкової бази по податку на прибуток.
У разі здійснення керуючої організацією витрат згідно п. 1 ст. 252 НК РФ, які не відшкодовуються керованою компанією і не відображаються в її податковому обліку, керуюча компанія має право включити їх до складу витрат, що враховуються для цілей оподаткування прибутку. Реалізація послуг на території Укаїни утворює об'єкт оподаткування ПДВ (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), податкова база визначається як сума доходу, отримана керуючою компанією у вигляді винагороди (будь-яких інших доходів) при виконанні агентського договору (п. 1 ст . 156 НК РФ). У податкову базу керуючої компанії крім суми винагороди повинні включатися і суми інших доходів, отриманих ним за посередницьким договором. При цьому НК Україна не розкриває, що до них відноситься.
Керована компанія зобов'язана також відшкодувати керуючої витрати, понесені нею при виконанні договору. Оскільки здійснені посередником витрати визнаються витратами замовника, то суми компенсації, отримані посередником, ПДВ не обкладаються.
Використовуючи агентський договір за схемою від імені та за рахунок принципала без участі агента в розрахунках, всі права і обов'язки по угоді, укладеній з третьою особою, будуть виникати у принципала. Це допоможе уникнути ряду складнощів з обчисленням ПДВ, так як фактично агент не бере участі в документообігу по ПДВ: замовник і покупець (продавець) товарів (робіт, послуг) обмінюються документами, минаючи повіреного (агента). Щоб уникнути звинувачень в отриманні необгрунтованої податкової вигоди, керованої компанії необхідно бути готовою довести економічну виправданість застосування агентського договору, тобто документально підтвердити, наприклад, що
кількість покупців автомобілів зросло з моменту початку роботи з агентом - керуючою компанією.
Розглянемо наступний приклад. Керована компанія до складу податкових витрат на виробництво продукції включає агентську винагороду керуючої компанії, зменшуючи тим самим податок на прибуток і збільшуючи відрахування по ПДВ. Керуюча компанія відповідно до агентського договору здійснює пошук покупців та реалізацію автомобілів, вироблених керованою компанією. Претензій податкових органів можна очікувати, швидше за все, щодо завищення відрахувань по ПДВ і податку на прибуток, так як витрати по оплаті агентських послуг не пов'язані з виробництвом і реалізацією продукції. Крім того, податковий орган обов'язково зверне увагу на той факт, що агент одночасно є керуючою компанією за договором про передачу повноважень виконавчого органу, і напевно зробить висновок про взаємозалежність організацій, укладання ними агентського договору з метою необгрунтованого збільшення суми ПДВ до відрахування і відсутності економічної обгрунтовано -
сти агентського договору, оскільки керуюча компанія (агент) і так зобов'язана здійснювати пошук покупців.
У таких випадках позиція керованої компанії повинна полягати в тому, що договір про передачу повноважень і агентський договір не дублюють один одного, витрати по агентським договором економічно виправдані, оскільки, наприклад, діяльність агента дозволила розширити ринок збуту і поліпшити фінансове становище принципала. Предметом агентського договору є посередницькі послуги з реалізації автомобілів, а предметом «договору на управління» - передача повноважень одноосібного виконавчого органу. Наявність названих договорів не свідчить про те, що принципала і агента слід вважати взаємозалежними особами.

Уляна Кононенко, старший юрист PSB Consulting Group
Матеріал надано журналом "Розрахунок"

Практична енциклопедія бухгалтера