Оформлення відрядження працівників за кордон, статті, журнал «кадрове справа»

З цієї статті ви дізнаєтеся:

як відбувається оформлення відрядження за кордон;
які витрати на закордонне відрядження зобов'язаний компенсувати роботодавець;
за допомогою яких документів ведеться облік витрат на відрядження за кордон.

Читайте по темі в електронному журналі

Кадровикам часто доводиться мати справу з підготовкою документів, необхідних для направлення працівника у службове поїздку по території Укаїни, а ось відрядження працівників за кордон оформляється на порядок рідше. Тим часом, існують певні нюанси, які доводиться враховувати, якщо вашому співробітнику чекає виїзд за кордон у виробничих цілях.

Оформлення відрядження за кордон

Згідно п.3 Положення про відрядження, рішення про направлення співробітника у відрядження приймає роботодавець, він же визначає термін поїздки. Конкретних вказівок на вид документа, яким оформляється таке рішення, нормативні акти не містять, на практиці ж найчастіше видається наказ. Для цього, як правило, використовується уніфікована форма № Т-9, якщо в службову поїздку направляється один працівник, або № Т-9а (якщо працівників кілька). У разі необхідності кожен роботодавець має право розробити власний бланк такого наказу.

На даному етапі оформлення відрядження за кордон зазвичай не супроводжується жодними труднощами, та й перелік документів, які повинна підготувати кадрова служба, стандартний і включає в себе наказ і службове завдання (необов'язково). Необхідності в оформленні посвідчення про відрядження немає, підтвердити терміни поїздки допоможуть квитки і позначки в паспорті працівника про перетин кордону.

Витрати на закордонне відрядження

добові в валюті країни, в яку направляється працівник, виплачуються тільки за дні, проведені за кордоном;
добові за дні, в які працівник перебував на території України (включаючи дату перетину державного кордону при поверненні), виплачуються в рублях;
крім основних витрат, працівникові, який відбуває в закордонне відрядження, відшкодовуються витрати на оформлення візи, закордонні паспорти та інших необхідних документів, а також збори - консульські, транспортні та т. д .;
також роботодавець компенсує витрати на оформлення працівником обов'язкової медичної страховки.

При цьому законодавство ніяк не обмежує розмір додаткових витрат, що відшкодовуються працедавцем: правда, слід врахувати, що при поїздках за кордон не обкладаються ПДФО лише добові, сума яких не перевищує 2500 рублів в день.

Відзначимо, що відповідно до ст.168 Трудового кодексу при направленні працівника у службове відрядження роботодавець повинен компенсувати його фактичні витрати, а саме суму в рублях, яку він витратив для придбання витраченого кількості валюти на території іноземної держави.

Облік витрат на відрядження за кордон

Документи іноземною мовою через підрядник переводяться на українську мову (бланк переказу прикладається, в оригіналах документів нічого виправляти і дописувати не слід). Можна покласти обов'язки з перекладу іноземних документів на співробітника організації, що володіє необхідною компетенцією, або залучити професійного перекладача. Якщо підзвітна сума була під час відрядження витрачена працівником не повністю, залишок грошей (як в рублях, так і в іноземній валюті) повертається в бухгалтерію організації.

вкладені файли

Положення про командіровках.doc
Наказ про призначення відповідального за командіровку.doc

Доступно тільки передплатникам