Офіційно - ділова письмова мова

Глава 2. Особливості оформлення ділової кореспонденції в англомовних країнах. ............................................................... .9

2.1. Структура формуляра і склад реквізитів ділового листа. ......... 9

2.2. Вимоги до оформлення реквізитів. ..................................... 11

Глава 1. З історії українського ділового листа.

1.1. Петровські перетворення державного аппаратаУкаіни.

Російська офіційно - ділова письмова мова має багатовікові традиції і глибокі історичні корені. Знайомство з її історією дозволить краще зрозуміти причини і закономірності формування особливого стилю мови, який обслуговує сферу офіціал'но - ділових відносин, виявити особливості національної культури українського ділового листа, його інтернаціональні властивості.

Перші письмові документи, що дійшли до наших днів, свідчать про те, що вже в Х столітті в Давньоруській державі практикувалося складання офіційних документів. У цей період в основному документуються правові відносини (скаржився і вкладні грамоти, заповіти) створюються також документи, що фіксують конкретні приватні правовідносини (позикові, заставні кабали, що фіксують позику грошей, а повні грамоти складаються при продажу в рабство; відпускні грамоти і т. Д.) .

Накопичення досвіду офіційно - ділового листа виражалося в появі стійких зразків звернень і завершень в текстах документів, формулярів, т. Е. Стійких типових форм окремих найбільш поширених документів, з яких складалися своєрідні посібники з діловодства - «формулярнікі». У цей період складалися традиції російської системи діловодства, обробки і зберігання документів. Окремі норми роботи з документами знаходили закріплення в законодавстві. Таким чином, виробляються практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основу майбутньої системи діловодства.

Суттєвою віхою в розвитку українського офіційно - ділового листа стало наказове діловодство (перші державні установи називалися наказами) XV - XVII століття. У цей період йшло формування українського централізованої держави, закладалися основи державного апарату, системи державного діловодства. Офіційно - діловий лист цього періоду набуло вже такі важливі ознаки документа, як стійкі текстові формулювання певне розташування матеріалу, стійкі інформаційні елементи (реквізити, мовні формули), розташовані в певній послідовності.

Таким чином, в наказовій період поступово складається система діловодства центральних і місцевих установ, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання.

На зміну наказовому діловодства прийшла система колезького діловодства. Генеральний регламент, затверджений Петром I в 1720 р ввів систему діловодства, що отримала назву «коллежской» за назвою установ нового типу - колегій. Цим законодавчим актом діловодна діяльність остаточно закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярій.

У колезького діловодстві виникла велика кількість нових документів. Офіційно - ділова письмова мова поповнилася значною кількістю нових слів термінів іншомовного походження, що пояснюється прагненням Петра I наблизити російське офіційно - діловий лист до західних зразків. У цей період увійшли в обіг такі слова, як адміністратор, актуаріус, асесор, аудитор, бухгалтер, губернатор, інспектор, маклер, міністр і ін. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, мемории, рапорти. журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін. Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. З'являються «генеральні формуляри» - зразки, за якими слід було складати документи. Самостійним елементом формуляра стає назва документа. Крім реквізитів тексту, з'являється ряд реквізитів, що відображають різні стадії процесу документування або стадії обробки документів: підписи, позначки про узгодження, реєстраційні індекси та ін. Губернська реформа Катерини II завершила петровські перетворення державного аппаратаУкаіни, внесла однаковість в пристрій губерній, розрізнивши місця адміністративні, судові і фінансові. Губернські установи були підпорядковані безпосередньо Сенату. Цей ієрархічний порядок взаємовідносин установ зберігався протягом всього XIX століття, в певній мірі він присутній і в сучасному діловодстві.

На початку XIX століття в надрах коллежской системи зародилася нова система управління - міністерська, яка проіснувала до початку XX століття Її головна особливість - єдиноначальність, надавала системі управління гнучкість оперативність. Законодавчим актом «Загальна установа міністерств», виданим в 1811 р вводилося однаковість в систему діловодства міністерств: від створення документів до їх архівного зберігання.

XIX століття відзначений появою великої діловодної літератури, зокрема, пісьмовников - збірок зразків документів, а також наукових досліджень в галузі українського офіційно - ділового листа. Велике теоретичне значення в цей період мали роботи Н.В. Варадінова. Говорячи про мету теоретичних досліджень в цій області, він відзначав, що «... видання одноманітних форм ділових паперів і теоретичних ... правил буде, може бути, мати наслідком введення однаковості, а разом з тим і спрощення діловодства нашого ...». До предмету теоретичного діловодства Н.В. Варадинов відносив «зовнішні властивості» ділових паперів, такі, наприклад, як титули і формули звернення до різних особам, частини ділової папери (формуляр документа), порядок написання тексту, а також виділяв різні типи ділових паперів з точки зору їх зовнішньої форми (1. зносини. 2.Реестри, журнали, протоколи, відомості, описи, звіти. 3 Офіційні листи. 4. Записки. 5. Виписки). До внутрішніх властивостям він відносив стиль ( «склад») документів і особливості написання, прийняті в ділових паперах.

З плином часу (приблизно до середини XIX століття) склався новий порядок викладу справи в формі короткої записи - викладу тільки самого суті питання. У діловодстві міністерств з'являються бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. Склад реквізитів бланка і їх розташування було практично таким же, як і в сучасних документах.

1.2. Діловодство в радянський період.

Глава 2. Особливості оформлення ділової кореспонденції в англомовних країнах.

2.1. Структура формуляра і склад реквізитів ділового листа.

Оформлення ділової кореспонденції в практиці економічного співробітництва із зарубіжними фірмами і міжнародними організаціями характеризується рядом особливостей. Торкнемося оформлення найбільш поширеного виду кореспонденції - ділового листа.

При загальній тенденції до уніфікації форм, використання стійких мовних конструкцій, стандартна термінологія і прагненню до широкого застосування засобів механізації комп'ютеризації в діловодстві відмінностей в оформленні ділового листа чимало. Перш за все це стосується формуляра документа і складу реквізитів.

5.Указаніе на конкретну особу (Attention Line).

8.Текст листи (Body of the Letter).

9.Завершающая формула ввічливості (Complimentory Close).

12.Указаніе на розсилку копій (CC Notation).

Короткі відомості про розміщення та оформленні реквізитів по зонам викладені нижче. У разі відсутності вказівок щодо оформлення окремих елементів реквізитів рекомендується орієнтуватися на вимоги, обумовлені ГОСТ Р 6.30 - 97, і наведені приклади.

2.2. Вимоги до оформлення реквізитів.

Mitchell Diesel, Ltd .;

International Office Equipment, Inc.

З метою економії часу при друкуванні реквізиту заохочується відкрита пунктуація, що означає майже повну відсутність розділових знаків.

(Або: Your ref.) HND / RP

(Або: Our ref.) LA / DK / 187

Реквізит 3. Дата. Зустрічаються два різновиди оформлення дат - британська й американська. Британський спосіб подібний до словесно-цифрового способу, прийнятого в українському діловодстві і застосовується у фінансовій документації з деякими варіаціями:

Спосіб позначення дати, прийнятий в США, інший і будується за схемою:

Допускається скорочення назв деяких місяців, мають багато знаків в написанні. Заміна цифровим позначенням назв місяців в англомовних країнах не прийнята. Розділові знаки в позначенні дат допускається не вказувати.

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, NY, 11011

У тому випадку, коли в назві фірми вказано прізвище (кілька прізвищ), перед назвою наводиться слово Messer, наприклад:

Messer John Brown and Co. Ltd.

The Hong Kong Banking Corporation

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliances, Inc.

При друкування реквізиту використовують мінімальне число знаків пунктуації.

Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue

Attention: Mr P.Wilson

Використання розділових знаків в реквізиті - мінімальне.

Звернення із зазначенням прізвища звучить менш офіційно: Dear Mr Allen. Dear Mrs Allen :.

Є відмінності у вживанні розділових знаків у формулі звернення: в США використовують двокрапка, в Англії - кому (Dear Sir. Dear Mr Smith :,).

Order № +1234 for Snow Racers

We have received your letter ...

Інший варіант оформлення реквізиту виглядає так:

Subject: Up-to-date List of Addresser

Re: Policy № 714056

In re: Letter of Credit № 12/146

«Re» -це скорочена вираз «inre», що означає «у справі», «щодо», «щодо».

У реквізиті заохочується відкрита пунктуація.

Смислова частина повинна викладатися діловим, проте підкреслено поважним тоном, відрізняється ясністю лексики, бути логічною і переконливою.

Заключна фраза ввічливості носить стереотипний характер. Ось ряд прикладів фрази ввічливості:

Your prompt reply be appreciated (Ми були вдячні за ваш швидку відповідь); Please accept thanks in advance (заздалегідь прийміть нашу подяку); With my personal regards and good wishes (Прийміть мої найкращі побажання) і т. П.

Якщо лист носить характер запрошення, то під текстом листа з правого боку зустрічається скорочення R. S. V. R. яке означає: «будь ласка, дайте відповідь».

Розділові знаки в тексті листа вживаються відповідно до правил пунктуації.

Реквізит 9. Завершальна формула ввічливості. Реквізит розміщується безпосередньо під текстом листа праворуч. Формула ввічливості може носити строго офіційний, офіційний і менш офіційний характер. Наведемо відповідні приклади:

Yours truly, строго офіційно З повагою

Yours very truly,

Yours very sincerely,

Yours sincerely, офіційно З повагою. Ваш

Very cordially yours,

Yours cordially, менш офіційно Щиро Ваш

При друкуванні реквізиту заохочується відкрита пунктуація.

Реквізит 10. Підпис. Реквізит поміщається під формулою ввічливості. При цьому окремим рядком наводиться назва фірми, що збігається з наведеним в заголовку. Потім наводиться підпис особи із зазначенням займаної посади, іноді включається і назва відділу, наприклад:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. K. Thompson Manager

Рекомендується відкрита пунктуація.

Реквізит 11. Додаток. Реквізит розміщується в лівій нижній частині документа окремим рядком. Найменуванню додатки передує слово Enclosure (скорочено - Encl. Або Enc.), Наприклад:

Encl: 1. Contract

Нумерація і розстановка знаків пунктуації здійснюється відповідно до наведеними прикладами.

CC: Mr Jetfrey H. Winston.

Mr Robert Baily

CC: Regional Sales Department

Сокова А.Н. Розробка концепції документаційного забезпечення управління // Використання принципів Єдиної державної системи ...