Облік робочого часу та службові відрядження

Багато організацій стикаються з проблемою обліку робочого часу. Ситуація ускладнюється в разі направлення працівника у відрядження.

У пропонованому матеріалі на конкретних прикладах даються роз'яснення з питань обліку робочого часу при направленні працівника у службове відрядження.

На практиці найбільш поширеним документом, за допомогою заповнення якого ведеться облік робочого часу і на підставі якого здійснюється нарахування заробітної плати працівникам, є табель обліку використання робочого часу. Він складається щомісячно по кожному структурному підрозділу організації.

Відповідальність за складання табеля обліку робочого часу повинна покладатися на керівника відповідного структурного підрозділу. В організаціях з невеликою кількістю працівників можна скласти табель обліку використання робочого часу з організації в цілому.

Ведення табеля обліку використання робочого часу здійснюється щодня протягом усього місяця.

В кінці місяця для кожного працівника вказується загальна кількість його робочих годин і (або) робочих днів.

Табель обліку використання робочого часу підписує керівник структурного підрозділу і стверджує керівник організації. У деяких випадках правильність складання табеля обліку використання робочого часу може перевіряти кадрова служба організації.

При направленні працівника у відрядження необхідно виходити з того, що на працівників, які перебувають у службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку, встановлений за місцем службового відрядження, але середній заробіток зберігається за всі робочі дні тижня за графіком постійного місця роботи (ст. 92 ТК).

Дні відпочинку, що припадають на період перебування працівника у службовому відрядженні, використані ним на свій розсуд, і інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

Разом з тим, якщо працівник був спеціально відряджений для роботи у державні свята, святкові і вихідні дні, він має право на компенсацію (ст. 69, 146 і 148 ТК).

Розглянемо застосування цих норм конкретніше.

Порядок відображення в табелі робочого часу днів перебування у службовому відрядженні

Службовим відрядженням визнають поїздку працівника за розпорядженням наймача на певний термін в іншу місцевість для виконання службового завдання поза місцем його постійної роботи (ст. 91 ТК).

Таким чином, дні, в які працівник виконував службове завдання поза місцем своєї постійної роботи, прирівнюються до робочих днях.

Показники використання робочого часу заповнюються на підставі даних табельного або іншого обліку про використання робочого часу.

Для обліку робочого часу у відрядженні використовується код у вигляді літери «К» (додаток 4 до Інструкції № 80 «Умовні позначення видів витрат робочого часу для можливого використання в табелях обліку використання робочого часу»).

ЦЕ ВАЖЛИВО! Інструкція № 80 скасовано, проте її норми можна використовувати в якості рекомендацій.

Таким чином, конкретне позначення в табелі обліку робочого часу днів, в яких працівник перебуває у відрядженні, має бути визначено в локальних нормативних актах організації. При цьому методологічною допомогою при вирішенні даного питання може стати додаток 4 до Інструкції № 80.

Відображення робочого часу водіїв, спрямованих в одноденні відрядження, при підсумованому обліку робочого часу

У тих випадках, коли за умовами виробництва (роботи) неможливо або економічно недоцільно дотримання встановленої щоденної або щотижневої тривалості робочого часу, водіям автомобілів встановлюється підсумований облік робочого часу.

Щотижнева тривалість робочого часу може бути більше або менше встановленої норми тривалості робочого часу на тиждень. Що ж стосується щоденної тривалості робочого часу, то для водіїв вона не може перевищувати 12 годин (частина третя п. 14 Положення № 82).

Водіям автомобілів встановлюється, як правило, підсумований облік робочого часу з тривалістю облікового періоду 1 місяць (частина четверта п. 15 Положення № 82).

При підсумованому обліку робочого часу передбачену тривалість щоденної роботи (зміни) і робочого тижня водій автомобіля відпрацьовує, як правило, за обліковий період.

При цьому запланований час роботи в зміну, тиждень може бути неоднаковим. У всіх випадках сума годин робочого часу за графіком робіт (змінності) за обліковий період не повинна перевищувати норму годин за цей період, розраховану відповідно до законодавства (частини перша і друга п. 16 Положення № 82).

Робочий час водіїв автомобілів при підсумованому обліку робочого часу регламентується графіками робіт (змінності), які складаються на весь обліковий період з розрахунку виконання встановленої норми робочих годин за цей період. У них визначаються час початку, закінчення і тривалість щоденної роботи (зміни), час перерв для відпочинку і харчування, а також час, що надається для міжзмінного і щотижневого відпочинку (частина перша п. 17 Положення № 82).

При підсумованому обліку робочого часу тривалість робочого дня (зміни) водія автомобіля може передбачатися не більше 10 ч, а в окремих випадках (водіям автомобілів, що працюють на міських і приміських автомобільних перевезеннях пасажирів в регулярному повідомленні, при здійсненні міжміського перевезення, коли їм необхідно дати можливість доїхати до відповідного місця відпочинку) - не більше 12 год з обов'язковим дотриманням встановленої норми робочого часу облікового періоду за розпорядженням наймача і по согла ження з профспілкою (при його наявності).

Не допускається встановлювати тривалість робочого дня (зміни) 12 ч більше 2 календарних днів поспіль (частини третя і четверта п. 16 Положення № 82).

При оформленні табеля обліку робочого часу слід, грунтуючись на графіку роботи (змінності), враховувати, що в робочий час водія автомобіля включаються не тільки час керування транспортним засобом, а й інші періоди, також підлягають оплаті в порядку, визначеному чинним законодавством.

Зазначені періоди, як і час керування транспортним засобом, відображаються в табелі обліку робочого часу як робочі години.

У чинному законодавстві в даний час відсутні умовні позначення видів витрат робочого часу для можливого застосування в табелях обліку використання робочого часу, необхідні для їх оформлення.

Таким чином, наймачі мають право на підставі локальних нормативних правових актів розробити умовні позначення службових відряджень. Так, наприклад, службові відрядження пропонується визначити умовним позначенням «К». При цьому, з огляду на специфіку підсумованого обліку робочого часу, вважаємо за необхідне вказувати кількість відпрацьованих водієм годин (наприклад, через дріб).

Відображення вихідних днів в табелі обліку робочого часу при знаходженні працівника у відрядженні на вихідних

Нагадаємо, що на працівників, які перебувають у службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку, встановлений за місцем службового відрядження, але середній заробіток зберігається за всі робочі дні тижня за графіком постійного місця роботи.

Працівник, який перебуває в службовому відрядженні, користується вихідними днями відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку або графіком робіт (змінності), встановленими у наймача, до якого він спрямований. Якщо працівник спеціально відряджений для виконання роботи в свій вихідний день або зобов'язується наймачем в цей день виїхати у службове відрядження, то після повернення з неї йому надається інший день відпочинку.

У даній ситуації вихідні дні для працівників, направлених у відрядження, не є робітниками і відповідно не оплачуються.

Бажано про надання працівникові іншого дня відпочинку повідомити в наказі (розпорядженні) наймача про направлення його в службове відрядження.

З цією метою необхідно організувати облік явки працівників на роботу і відходу з неї. Облік явок на роботу і відходу з неї ведеться в табелях використання робочого часу встановленої форми, в річних табельних картках та інших документах.
Оскільки працівники спрямовані в службове відрядження за розпорядженням наймача для виконання службового завдання тільки в робочі дні, то в табелі обліку робочого часу вихідні дні, що припадають на час перебування у відрядженні, відзначаються як вихідні згідно з відповідним локальному нормативному акту.

Оформлення табеля обліку використання робочого часу при відрядженні працівника в вихідні дні

Відповідно до законодавства на працівника, який перебуває в службовому відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку, встановлений за місцем службового відрядження, але середній заробіток зберігається за всі робочі дні тижня за графіком постійного місця роботи (ст. 92 ТК).

За працівниками, направленими в службове відрядження, зберігаються місце роботи (посада) та заробітна плата протягом усього терміну службового відрядження, але не нижче середнього заробітку.

Гарантії і компенсації, що надаються працівникам при службових відрядженнях, визначені ст. 95 ТК.

Працівник, який перебуває в службовому відрядженні, користується вихідними днями відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку або графіком робіт (змінності), встановленими у наймача, до якого він спрямований.

У разі якщо працівник спеціально відряджений для виконання роботи в свій вихідний день або зобов'язується наймачем в цей день виїхати у службове відрядження, то після повернення з неї йому надається інший день відпочинку.

Очевидно, що в ситуації, що розглядається працівника направлено наймачем у відрядження для виконання роботи в свої вихідні дні цілеспрямовано. Саме тому це повинно бути компенсовано наданням інших днів відпочинку за дні від'їзду у відрядження і повернення з неї.

Що стосується питань оформлення табеля обліку робочого часу, то слід нагадати, що в законодавстві в даний час відсутні умовні позначення видів витрат робочого часу для можливого використання в табелях обліку використання робочого часу, необхідні для їх оформлення.

Таким чином, наймачі мають право на підставі локальних нормативних правових актів визначити умовні позначення службових відряджень і надаються в зв'язку з ними додаткових днів відпочинку.

Так, наприклад, службові відрядження пропонується визначити умовним позначенням «К», неявки працівника на роботу в зв'язку з наданням інших днів відпочинку за роботу у вихідні дні, що припадають на дні відрядження, - «О».

Конкретне буквене позначення повинно бути приведено у відповідному локальному нормативному акті.

Порядок відображення дня повернення з відрядження, що припадає на вихідний

Працівники, які перебувають у службовому відрядженні, працюють з урахуванням режиму робочого часу і часу відпочинку, встановленого за місцем службового відрядження, а середній заробіток за час відрядження зберігається за всі робочі дні тижня за графіком постійного місця роботи (ст. 92 і 137 ТК).

У табелі обліку робочого часу відображаються дні перебування працівника у службовому відрядженні згідно з наказом про його відрядження і з урахуванням відповідних відміток у посвідченні про відрядження.

Робочий час в місці відрядження може враховуватися в тому порядку, який встановлений за місцем основної роботи працівника. При необхідності працівника являє табель обліку робочого часу з місця відрядження.

Якщо працівник спеціально відряджений для виконання роботи в свій вихідний день, то після повернення з відрядження йому надається інший день відпочинку.

Додаткова оплата за цей день законодавством не передбачена.

Рекомендуємо вказати в наказі (розпорядженні) наймача про направлення працівника у службове відрядження конкретний інший день відпочинку.

При повернення зі службового відрядження у вихідний день, який припадає у працівника на суботу, компенсація цього дня законодавством не передбачена.

На підставі локальних нормативних правових актів необхідно визначити умовні позначення службових відряджень і надаються в зв'язку з ними додаткових днів відпочинку.

Конкретне буквене позначення повинно міститися в названому локальному нормативному акті.

Порушення трудової дисципліни за час перебування у відрядженні

На практиці мають місце випадки порушення відрядженими працівниками трудової дисципліни.

Якщо працівник неналежним чином виконав службове завдання, це не є підставою для відмови у відшкодуванні йому понесених ним витрат, в т.ч. для стягнення виданого відповідно до встановлених норм авансу на покриття витрат.

У той же час якщо відряджений працівник в період перебування у відрядженні зробив прогул без поважних причин, що підтверджено відповідними документами - актом, службовою запискою, пояснювальною запискою працівника, то заробітна плата і добові за дні прогулу не виплачуються, так само як і не підлягають відшкодуванню витрати по найму житлового приміщення за весь час, що припадає на дні прогулу.

Руслан Дашкевич, економіст з праці