Облік для власника
Як ви визначаєте, скільки грошей можна забрати власнику з бізнесу? Скільки коштує ваш бізнес? Що заважає вашому бізнесу розвиватися? Як вибудувати фінансові взаємовідносини власник - найманий менеджер або директор віддаленого підрозділу, щоб отримати зручний і зрозумілий контроль, але не втручатися в щоденну роботу? Ці питання цікавлять кожного власника, незалежно від розміру бізнесу від малого до великого. У малому бізнесі пошук відповідей на ці питання відкладається на потім, так як підприємець - він же менеджер, витрачає весь свій час на бізнес і розбиратися ще й у фінансових питаннях вже не залишається сил.
Працювати на інтуїції, спиратися тільки на наявність грошей в «тумбочці» можна, але це не підійде для довгострокової роботи. Не маючи уявлення про стан свого бізнесу на цифрах в кращому випадку можна нічого не заробити.
Сьогодні ми поговоримо про те, як можна використовувати дані обліку для управління своїм бізнесом. Отже, все по порядку.
Що таке управлінський облік?
Що ж таке облік? Це реєстрація всіх операцій, які ви здійснюєте в цілях отримання доходу. Облік ведеться безперервно! Не можна почати реєстрацію операцій, потім перерватися на період відпустки. а потім знову продовжити.
У нашій країні є кілька обліків - податковий, бухгалтерський, управлінський.
З податковим обліком все просто - його зобов'язані вести всі суб'єкти підприємницької діяльності.
Бухгалтерський - це вже обов'язок юридичних осіб.
Облік для власника (управлінський) ведеться за бажанням.
У чому відмінність між цими обліками?
Податковий і бухгалтерський облік
- обов'язковий
- регламентований законодавчо
- Реєстрація фактичних даних про минулі операціях
- Для зовнішніх користувачів
- Чи не обов'язковий
- регламентований власником
- Реєстрація оперативних даних про всі операції
- Для внутрішнього користування
З податковим обліком кожен підприємець знаком, він ведеться в Книзі обліку доходів і витрат. А ось навіщо потрібен управлінський облік?
Він покликаний підвищити якість управлінських рішень і вибудувати взаємодії з співробітниками як чіткий, налагоджений механізм всіх рівнів компанії. Облік допомагає тримати руку на пульсі щодня. Ви бачите, як йде робота і ким вона виконується.
Управлінський облік допомагає уникнути безлічі проблем. Адже вони не виникають несподівано, а є наслідком регулярних помилок і браку інформації.
Облік дарує задоволення від управління - управління вашою компанією. Ваш розум прозорий і відкритий для прийняття оперативних управлінських і стратегічних рішень.
Одного разу ви вирішили займатися бізнесом. Витратили багато зусиль, в хід пішли всі наявні знання, що не знали - дивилися як у сусіда. Деякий період виконували певні дії і ось воно щастя - отримали виручку. А як зрозуміти скільки прибутку? А може у вас збиток? І чому результат саме такий?
Відповіді на ці та багато інших питань ми можемо отримати, склавши всього два звіти: Звіт про фінансовий стан (Баланс) та Звіт про фінансові результати (ОПУ). Назви таких звітів, швидше за все, ви вже чули. З усією відповідальністю заявляю - складання таких звітів дійсно займає час, але це просто.
Для початку розберемося, чому ж будуть корисні ці звіти для вас.
Звіт про фінансовий стан (Баланс) - це рентгенівський знімок компанії на певний момент і дає відповіді на питання:
- наскільки багата компанія на сьогодні?
- яка частина активів належить компанії, а яка власнику?
- скільки боргів має компанія?
Звіт про прибутки і збитки (ОПУ) - складається за період і показує власнику:
- що відбувалося з компанією протягом року?
- чому я став багатшим або біднішим?
- які види господарської діяльності зробили компанію багатшими?
Кожен з цих звітів вміщається на один аркуш формату А4. Формулювання в них такі, які зрозумілі саме власнику. І найголовніше - для того щоб їх скласти, не потрібні фундаментальні знання з бухгалтерського обліку. Для управління своїм бізнесом власник і становить баланс.
Баланс для власника
Спочатку розберемося з термінами. Баланс для власника складається з активів і пасивів.
Активи відповідають на питання - де гроші? Цей розділ складається з:
- необоротних активів - це активи, які генерують виручку. Без них неможливо вести саме ваш бізнес;
- оборотних активів - це активи, які постійно в обороті і з них швидко можна отримати готівку.
Пасиви відповідають на питання: які джерела фінансування бізнесу? Вони складаються з:
- власного капіталу (сума початкового капіталу, вкладеного в бізнес і сума фінансового результату, отриманого в результаті ведення бізнесу);
- зобов'язання (в цьому розділі ми фіксуємо свої зовнішні борги, т. е. суми, які потрібно фізично оплатити грошима).
Розглянемо на прикладі.
приклад
Складемо баланс бізнесу підприємця, який торгує на ринку канцтоварами. Раніше управлінський облік не вівся.
Крок 1. Необоротні активи.
Записуємо кожну одиницю майна, яка фізично знаходиться на точці на ринку або використовується в бізнесі, і оцінюємо їх за ринковими цінами. Краще брати найменшу суму, яку ви можете отримати, продаючи свій актив.
Крок 2. Оборотні активи.
Вважаємо весь товар, який є в наявності. Шукаємо записи, якщо інформації про закупівельну ціну немає, оцінюємо самостійно.
Крок 3. Разом активів.
У цьому рядку записуємо загальну суму всіх активів.
Крок 4. Всього пасивів.
У цю графу переносимо суму з графи «Разом активів».
Важливо: Активи завжди рівні пасивів.
Крок 5. Зобов'язання.
Згадуємо все наші борги:
- перед постачальниками за товар;
- за кредитами (не забудемо всі кредитні карти, гроші з яких використовувалися для ведення бізнесу);
- податки, не сплачені в бюджет;
- борги перед співробітниками (якщо у вас є найманий персонал) і ін.
Крок 6. Власний капітал.
Із суми «Разом пасиви» віднімаємо суми всіх зобов'язань - це і буде сума власного капіталу, вкладеного вами в ваш бізнес станом на день складання балансу.
Якщо у вас є інформація про те, скільки ви вклали грошей в бізнес, тоді розрахунок наступний:
Із суми «Разом пасивів» віднімаємо суму всіх зобов'язань і суму капіталу і різницю записуємо в графу «Прибуток / збиток». А це вже результат вашої діяльності.
Важливо: Сума «Власного капіталу» переноситься в кожний наступний баланс незмінно.
Для отримання рівності між Активами та Пасивами якраз і є рядок «Прибуток / збиток».
Давайте подивимося, як зміниться Баланс після проведення підприємцем декількох операцій протягом тижня.
Операція 1. Сплатили податки
Операція 2. Продали товар на суму 3 000 грн. з націнкою 50% і отримали виручку 4 500.
Як змінився стан справ через тиждень видно при порівнянні двох балансів:
Після складання балансів підведемо підсумки роботи бізнесу за 1 тиждень:
- Наше майно на місці, крадіжок не було.
- Кількість товарів на складі зменшилася на 3 000 грн. Можливо, потрібно поповнити товарні запаси.
- Збільшилося грошей в касі на 100 грн.
- Зменшилися наші борги: оплачені податки - 400 грн; розрахувалися з постачальником - 2 000 грн; частково погасили банківський кредит - на 2 000 грн.
- Запрацювали прибуток 1 500. Це і є та сума, яку можна забрати з «тумбочки».
Але саме сьогодні підприємець не може цього зробити тому, що готівки всього 1 100 грн. а інші в товарі та майно.
Користуючись цим простим інструментом, ви зможете в оперативному режимі оцінити стан справ в бізнесі і вже на підставі цифр приймати управлінські рішення.
Тільки маючи баланс можна розрахувати дуже важливі для власника показники, такі як:
- рентабельність власного капіталу;
- ліквідність компанії;
- показник фінансової автономії.
У наступній статті ми розглянемо «Звіт про фінансові результати».
Успіхів і процвітання вашому бізнесу!
засновник «Школи фінансових менеджерів»
експерт з управлінського обліку,
сертифікати EBC * L (a), ICFM (ifrs), ICFM (fm-fa)