Нюанси заповнення книг продажів і покупок в роздрібній торгівлі, економіка і життя
За загальним правилом записи в книги продажів і покупок вносяться на підставі рахунків-фактур, а також коригуючих рахунків-фактур. Однак для організацій роздрібної торгівлі є деякі винятки з цього правила. Розберемося, реквізити яких документів повинні вписувати в регістри по ПДВ роздрібні продавці.
Покупець розплачується за товари готівкою
Найпоширеніша ситуація. Товари реалізуються організацією роздрібної торгівлі, що є платником ПДВ, за готівковий розрахунок. При реалізації товарів продавець протягом п'яти календарних днів повинен виставити покупцеві рахунок-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). При цьому згідно з п. 7 ст. 168 НК Україна обов'язок роздрібного продавця з виставлення рахунку-фактури вважається виконаним, якщо при продажу товарів за готівку він видав покупцеві касовий чек або інший документ встановленої форми.
Покупець розплачується за товари в безготівковій формі
Інша ситуація. Роздрібна організація реалізує товари, а покупець розплачується в безготівковій формі. Чи потрібно в даному випадку організації виписувати рахунок-фактуру? Відповідь позитивна. Адже в п. 7 ст. 168 НК Україна говориться про продаж товарів у роздріб за готівковий розрахунок. Якщо ж покупець оплачує товар в безготівковій формі, то дана норма не застосовується. Тому при отриманні безготівкової оплати за реалізовані товари платник податків не звільняється від обов'язку щодо виставлення рахунків-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Таким чином, в ситуації, що розглядається організація, що продала товар, буде робити запис у книзі продажів на підставі рахунку-фактури. Зверніть увагу на один важливий момент. Якщо покупець розплатився за товари платіжною карткою, організація також зобов'язана застосовувати ККТ згідно п. 1 ст. 2 Закону № 54-ФЗ. І якщо організація отримала оплату за один день як готівкою, так і в безготівковій формі, при внесенні запису в книгу продажів з суми підсумкової виручки, відображеної в контрольній стрічці, необхідно виключити вартість товарів, оплачених в безготівковій формі. В іншому випадку виручка буде дублюватися, адже запис про вартість реалізованих товарів, оплачених в безготівковій формі, вже внесена на підставі рахунків-фактур.
Покупець вносить готівковий аванс в рахунок майбутньої покупки
Дана ситуація характерна для роздрібної торгівлі під замовлення, наприклад, меблями. Покупець вносить аванс готівкою в рахунок майбутньої покупки. Продавець замовляє товар у постачальника і через деякий час передає його покупцеві. Розглянемо, які документи по ПДВ необхідно скласти продавцеві:
1) на дату отримання авансу від покупця;
2) на дату передачі товару покупцеві.
отримання авансу
При отриманні готівки в якості авансу роздрібний продавець пробиває чек ККТ. Нагадаємо, що згідно з п. 7 ст. 168 НК Україна обов'язок роздрібного продавця з виставлення рахунку-фактури вважається виконаним, якщо при отриманні готівки він видасть покупцеві чек або інший документ. Правда, у зазначеній нормі йдеться про реалізацію товарів за готівку, а не про отримання авансу в рахунок майбутнього продажу.
2) виписати рахунок-фактуру на суму авансу (в одному екземп-ляре, так як покупцеві він не потрібен);
3) зробити запис в книгу продажів на підставі авансового рахунку-фактури.
По-третє, при внесенні запису в книгу продажів на підставі контрольної стрічки ККТ не забудьте із загальної суми отриманих коштів відняти суму авансу (п. 13 Правил ведення книги продажів). Адже запис на аванс вже зроблена в книзі продажів на підставі рахунку-фактури, виставленого на ім'я покупця.
Чи потрібно складати рахунки-фактури на кожен аванс або досить зробити один рахунок-фактуру на суму всіх отриманих авансів в кінці податкового періоду? Роз'яснень фінансового відомства з цього приводу не знайдено. Думаємо, що в даній ситуації рахунки-фактури слід складати на кожен аванс. Адже для внесення запису в книгу покупок організація повинна документально підтвердити, що проданий саме той товар, який оплатили авансом. Якщо ж рахунки-фактури виставляти на загальну суму авансів, це буде зробити важко.
Передача товару покупцеві
Тут можна розглянути дві ситуації:
1) покупець вніс 100-відсотковий аванс, і при отриманні товару він нічого не доплачує;
2) покупець вніс часткову передоплату, і при отриманні товару він доплачує решту суми.
Покупець вніс 100-відсотковий аванс. Так як при отриманні товару оплата не вноситься, чек ККТ пробивати не потрібно. На вартість переданого товару організація роздрібної торгівлі повинна скласти рахунок-фактуру в одному екземплярі (п. 3 ст. 168 НК РФ). Реквізити рахунку-фактури реєструються в книзі продажів. Запис в книгу продажів на підставі контрольної стрічки ККТ за цей день вноситься в звичайному порядку.
Покупець вніс часткову передоплату. При отриманні товару покупець доплачує різницю між вартістю товару і авансом, а організація пробиває чек ККТ на суму доплати. В даній ситуації також необхідно виписати рахунок-фактуру на всю вартість реалізованого товару в одному екземплярі (п. 3 ст. 168 НК РФ). Далі на підставі виставленого рахунку-фактури потрібно зробити запис в книзі продажів. При внесенні запису в книгу продажів на підставі контрольної стрічки ККТ будьте уважні. З суми виручки слід виключити величину доплати за товар, за який вносили часткову передоплату (п. 13 Правил ведення книги продажів). В іншому випадку сума доплати буде врахована двічі.
Запис в книгу покупок на суму внесеного авансу робиться на підставі рахунку-фактури, виписаного в день отримання передоплати, в звичайному порядку.
При отриманні авансу суспільство повинно виписати рахунок-фактуру на суму 118 000 руб. і на підставі цього документа зробити запис в книзі продажів. Зауважте, що при внесенні запису в книгу продажів на підставі рахунку-фактури на аванс графи 14-16 та 19 не заповнюються (п. 8 Правил ведення книги продажів). Сума нарахованого ПДВ складе 18 000 руб. (118 000 руб. Х 18/118).
Покупець повертає товар
Однак для роздрібної торгівлі за готівку дані рекомендації не підходять. Пояснимо чому. Товар повертає фізична особа, яка не є платником ПДВ. Тому виставити рахунок-фактуру покупець не може.
Коректувальні рахунки-фактури продавці складають на підставі раніше оформлених вихідних рахунків-фактур. А як уже вказувалося, при роздрібній торгівлі за готівковий розрахунок продавець має право не виставляти рахунок-фактуру, а реєструвати в книзі продажів контрольну стрічку ККТ (п. 7 ст. 168 НК РФ). І якщо вихідний рахунок-фактура не оформляють, то коригуючий документ до нього скласти не вийде.
Тоді на підставі якого документа вносити запис до книги покупок роздрібного продавця при поверненні товару покупцем? Розглянемо дві ситуації.
Товар повертається не в день покупки
- заяву від покупця про повернення (із зазначенням найменування товару, його вартості і причини повернення) з доданим до нього чеком ККТ;
- накладна, по якій товар приймається від покупця.
Товар повертають в день покупки
Якщо товар повернули в день покупки, то гроші покупцеві повертаються з операційної каси. Касир має право повернути потрібну суму за чеком, виданим в його касі, з підписом директора організації, його заступника або завідувача (п. 4.2 Типових правил експлуатації ККМ). У цьому випадку складається акт за формою № КМ-3, затвердженої постановою ГоскомстатаУкаіни від 25.12.98 № 132, до нього додається заява покупця на повернення грошових коштів і чек ККТ, підтверджую-щий покупку. Так як гроші видають з операційної, а не із загальної каси організації, видатковий ордер не складається.
Оскільки в книзі продажів буде відображена вся вартість реалізованих протягом дня товарів (включаючи повернуті), вартість повернутого товару слід відобразити також в книзі покупок. Роз'яснень з приводу того, на підставі якого документа вносити запис до книги покупок в даній ситуації, не знайдено. Очевидно, що слід реєструвати в книзі покупок документ, що підтверджує повернення коштів, тобто акт за формою № КМ-3. Також необхідно мати в наявності заяву від покупця про повернення і накладну, по якій товар був прийнятий назад.