Журнал обліку трудових книжок

Відповідно до Трудового Кодексу, журнал обліку трудових книжок зберігається на підприємстві 50 років. Порушення правил його ведення карається штрафом. Давайте ознайомимося з тим, що являє собою цей відповідальний документ.

Навіщо потрібен журнал реєстрації трудових книжок і правила його ведення

Навіщо існують норми заповнення документації, в тому числі, облік трудових книжок на підприємстві? Як сказано вище, журнали, реєструють документи співробітників, в повному вигляді зберігаються 50 років, протягом яких можливо відновити, або знайти документ за записами про його русі (видача, оформлення). І вже це само по собі накладає суворі правила зберігання книг обліку.

Друга причина стандартизованого ведення документації - щоб при зміні відповідального за діловодство, новопризначений на цю посаду зміг легко розібратися в справах попередника, а не будувати здогади, що означає та чи інша карлючка або скорочення.

Порядок ведення журналу обліку трудових - один з перших моментів, на який звернуть увагу перевіряючі і аудитори.

При офіційному укладанні договору, якщо працівник пропрацював на підприємстві понад п'ять днів і це місце роботи для нього є основним, запис про його діяльності вноситься в книжку працівника, яка передається на зберігання роботодавцю. Природно, що передача для зберігання особистих документів людини. до яких відноситься трудова книжка, має супроводжуватися певною процедурою щодо забезпечення збереження та обліку руху документів.

У разі зміни відповідального за ведення журналу обліку, проводиться операція передачі документації зі складанням акту прийому-передачі журналу і фактичного контролю наявності всіх наявних в діловодстві підприємства бланків трудових книжок, вписаних в журнал обліку трудових книжок. Після цієї процедури видається наказ, який звільняє від відповідальності попереднього співробітника і накладає її на нового відповідального.

Зразок ведення журналу трудових книжок

Журнал ведення трудових книжок зразок

Для ведення обліку використовується типовий бланк журналу обліку, що випускається відповідно до інструкції про оформлення та рух книжок. Вести записи в вільній формі не допускається.

Бажано використовувати книги обліку в щільному палітурці - використовуватися і зберігатися вони будуть довго. На відміну від інших форм реєстраційного обліку, журнал обліку трудових книжок ведеться до повного заповнення сторінок, на протязі декількох років, а не протягом звітного періоду, що дорівнює році.

Сторінки книги мають нумерацію і зшиваються певним чином: кінці зшиває шнура оклеиваются папером до внутрішньої частини обкладинки книги. На паперовій смузі, що фіксує кінці нитки, вказується числом і прописом кількість пронумерованих і зшитих сторінок. Інформацію про кількість сторінок потрібно завірити підписом керівника. Повну нумерацію сторінок слід зробити відразу в момент закладу - саме факт кількості сторінок і завіряється сшиванием, обклеюванням паперової смугою і пломбуванням.

Зі зворотного боку обкладинки на смузі паперу, якої обклеєні кінці шнура, встановлюється пломба або Сургучова друк. Друк потрібно поставити таким чином, щоб вона одночасно потрапляла на обкладинку журналу, паперову смугу і кінці нитки.

Облік трудових книжок на підприємстві - інструкція

Реєстраційна книга обліку переміщення документів на підприємствах має тринадцять граф. Розглянемо, яка інформація, і в якій формі вноситься до цих граф.

графа 1 - в ній ставиться порядковий номер запису, трудові книжки реєструються окремо від вкладишів. трудова і вкладиш до неї реєструються послідовно;
графи 2, 3 і 4 призначаються для запису дати арабськими цифрами;
прізвище, ім'я та по батькові працівника вноситься в п'яту графу журналу;
шоста графа відводиться для запису серійного номера трудової книжки;

Тут є невеликі нюанси: бланки старого зразка, до 1938 року, що видавалися аж до 70-х років, не мали серійного номера. Тому, при реєстрації бланка такого зразка в цій графі ставиться прочерк. Книжки, які прийшли на зміну старим зразкам в 1974 році, мали серійний номер, що складається з римських цифр і двох літер і семизначний номер. Бланки трудових книжок також мають серію, позначену буквами ТК (трудова книжка) або ВК (вкладиш) та номер з семи цифр.

Книга обліку руху трудових книжок зразок

в графу 7 вноситься запис про посаду, згідно з існуючим штатним розкладом, на яку був прийнятий співробітник;
в наступній, 8-й графі, вказується найменування відділу організації, або її підрозділу, в яке прийнято на роботу співробітник;
9-я графа містить інформацію про заснування прийняття працівника на зазначену посаду: номер і дата наказу про зарахування в штат;
в десятій графі розписується відповідальний співробітник, який прийняв документ на реєстрацію;
в наступній, одинадцятої, графі вказується сума, отримана від співробітника за бланк, що видається йому підприємством, в разі, якщо оформлення здійснюється вперше. Якщо організація повністю бере на себе витрати з придбання бланків, в цій графі ставиться прочерк. Крім ведення журналу реєстрації трудових книжок, є журнал видачі трудових книжок. Це окрема прибутково-видаткова книга, в якій вноситься інформація про придбання чистих бланків книжок і вкладишів.
останні дві колонки - 12-я і 13-я, призначені для внесення дати видачі документа працівникові при звільненні та його підпису, що підтверджує, що документ він отримав.

Журнал реєстрації трудових книжок - виправлення помилок

Зразок виправлення помилок

При веденні записів у журналі слід проявляти уважність і акуратність. Однак люди не машини - трапляються помилки або описки. Спеціальних рекомендацій щодо виправлень помилок саме в журналі обліку трудових книжок немає. Тут діють загальні правила. прийняті для таких випадків в діловодстві.

Помилку в записах можна виправити двома способами, головне, не використовувати при виправленні коректор, що повністю закриває помилковий текст:

Закреслення неправильно виробленої записи. Помилкова інформація закреслюється однією лінією, навпроти неї ставиться позначка «виправленому в такий-то графі вірити». Зроблені виправлення обов'язково завіряються підписом особи, яка провела виправлення і датою.
«Запис не дійсна». В цьому випадку закреслення невірної інформації не проводиться. У графі, де потрібно зробити виправлення, пишеться фраза: «запис не дійсна» і слідом пишеться потрібна інформація. Таке виправлення додатково не завіряється.

Відповідальна особа за журнал обліку руху трудових книжок

Для ведення журналу обліку руху трудових книжок призначається відповідальна особа. Якщо на підприємстві є відділ кадрів. то, як правило, таким відповідальною особою призначається начальник відділу кадрів. У невеликих організаціях відповідальність за ведення журналу руху трудових книжок спеціальним наказом покладається на будь-якого співробітника, наприклад, секретаря або працівника бухгалтерії.