Налаштовуємо управління повідомленнями за допомогою правил microsoft outlook, microsoft office для жінок

Правила служать для управління повідомленнями електронної пошти, виконуючи з повідомленнями дії, що відповідають заданому набору умов. Створене правило застосовується в Microsoft Outlook до повідомлень, що надходять в папку «Вхідні», або до відправлені повідомленнями. Можна задати такі правила, що діють автоматично, наприклад:

В кінці імені правила, яке не можна виконати на сервері, додаються слова «тільки клієнт». Правила для програми-клієнта виконуються в найостаннішу чергу. Якщо в списку правил містяться і серверні, і клієнтські правила, спочатку застосовуються правила сервера, а потім - правила клієнта.

Повідомлення про доставку, повідомлення про прочитання, відповіді на голосування і сповіщення про відсутність обробляються як звичайні повідомлення. Наприклад, при створенні правила, що дозволяє переміщати все елементи зі словом «збори» в поле «Тема» в певну папку, все що задовольняють умові повідомлення про доставку, відповіді на голосування і сповіщення про відсутність теж переміщаються.

Якщо відповідь на голосування переміщений з папки «Вхідні», дані його відстеження у вихідному повідомленні не відображаються.

Запрошення на нараду, доручення і документи розглядаються як звичайні повідомлення. Наприклад, при створенні правила, за яким елементи, що містять в полі «Тема» слово «збори», переміщаються в певне місце, всі доручення і запрошення на збори, відповідні цим критерієм, теж переміщаються. Однак при створенні правил слід мати на увазі ряд обмежень, пов'язаних з цими типами елементів:

якщо місце призначення переміщуваного елемента не є папкою пошти, то передбачувана дія може виявитися невиконаним. Наприклад, якщо повідомлення переміститься в папку «Календар», нова зустріч не створюється;
якщо відповідь на запрошення або на доручення згідно з правилом переміщається в папку «Видалені», в вихідному елементі маршрут не оновлюється;
якщо запрошення на збори автоматично переміщається в папку «Видалені», збори не буде включено в «Календар».

Правила, призначені для повідомлень, що відправляються, не застосовуються до доручень і запрошеннями на збори.

створення правила

створення правила на основі повідомлення в папці - відкрийте папку, яка містить повідомлення. Клацніть правою кнопкою миші повідомлення, на основі якого потрібно створити правило. Виберіть команду Створити правило. У діалоговому вікні Створення правила виберіть обставини і дії, які потрібно застосувати;
щоб додати до правила додаткові умови, дії або виключення, натисніть кнопку «Додатково», а потім дотримуйтесь подальших вказівок в майстра правил.

Щоб застосувати правило відразу після його створення, встановіть на останній сторінці майстра правил прапорець це правило для повідомлень. які вже знаходяться в папці «Вхідні».

Виконання правил вручну

Правила виконуються в тому ж порядку, в якому вони відображаються в списку Виберіть правила для виконання. Порядок виконання може бути змінений тільки в списку правил діалогового вікна Правила й оповіщення.

Оновлення правил з більш ранньої версії

Ця процедура можлива, тільки якщо на всіх комп'ютерах використовується Microsoft Office Outlook одноц версії. Після поновлення правил, якщо використовується більш рання версія Microsoft Outlook, в списку правил будуть відображатися тільки імена деяких правил. Деякі опису для правил можуть не відображатися.

Якщо більше одного довідника «Вхідні», то потрібно повторити цю процедуру для кожної з них.

Автоматичне переміщення повідомлень від певної особи

Виділіть повідомлення від особи, повідомлення від якого необхідно автоматично переміщати.
У меню Файл виберіть команду Організувати.
У другому елементі маркованого списку виберіть необхідні параметри. Щоб вибрати папку, натисніть стрілку поруч зі списком в папку.
Натисніть кнопку «Створити».

Для створення більш складних правил організації елементів можна використовувати діалогове вікно Правила й оповіщення меню Файл.

Імпорт або експорт набору правил

Імпортовані правила вміщуються в кінець списку майстра правил. За один раз майстер правил може імпортувати тільки один набір правил. Експортовані правила зберігаються в файлі з розширенням імені .rwz.

Описана вище процедура може використовуватися для створення резервної копії правил.