Надходження товарів на склад
Товари в організаціях торгівлі відносяться до активів, призначеним для продажу.
Передача товару покупцеві оформляється товаросупровідними документами, передбаченими умовами поставки та перевезення товару. Це можуть бути накладні, товарно-транспортні накладні, залізничні накладні, рахунки, рахунки-фактури.
Товари, придбані організацією торгівлі для перепродажу, можуть надходити безпосередньо до неї на склад, а можуть прийматися організацією торгівлі поза власного складу.
Здійснюючи приймання на своєму складі, організація торгівлі може запевнити товаросупроводжувальний документ своїм штампом, в цьому випадку не потрібно довіреність. Якщо приймання здійснюється поза складу покупця (на складі постачальника, на залізничній станції, пристані, в аеропорту), то отримання товару здійснюється матеріально-відповідальною особою організації торгівлі за дорученням, яка підтверджує право матеріально-відповідальної особи на отримання товару.
ü від місця приймання;
ü від характеру приймання (за кількістю, якістю, комплектності);
ü від ступеня відповідності договору поставки супровідним документам (наявність або відсутність).
Приймання товарів за кількістю і якістю передбачає перевірку відповідності фактичної наявності товарів даним, що містяться в транспортних, супровідних і (або) розрахункових документах, а при прийманні за якістю і комплектності - вимогам до якості товарів, передбачених у договорі.
Отримання товару оформляється по-різному - залежно від близькості офісу до місця знаходження складу. Якщо склад фірми-постачальника і офіс знаходяться в одному місці, то оформлення документів та видача товарів відбувається одночасно. Документом на відпустку товарів в даному випадку є накладна.
Якщо склад фірми-постачальника віддалений від офісу, то представнику торгової організації (матеріально-відповідальній особі) видається документ на отримання товару, за яким йому на складі будуть відпущені матеріальні цінності. У разі відсутності на складі товару в необхідній кількості, одержувачу виписується новий документ - видаткова накладна, в якій вказується фактично відпущений кількість товару. У накладній вказується:
ü номер і дата виписки;
ü найменування постачальника і покупця;
ü найменування і короткий опис товару;
ü кількість товару;
ü ціна і загальна вартість товару (з урахуванням ПДВ), податок на додану вартість повинен бути зазначений окремим рядком.
Накладна повинна бути виписана в 4-х примірниках, перші два залишаються у постачальника (на складі і в бухгалтерії), що залишилися два передаються покупцеві (в бухгалтерію і матеріально-відповідальній особі). Накладна повинна бути завірена печатками постачальника та отримувача та підписами матеріально-відповідальних осіб (один відпустив товар, інший - прийняв).
Якщо товар знаходиться в непорушеною тарі, то приймання може проводитися за кількістю місць, масою брутто або за кількістю товарних одиниць і маркування на тарі. Якщо не проводиться перевірка фактичної наявності товару в тарі, то необхідно зробити позначку про це в супровідному документі.
Якщо кількість і якість товару відповідають даним, зазначеним у товаросупровідних документах, то на супровідні документи (накладна, товарно-транспортна накладна та інші документи, що засвідчують кількість чи якість товарів, що надійшли) накладається штамп організації-покупця, що підтверджує відповідність прийнятих товарів даним, зазначеним в супровідних документах. Матеріально відповідальна особа, яка здійснює приймання товару, ставить свій підпис на товаросупровідних документах і завіряє її круглою печаткою організації торгівлі.
Для оформлення приймання товарів за якістю, кількістю, масою і комплектності відповідно до правил приймання товарів і умовами договору застосовується Акт про приймання товарів (форма № ТОРГ-1), що складається членами приймальної комісії, уповноваженими керівником організації. Приймання товарів проводиться за фактичною наявністю.
Кількість складених примірників акта і комплектність документів, що додаються визначається в кожному конкретному випадку.
Для оформлення приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, застосовуються такі документи:
- Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні товарно-матеріальних цінностей (форма № ТОРГ-2), що складається на вітчизняні товари в чотирьох примірниках;
- Акт про встановлену розбіжність за кількістю і якістю при прийманні імпортних товарів (форма № ТОРГ-3). складається на імпортні товари в п'яти примірниках.
Якщо в момент приймання товару виявлено невідповідність ваги брутто вазі, зазначеному в супровідних документах, покупець не повинен розкривати тару та упаковку. Якщо при правильності ваги брутто недостача товару встановлена в ході перевірки ваги нетто або кількості товарних одиниць в окремих місцях, то покупець має право призупинити приймання решти вантажу. Тару, упаковку розкритих місць і товари, що знаходилися в них, необхідно зберегти, а потім передати представнику організації відправника.
· Забезпечити збереження товару і вжити всіх необхідних заходів до запобігання його змішання з іншим однорідним товаром;
· Викликати представника постачальника для складання двостороннього акта.
Повідомлення про виклик представника відправника (постачальника) має бути направлено йому не пізніше 24-х годин, а в разі невідповідності при прийманні швидкопсувних товарів - негайно.
Для обліку товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання товарів Постановою №132 затверджено Товарний ярлик (форма № ТОРГ-11). заповнюється матеріально відповідальною особою в одному примірнику на кожне найменування товару з проставленням порядкового номера ярлика. Товарний ярлик зберігається разом з товарно-матеріальними цінностями, його дані використовують для заповнення інвентаризаційного опису при проведенні інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.