Лист узгодження зразок, відмінний секретар

Загальна інформація про аркуші погодження

Лист узгодження є невід'ємною частиною того документа, до якого відноситься і зберігатися повинен а) разом з ним, б) протягом того ж терміну. Якщо один з примірників документа виходить з організації (наприклад, якщо це договір), то копія листа узгодження контрагенту не надсилається, йому буде достатньо підпису генерального директора.

ЛЗ завжди паперовий! На ньому повинні бути проставлені власноручні підписи узгоджувальних осіб. Електронні листи узгодження теж бувають, але вони вже містять візи узгодження, проведеного в електронному вигляді. Якщо електронне узгодження документів в компанії не практикується, то лист погодження роздруковується на папері і прикладається до паперового ж проекту документа.

Складаємо лист погодження

Лист узгодження являє собою звичайну таблицю:

З найменування граф цілком зрозуміло, що в них міститься, зупинятися на цьому не будемо. Єдине питання, яке може виникнути: чи потрібно взагалі писати тут варіант «не узгоджене», якщо рано чи пізно виконавець усуне всі помилки і проект документа отримає своє «добро»? На мою думку, залишити потрібно. Ось для чого: буває так, що погоджує особа принципово проти того, щоб цей проект був підписаний директором і перетворився в повноцінний документ. Тому він буде писати «н / с» завжди. Незалежно від того, чи підпише генеральний документ чи ні, позиція СЛ буде задокументована на аркуші погодження.

Таблиця на аркуші погодження передує загальною інформацією про согласуемое проект: що це за документ, який відділ відповідає за нього, хто є куратором і т.п. В результаті «шапка» листа узгодження виглядає так, як в прикладах нижче.

Вносимо узгоджувальних осіб

Якщо ви хочете зробити універсальний лист погодження для своєї компанії, то в таблиці потрібно перерахувати всіх узгоджувальних осіб, які тільки є. Причому почати з тих, хто дивиться абсолютно всі проекти документів. Це можуть бути:

• керівник структурного підрозділу - його віза взагалі є «випускає» проект на узгодження в інші відділи;
• начальник юридичного відділу - він проводить правову експертизу всіх документів;
• фінансовий директор - погоджує економічну частину;
• головний бухгалтер - дивиться всі проекти, де беруть участь платежі;
• начальник відділу діловодства (або секретар) - стежить за тим, щоб всі реквізити документа були оформлені правильно

і так далі. Обов'язкових СЛ можна навіть виділити візуально, як в нашому прикладі.

Потім зараховуються ті посадові особи, хто погоджує тільки деякі проекти документів - ті, що входять в зону їх компетенції.

Такий лист погодження виглядає наступним чином:

Малюючи таблицю, потрібно залишати кожен погодиться особі побільше місця для можливих зауважень.

Як працювати з листом узгодження?

Готовий лист погодження повинен бути доступний всім працівникам організації в локальній мережі. Підготувавши свій проект, виконавець (куратор) роздруковує лист, заповнює «шапку» і зазначає СЛ, візи яких повинен отримати. Після цього з проектом документа і з листом узгодження обходить всіх по черзі. Першим повинен бути його безпосередній начальник.

Подивимося на заповнений лист погодження:

Чи реєструвати листи узгодження?

Я вважаю, що листи узгодження у власній реєстрації не потребують. Це - частина согласуемое документа прямо з моменту роздрукування листа. Коли документ буде підписаний і зареєстрований, на ЛЗ будуть проставлені реєстраційні дані цього документа: