Куди потрібно копія трудової книжки

Трудова книжка - це основний документ, що підтверджує факт працевлаштування громадянина. Вона потрібна не тільки для обчислення страхового стажу та подальшого отримання пенсії, а й для багатьох інших операцій, тому що в ній міститься вся важлива інформація про діяльність:

Періоди роботи в різних організаціях.
Причини звільнення.
Посади, на яких працював власник документа.

Варто відзначити, що сама по собі копія трудової дійсна лише в тому випадку, якщо вона завірена керівником або співробітником відділу кадрів. Якщо ж на ній немає необхідних підписів і печаток, то організації, в які вона може знадобитися, її не приймуть.

Навіщо потрібна копія трудової книжки:

Для оформлення кредиту або іпотеки. Якщо позичальник є власником зарплатної картки банку, в якому оформляється позику, то копія може не знадобитися: все залежить від умов кредитної організації.
Для працевлаштування: власник книжки може взяти у відділі кадрів копію, щоб разом з нею податися на потенційне нове місце роботи. Для керівника це може послужити доказом наявності потрібного досвіду і відсутності негативних причин звільнення: за пияцтво, крадіжку і т.д.
Для пенсійного фонду: через нього відбувається розрахунок страхового стажу та пенсії.
Для отримання закордонного паспорта: однією з умов ФМС є надання копії трудової.
Для відновлення оригіналу трудової, якщо він загублений. Якщо втрата книжки сталася з вини кадровика або керівника, то відновленням повинні займатися вони. Якщо ж сам власник втратив даний документ, то всі обов'язки щодо вирішення проблеми покладаються на нього: йому доведеться відвідати всі організації, в яких він працював раніше, щоб поставити позначки про попередні місця трудової діяльності.

Перелік про те, для чого потрібна завірена копія трудової книжки, досить великий: при зверненні в ту чи іншу організацію може знадобитися даний документ, і якщо він не буде надано, то працівники вправі відмовити в послузі.

Важливо! Якщо власник трудової книжки працевлаштований, то вона повинна зберігатися у відділі кадрів, співробітники якого не мають права видавати її на руки до фактичного звільнення: можлива тільки видача завіреної копії.

Куди потрібна копія трудової книжки?

Найчастіше вимагають надати завірену копію трудової саме банки. Це їм потрібно для наступних цілей:

Упевнитися, що клієнт має основне джерело доходу і є платоспроможним.
Якщо позичальник систематично не буде вносити платежі по кредиту, банк має право вимагати повернення боргу через суд, і в разі задоволення позову необхідну суму зніматимуть з зарплати за місцем офіційної роботи.
Для підтвердження достовірності наданих в анкеті даних. При оформленні кредиту клієнти зазвичай складають анкету, в якій вказують місце роботи, але підтвердити цю інформацію можна тільки за допомогою надання копії трудової або довідки 2-ПДФО, яку теж часто вимагають.
Для того, щоб переконатися в постійності своїх клієнтів: як правило, громадяни, часто змінюють місця роботи, не викликають довіри у кредитної комісії.
Щоб ознайомитися з причинами звільнення: якщо потенційний позичальник коли-небудь був звільнений з попереднього місця роботи за крадіжку, пияцтво або інше грубе порушення, шанси на схвалення зменшуються. Якщо банк не вимагає копію або оригінал трудової, то надавати їх не треба, тому що наявність негативної причини звільнення може послужити приводом для відмови в кредитуванні, адже законодавство залишає право рішення про схвалення / не схвалені кредиту за кредитною організацією.

Не варто сумніватися в тому, чи потрібна трудова книжка для оформлення кредиту: надання її копії в банк при подачі заявки на позику в рази збільшує ймовірність схвального рішення, адже будь-який кредитної організації в першу чергу важливо переконатися в платоспроможності своїх клієнтів.

Друга за популярністю організація, де потрібна копія трудової книжки - це УФМС. У неї звертаються ті, хто хочуть отримати або поміняти закордонний паспорт. Що потрібно для цього зробити:

Відксерокопіювати кожну сторінку трудової.
Переписати інформацію про всі місцях роботи за останні 10 років, потім запевнити документ у відділі кадрів.

Незважаючи на те, що Наказом МВС №320 від 07.04.13г. обов'язкове надання копії трудової для заміни або отримання закордонного паспорта було скасовано, деякі підрозділи ФМС продовжують дотримуватися правил старих нормативних актів, але це вважається незаконним. Щоб уникнути зайвих проблем, краще все ж виконати вимоги ФМС і надати всі необхідні документи.

Копія трудової може знадобитися не тільки для отримання закордонного паспорта, а й для візи, і тут потрібно враховувати кілька важливих моментів:

Потреба в наданні ксерокопії залежить від того, в яку країну громадянин планує поїхати.
Повний перелік необхідних документів регламентується законодавчими актами держави, в яке заплановано поїздку.

Пенсійний фонд - це третя і найважливіша організація, в яку в більшості випадків потрібно копія трудової книжки. Вона потрібна для офіційного підтвердження страхового стажу не дивлячись на те, що зараз його можна розрахувати в ПФР за кількістю проведених страхових виплат. Раніше існувало поняття «безперервний трудовий стаж», але зараз воно скасовано, тому розрахувати розмір пенсії не складе і праці навіть в тому випадку, якщо між звільненнями і подальшим працевлаштуванням були великі проміжки часу.

У більшості випадків громадяни займаються питаннями нарахування пенсії ще до звільнення з роботи за віком - відповідно, трудова книжка знаходиться у відділі кадрів. Нерідко співробітники Пенсійних фондів при зверненні просять надати оригінал трудової, але потрібно враховувати, що така вимога є незаконною: досить завіреної копії. Звертатися до кадровикам за отриманням оригіналу трудової також не варто до моменту звільнення: вони не мають права її віддавати навіть під розписку, адже в разі втрати вся відповідальність все одно буде покладено на них.

Нерідко вимагають надати копію трудової і роботодавці, якщо до них приходить на співбесіду потенційний співробітник, який не звільнився з попереднього місця роботи. В даному випадку така вимога вважається незаконним, тому що навіть для офіційного працевлаштування необхідний оригінал, а копія книжки не потрібна, проте її наявність може позитивно вплинути на подальше затвердження на посаді.

Організації, куди надається копія трудової книжки найчастіше

Підводячи підсумки, варто виділити кілька організацій, які мають право вимагати завірену ксерокопію трудової книжки:

Консульство або посольство країни, куди заплановано візит: для оформлення візи.
ФМС - для отримання або заміни закордонного паспорта.
Керівник організації, в яку передбачається працевлаштування.
Банки: при оформленні кредиту або іпотеки.

Щоб отримати копію книжки, необхідно зробити наступне:

Написати заяву на ім'я директора або начальника відділу кадрів з проханням про видачу завіреної ксерокопії.
Надати заяву відповідальній особі.
Отримати копію протягом трьох днів з моменту направлення прохання про видачу.

Термін дії копії трудової дорівнює одному місяцю, але його можна продовжити, якщо запевнити документ в нотаріальній конторі: в цьому випадку він буде дійсний до тих пір, поки в саму книжки не буде додана нова інформація, що стосується працевлаштування. Якщо оригінал були внесені зміни (співробітник звільнився, перевівся в інший відділ і т.д.), то ксерокопія вважається недійсною.

Щоб зробити копію трудової книжки, співробітнику відділу кадрів необхідно отксеропокіровать все її сторінки з записами, при цьому помарки або будь спотворення інформації вважаються неприпустимими. Після зняття ксерокопії на кожну сторінку вписуються такі дані:

"Копія вірна".
Прізвище та ініціали котрий запевняє, а також його посаду.
Дата запевнення.
Підпис котрий запевняє.

Після останнього запису на копії також необхідно вказати, що працівник працевлаштований по теперішній час, а також сам номер запису, дату запевнення, посаду і прізвище котрий запевняє. Все це підтверджується печаткою організації.

Велике значення має той факт, що друку повинні бути оригінальними, тобто проставляти їх потрібно на вже зроблені копії сторінок, в іншому випадку документ буде вважатися недійсним.

Особливості засвідчення копії трудової книжки важливі не тільки для працівників відділів кадрів, але і для кожного працевлаштованого громадянина, адже в разі, якщо засвідчувач припуститься помилки, можна буде швидко все виправити: це заощадить час і нерви.

Знаючи, куди вимагається надання ксерокопії трудової, можна заздалегідь скласти і зібрати пакет документів: це допоможе уникнути марної трати часу, адже якщо в будь-яку організацію не буде вистачати офіційного підтвердження про працевлаштування, її співробітники матимуть право відмовити в послузі.