Коротка характеристика документів, створених різними способами документування

9. Ознаки документа: оригінальність, справжність, копийность.

Оригінал -1) початковий екземпляр документа; 2) примірник документа, який є вихідним матеріалом для копіювання.

Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією.

10. Поняття «оригінал», його ознаки, характеристика оригіналів документів на різних носіях інформації. Помножені оригінали.

Під оригіналом документа розуміється оригінал документа, створений в перший раз, що представляє собою, як правило, єдиний екземпляр документа. Повторні відтворення оригіналів з метою їх розмноження є копіями. У певних управлінських ситуаціях виникає необхідність створення «помножених» оригіналів, т. Е. Оригіналів, що складаються в декількох примірниках, кожен з яких має однакову юридичну силу (договори, акти).

11. Поняття «оригінал». Справжні і підроблені документи. Фальсифікація документів.

12. Поняття «копія». Види копій. Юридична сила копій.

Копія документа - це документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

За способами виготовлення копії бувають факсимільні і вільні. Факсимільну копію точно відтворює всі зовнішні ознаки, худ.особенності оформлення реквізитів, їх расположеніе.Т акую копію можна виготовляти за допомогою засобів орг.техніку, типографським способом. Вільна копія може бути виготовлена ​​рукописним і машинописним способом, вона цілком може відтворювати інформацію офіційного документа, але не точно відтворювати його зовнішні ознаки. Також копії бувають след.відов: повна, виписка, відпустку.

Копії знаходять юридичну силу після процесу їх засвідчення.

13. Структура документа. Поняття «реквізит», види реквізитів.

Реквізити бувають постійними (ті, які завжди присутні на документі: 01,02,03,04,05,06,07,08,09), обов'язковими (ті, які забезпечують юр.сілу док-та і присутні на будь-якому вигляді ОРД: 08,11,12,18,20,22), додатковими і змінними.

14. Поняття «формуляр документа», особливості складу формуляра документів на різних носіях інформації. Індивідуальний, типовий формуляр, формуляр-зразок, їх характеристика та призначення.

Формуляр документа-набір реквізитів офіційного письмового док-та, розташованих в певному порядку.

Індивідуальний формуляр-формуляр конкретного документа.

Типовий формуляр-формуляр, характерний для конкретного виду документів, що характеризується певною кількістю реквізитів, розташованих в строгому порядку.

Формуляр-зразок-модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Формуляр-зразок вказує місце реквізитів на аркуші паперу. Для реквізитів з постійною інформацією визначають необхідну площу з урахуванням максимального набору знаків при їх написанні. формуляр визначає площу робочого і службового полів.

Робоче поле - місце в документі, де мають у своєму розпорядженні реквізити.

Службове поле - місце в документі, яке не зайняте реквізитами за винятком реквізитів 1, 2, 3, 4, 5, 18, і призначене для закріплення документа в технічних засобах зберігання.

Формуляр-зразок будують на підставі конструкційної сітки, в якій по вертикалі показують положення табулятора (кількість друкованих знаків), а по горизонталі - інтервали (відстань між основами суміжних рядків).

При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора друкарської машинки (п. / Машинки). Вони наведені нижче в таблиці.

0 - межа лівого поля (13 друкованих знаків);

1 - після 5 друкованих знаків від межі лівого поля (18 знаків);

2 - після 16 друкованих знаків (29-е поділ на лінійці п. / Машини);

3 - після 24 друкованих знаків (37-е поділ на лінійці);

4 - після 32 друкованих знаків (45-е поділ на лінійці);

5 - після 40 друкованих знаків (53-е поділ на лінійці);

6 - після 48 друкованих знаків (61-е поділ на лінійці);

7 - після 56 друкованих знаків (69-е поділ на лінійці).

15. Поняття «уніфікована система документації». Коротка характеристика діючих уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої, звітно-статистичної, первинної облікової фінансової та ін.

УСД-система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі:

· Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) (є системою документації, яка застосовується в будь-якій організації, установі, підприємстві, застосування УСОРД регламентується ГОСТом Р.6.30-97);

· Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;

· Уніфікована система звітно-статистичної документації;

· Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

· Уніфікована система документації з праці;

· Уніфікована система документації Пенсійного фонду Укаїни;

· Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.