Копійность документа - студопедія

Кількома видами представле-ни копії документів.

Копія - це повторне програвання ведення оригіналів.

Саме поняття "копія" (лат. Сорia - безліч) пов'язане з розмноженням документів, повторенням оригіналу будь-якого виду. У стандарті на терміни та визначення копія документа ус-тановлена ​​як: "Документ, повністю відтворює інформацію під-лінного документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили".

Копії документів первоначаль-но списувалися і так і називалися - список. Наприклад, список "Слова о полку Ігоревім" або список будь-якої літописі.

Розвиток процесу документуються-вання і техніки призвело до широкої диференціації поняття "копія".

Перш за все, розділимо їх на копії, що виникають одночасно з оригіналом і копії пізніші.

Друкуючи на машинці, отримували сра-зу і оригінал, і копію. У радянський період в літературі по делопроізвод-ству застосовувався термін "відпуст". Він означав копію документа, залишається-ся в організації при відправці ориги-налу. Зазвичай цей вид копії отримував-ся автоматично при друкуванні з чернетки на машинці, тобто це був вто-рій, третій і т.д. машинописний ек-земпляри. Перший примірник друку-ли, як правило, на бланку, його подпи-Сива, реєстрували, при необ-хідності ставили печатку, і він стає-ся оригіналом. А решта екземп-ляри, отримані під копірку, були копіями. Їх і називали терміном "від-порожній". Сьогодні цей термін употребля-ється вкрай рідко.

При складанні документа на комп'ютері і виведення його на бумаж-ний носій всі екземпляри документа будуть мати однаковий вид, якщо бланк організації введений в па-м'яти ЕОМ. В цьому випадку оригінал документа можна відокремити від копії тільки підписанням, реєстрацією і проставленням печатки.

Якщо в організації застосовуються бланки, виконані типографським способом, то перший примірник виводи-диться на бланку і підписується, а ос-фундаментальні екземпляри виводяться на чис-ті аркуші паперу і є копіями.

Копія може бути зроблена з годину-ти документа у вигляді виписки. Найчастіше виписки роблять зі складних документів (рішень і протоколів засідань колегіальних органів, наказів). У вигляді виписки видається тільки та частина документа, яка має відношення до запиту її особі або організації.

Виписка з документа засвідчується підписом посадової особи (началь-ника канцелярії, секретаря і т.д.), а в необхідних випадках і печаткою.

За способом отримання копії де-лятся на ручні і автоматичні, тобто факсимільні.

Ручні копії виходять шляхом переписування оригіналу від руки або на друкарській машинці.

Факсимільні копії (від слова факсиміле - точне відтворення будь-яким способом рукописи, до-кумента, чиєї-небудь підпису) получа-ються засобами фотографії або копіювально-розмножувальної техніки. Факсиміле - це клі-ше, печатка, що відтворює соб-ственноручную підпис, тобто це фактично копія одного реквізиту - підписи, зазвичай керівника.

До засобів копіювання докумен-тації відносяться всі технічні засоби, які дозволяють отримати копії, ідентичні оригіналу (факс-мильні копії): фотокопії, светоко-ПІІ, репродукції документів.

До засобів розмноження доку-ментів відносяться ті технічні засоби, за допомогою яких напів-ють відбитки, які відтворюють з-тримання документа.

У деяких випадках при размно-жении документів ми отримуємо так-же точну копію, але це не орга-вальний факт. А при копіюванні ідентичність копії й оригіналу обя-ково. У ручних копіях їх іден-тичність оригіналу гарантується в меншій мірі, ніж в автоматичних.

Крім копій, знятих безпосереднім-ного з оригіналу, можуть бути крат-ні копії, тобто копії з копії.

Окремо розглянемо справжні-ники електронних докумен-тів. Однак поки саме поняття "елект-тронний документ" не однозначне. У ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визна-лення "є лише поняття" документ на машинному носії "-" Документ, створений з використанням носи-телей і способів запису, забезпечують-вающих обробку його інформацією електронно-обчислювальної махай-ної ". Більш розгорнуте поняття до-кумента на машинному носії дано в Методичних вказівках щодо впровадженням-нию і застосування ГОСТ 6. 0.4-84 "УСД - Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним середовищ ствами обчислювальної техніки. Ос-новні положення "РД 50-613-86. Тут вказано, що "до документів на машинному носії відносяться документи на магнітних носіях (маг-нітних стрічки і диски, гнучкі магніт-ні диски і документи на паперових машинних носіях (перфострічки, перфокарти)".

В даний час безперечність документа оп-ределяется поняттям "юридична сила документа".

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:

- дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;

- видавати документи тільки в межах своєї компетенції;

- дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів.

Завірена копія - копія доку-мента, на якій відповідно до встановленого порядку проставлені-ють необхідні реквізити, надаю-щие їй юридичну силу,

Додатки до цього порядку видав-чи копій внесені указом Президен-ма Верховної Ради СРСР від 4 ав-густа 1983 року. Указ підтвердив прави-ла видачі копій документів, створений-них в організаціях, установах, підприємствах, але доповнив їх важ-ним моментом: "підприємства, установи та ор-дення і організації можуть видавати копії наявних у них документів, що виходять від інших підприємств, установ і організацій, від кото-яких отримати безпосередньо до-ПІІ цих документів важко або неможливо. У випадках, коли до-кументи були виконані на бланках, при виготовленні копії програванням дяться реквізити бланків ".

Вірність копії документів на підставі постанов 1937 і 1983 років засвідчується підписом керівника або уповноваженої на те посадової особи та печаткою. Особливо слід підкреслити требова-ня вказувати на копії не тільки дату її видачі, а й робити позначку про те, що оригінал документа знахо-диться в даному підприємстві, уста-ження, організації.

Не підлягають засвідченню копії з документів, що мають неясний-ний текст, підчистки, приписки та інші не обумовлені виправлення.

Посвідчення копії з визна-лених видів документів, пред'яв-ється іншим установам і каса-ющихся особистих прав і інтересів громадян (наприклад: про стаж роботи, народження, шлюб, пов'язаних з напів-ням спадщини і т.п.), виробляє-ся в нотаріат. Нотаріат (англ. System of notary public office) - система ор-ганів, на які покладено вдосконалення-шення дій, спрямованих на юридичне закріплення громадян-ських прав і попередження їх віз-мужнього порушення в подальшому.

Відповідно до українського законо-давством про нотаріат нотаріаль-ні дії здійснює посадові особи, ск-ве особа - нотаріус, на посаду якого може бути призначено лише особа, яка має вищу юридичну освіту.

Копії, завірені нотаріусом, називаються нотаріальними, так як їх відповідність оригіналу підтвер-ждается офіційною посадовою особою - нотаріусом.

Копії, завірені у встановленому-ном законом порядку, мають таку ж юридичну силу, як і оригінали.

Незавірені копії - це копії документів, які не мають подтверж-дення своєї відповідності ориги-налу.

Особливий вид копії представляє дублікат.

Допускається копію документа за-верять печаткою, яка визначається за ус-мотренію організації.