Комунікаційний процес в організації

· Відправник (джерело). бажаючий передати власні ідеї або будь-яку іншу інформацію. В організаціях джерелом інформації зазвичай є співробітники;

· Кодування або шифрування послання. тобто переклад ідей відправника послання в систематичний набір символів, зрозумілих одержувачу. Це можуть бути слова природної мови, математичні формули, малюнки і т.д. Метою кодування є забезпечення форми, в якій ідеї можуть бути виражені у вигляді сигналу;

· Передача сигналу. Мета відправника (джерела комунікації) виражена у вигляді сигналу, форма якого в значній мірі залежить від використовуваного каналу;

· Одержувач інформації (реципієнт), тобто людина, підрозділ або організація, яким направлено повідомлення;

· Прийом-розшифровка, тобто спроба одержувача розшифрувати і зрозуміти отримане повідомлення, використовуючи при цьому свій досвід і додаються інструкції. Чим ближче закодований сигнал до мети, поставленої відправником послання, тим ефективніша комунікація;

· Зворотний зв'язок, тобто інформація, що містить реакцію реципієнта на отриману інформацію. Мета зворотного зв'язку - допомога партнеру по спілкуванню в розумінні того, як зрозуміле його повідомлення. Після розшифровки послання одержувач кодує повідомлення у відповідь і направляє його по одному з каналів відправнику первинної інформації. Зворотній зв'язок є дуже важливим компонентом комунікаційного процесу, тому що дозволяє відправнику інформації визначити, чи правильно зрозуміли його послання, і відновити комунікацію в разі непорозуміння або помилки в процесі розшифровки;

Комунікаційні бар'єри - це перешкоди на шляху адекватної інформації між партнерами по спілкуванню.

До їх числа відносяться:

1. інформаційно-дефіцитний бар'єр, що виникає в результаті механічного обриву інформації або нечіткого її викладу;

3. конфліктний бар'єр, який виникає внаслідок конфлікту між сферами компетенції відправника і одержувача інформації, наприклад, між професійними відділами. Коли відділи організації комплектуються професіоналами або експертами, то все відділи у своїй сфері компетенції приходять до абсолютно різних висновків по одному і тому ж питанню. Наприклад, для гірничорудної компанії цілком ймовірно, що геологічний, будівельний, юридичний і паблік рілейшенз відділи будуть мати різні думки з приводу наміру відкривати нові шахти. Кожен відділ буде вносити корективи в своїй сфері компетенції, і для остаточного рішення потрібно координація вищих чинів;

4. емоційний бар'єр, який виникає в результаті сильного емоційного впливу сигналу на одержувача інформації;

5. фонетичний бар'єр, що формується в тих випадках, коли говорять на незрозумілій мові, використовують багато іноземних слів, говорять швидко, невиразно, з акцентом і з великою кількістю звуків-паразитів;

7. статусний бар'єр, який виникає внаслідок того, що одна і та ж інформація по-різному сприймається людьми, які займають різні позиції в суспільстві та організації;

8. невербальні (немовні) бар'єри, коли вираз обличчя, інтонації, погляд не відповідають змісту і сенсу комунікаційного впливу. Про особливості невербальної комунікації мова піде нижче.

Існує кілька добре зарекомендували себе прийомів, які дозволяють зняти комунікативні бар'єри або хоча б значно зменшити їх спотворює повідомлення вплив.

По перше. необхідно впроваджувати технічні засоби комунікації - електронну пошту, факс та ін. і стимулювати прагнення співробітників до оволодіння навичками роботи з ними. По-друге. формувати організаційну культуру, що заохочує відкриту комунікацію в організації - "ящики (книги) пропозицій", "гарячі лінії", "гарячі пейджери", урочисті вечори, засідання, регулярні неформальні обіди або вечері за участю керівництва компанії і співробітників різних рівнів і підрозділів. Ці форми надають врівноваженість вертикальної і горизонтальної комунікації, а по ряду напрямків домінування горизонтальних комунікацій. Відкрита організаційна культура дозволяє значно знизити статусний бар'єр, про який говорилося вище. По-третє. одним з найбільш радикальних способів є спрощення організаційної структури, тобто скорочення числа ієрархічних сходинок між рядовим співробітником і керівником фірми, що знижує ризик фільтрації інформації при русі її знизу вгору в інтересах працівників.