Класифікація сучасних засобів оргтехніки - студопедія

Взаємодія інформаційних технологій і бізнесу проявляється в наступному: 1) ІТ підвищують ефективність і конкурентоспроможність практично будь-якого бізнесу; 2) в даний час весь бізнес переміщається в Інтернет, тому будь-якої компанії треба мати стратегію для нової реальності; 3) якщо у компанії немає подібної стратегії - у неї немає майбутнього.

Інформаційні технології як інструмент підвищення ефективності основного бізнесу необхідно використовувати продумано і виважено. Позитивний ефект досягається лише в тому випадку, якщо у керівництва компанії існує чітке уявлення про цілі майбутніх дій. Тобто, якщо з'являється інструмент, здатний приносити користь бізнесу, необхідно передбачити на кілька кроків вперед, як буде розвиватися сам бізнес і як необхідно розвивати застосування ІТ для підтримки успішної реалізації бізнес-стратегії. Інакше цей вельми потужний інструмент, до того ж дорогий і складний у використанні, користі бізнесу, на жаль, не принесе, а кошти на ІТ будуть витрачені даремно.

До засобів оргтехніки відноситься досить великий перелік технічних засобів, пристроїв і пристосувань, починаючи від олівців і закінчуючи складними системами і засобами передачі інформації.

Засоби оргтехніки, застосовувані на конкретному робочому місці, називають малою оргтехнікою. В даний час, дане визначення не відповідає дійсному стану речей, оскільки практично більша частина коштів змінила свої габарити, технічні характеристики тощо. З'явилися нові пристрої і пристосування, що розміщуються на робочому столі і використовуються індивідуально. За сучасною класифікацією до таких засобів можна віднести персональні комп'ютери і їх периферійні пристрої, копіювальну техніку індивідуального використання, засоби комунікаційної техніки, засоби складання і виготовлення текстових і табличних документів і т. Д. Тому прийнято вважати, що мала оргтехніка - ця вся «канцелярська дрібниця »(олівці, ручки, степлери, клей та ін.), яка застосовується персоналом офісу для свого повсякденного праці.

Секретар повинен розбиратися в принципах роботи оргтехніки, знати її основні функціональні можливості і практичне застосування, оптимально організовувати робочий процес.

Проте різноманіття різнопланових засобів оргтехніки, представленої на українському ринку, створює певні проблеми в плані вибору відповідних пристроїв для застосування їх в повсякденному секретарської діяльності.

По-перше, в силу цілого ряду причин секретар часто не має відповідної підготовки, по-друге, він не завжди представляє, яка техніка того чи іншого призначення пропонується на ринку оргтехніки, по-третє, необхідно знати критерії вибору того чи іншого пристрою тієї або іншої моделі, по-четверте, знати, як і де шукати відповідну інформацію для того, щоб полегшити, впорядкувати процедури пошуку і вибору конкретної моделі технічних засобів необхідно спочатку виконати деякі попередні роботи, зокрема провести лассіфікацію існуючих засобів оргтехніки, а потім визначити загальні «критерії» вибору, а потім і приватні для кожної конкретної моделі.

Різноманіття засобів організаційної техніки передбачає її певну класифікацію відповідно до обраного ознакою. Найбільш поширеною є класифікація за функціональною ознакою, яка однозначно пов'язує процедури технологічного процесу обробки документів в офісі з технічними характеристиками і можливостями засобів оргтехніки. Однак це не виключає застосування інших класифікують ознак.

В даний час склад функціональних груп засобів оргтехніки зазнав істотних змін, що пов'язано з проникненням на український ринок провідних фірм-виробників різного роду техніки і програмних продуктів для офісних технологій. З'явилися засоби оргтехніки, які виконують універсальні функції обробки документів при мінімальних витратах фізичної праці, засоби і системи підготовки і проведення презентацій в офісі, розширилися можливості засобів і систем електронної передачі документів, але в той же час приділяється увага розробці нових і вдосконаленню традиційних механічних засобів оргтехніки.

Перехід від традиційних методів зберігання, пошуку, обробки і передачі документів до нових способів і технологій, заснованих на сучасних засобах організаційної техніки, вимагає іншого підходу до її класифікації. Це пов'язано з тим, що існуючий перелік технічних засобів в даний час зазнав змін, як в частині елементної бази, так і в частині технологічних, ергономічних та інших характеристик.

Розглянемо класифікацію засобів оргтехніки, яка застосовується при створенні і обробці документів в офісі.

Засоби складання і виготовлення текстових і табличних документів:

-ручний пишуть засоби,

-печатающіе пристрої для персональних комп'ютерів,

-засоби копіювання і тиражування документів,

-засоби електрофотографічних копіювання,

-засоби обробки документів,

-фальцевальние, біговальні, перфорується і різальні машини (фольдери),

-машини для нанесення захисних покриттів на документи (ламінато-

-машини для знищення документів (шредери),

-засоби комунікаційної техніки,

-засоби і системи телеграфного зв'язку,

-засоби і системи факсимільного передачі інформації і модемного

-локальні (офісні) обчислювальні мережі,

-засоби і системи оперативно-диспетчерського зв'язку,

-засоби транспортування документів,

-офісні меблі й устаткування.

Охарактеризуємо основні групи засобів організаційної техніки, причому більш докладно будуть розглянуті ті технічні засоби, які найбільш часто і ефективно використовуються або можуть бути використані на робочому місці секретаря або при створенні систем секретарського обслуговування на основі комп'ютерних технологій.

Класифікація засобів організаційної техніки для сучасних офісних технологій.

Класифікація засобів оргтехніки базується на раніше існуючої класифікації, уточнює і конкретизує її з урахуванням сучасних тенденцій розвитку і стану ринку оргтехнікіУкаіни.

1. Носії інформації:

- носії на паперовій основі не світлочутливі;

-носії для репрографических процесів (термопапір, Діазобумага, фотоплівка, калька, папір багатошаровий для електронно-іскрового копіювання і т. д.);

2.Средства складання і виготовлення текстових і табличних документів:

-ручний пишуть засоби;

-печатающіе пристрої персональних комп'ютерів і графопостроіте-

3.Средства репрографії та оперативної поліграфії:

-засоби фотографічного копіювання;

-засоби діазографіческого копіювання;

-засоби електрофотографічних копіювання;

-засоби термографічного копіювання;

-засоби різографічний копіювання; машини для гектографічні (спиртової) друку; машини для трафаретного (ротаторної) друку;

-обладнання для оперативної офсетного друку.

4. Засоби обробки документів:

-фальцевальние, біговальні, перфорується і різальні машини;

-машини та пристрої листоподборочні і сортувальні;

-скрепляющее, що склеює і палітурне обладнання;

-конвертовскривающіе і різальні машини;

-машини для нанесення захисних покриттів на документи;

-машини для знищення документів;

-агрегатірованние лінії для обробки кореспонденції.

5. Засоби зберігання, пошуку і транспортування документів:

-первинна кошти зберігання документів (папки, коробки і т. п.);

-Вторинну кошти зберігання документів (шафи, ящики, стелажі і т.

-картотекі і картотечні обладнання;

-тележкі для транспортування документів;

-транспортер і конвеєри;

-обладнання для зберігання носіїв інформації.

-засоби і системи телеграфного зв'язку;

-засоби і системи факсимільного передачі інформації;

-машини для рахунку купюр;

-машини для пакування банкнот; банкомати.

-засоби захисту; комп'ютерні аксесуари.

9.Офісная меблі й устаткування:

-спеціалізована меблі для службових приміщень;

-спеціалізовану обладнання для службових приміщень. Засоби обробки документів.

Документи, зафіксовані на паперових носіях, що скупчуються

В результаті роботи персоналу офісу і технічних засобів, піддаються обробці спеціалізованими засобами оргтехніки. Під обробкою в даному випадку розуміється комплекс різноманітних операціях по фізичній обробці носіїв документів, без застосування логічних елементів (за винятком програмування роботи самих пристроїв). В першу чергу мова йде про технічні засоби, за допомогою яких ділова документація набуває вигляду, що дозволяє її подальше ефективне використання.

Це можуть бути настільні палітурні машини з пластмасовими або металевими пружинами (бендери), Термопереплетние машини (термобіндери), різаки для паперу настільного виконання.

Деякі з цих коштів можна застосовувати і в інших діловодних процесах, але в більшості своїй вони є технічною базою фінішних (фінішерних) операцій процесу копіювання і тиражування документів.

Для підвищення термінів зберігання документів застосовуються ламінатори, що завдають на поверхню аркуша документа різні покриття. Якщо інші засоби обробки документів можуть використовуватися не тільки в відношенні документів, т е. Аркушів паперу з нанесеною на них інформацією, але і по відношенню до чистих аркушів паперу (наприклад, бумагорезальниє пристрої, сшиватели і т. П.), То застосування ламінаторов доцільно тільки щодо закінчених документів.

Наносяться ламінатором покриття покращують зовнішній вигляд документа, оберігають його від забруднення і впливу агресивних середовищ, підвищують його механічну міцність.

Нанесення захисної плівки на документ здійснюється наклеюванням його на поверхню (холодний процес) або термічним скріпленням його з поверхнею (термічне закріплення). Цей спосіб отримав найбільш широке поширення, оскільки він забезпечує більш міцне скріплення плівки з матеріалом носія, високу хімічну і механічну стійкість покриття.

В якості захисного покриття застосовуються різні види плівкових матеріалів. Вибір матеріалів визначається метою процесу використання документа (необхідністю зберегти гнучкість або надати йому твердість), а також терміном служби цього матеріалу. Захисні плівки з плином часу деформуються (наприклад, можуть потріскатися) і втрачають прозорість (мутніють). Ламінатори найбільш широко використовуються там, де обіг документів відбувається в несприятливих умовах.

Недбало залишені, навіть в зім'ятому або розірваному вигляді документи служать потенційним джерелом неприємностей і здатні заподіяти серйозну фінансову, моральну або який-лібодругой збиток.

Рішенням перерахованих проблем сьогодні і в майбутньому стає використання шреддеров - новітніх знищують папери. Назва цих пристроїв походить від англійського дієслова «shred» (рвати, шматувати). Якщо фірма піклується про конфіденційність своєї діяльності, то шредери повинні бути необхідною частиною обладнання офісу. Шредери досить «всеїдні». Крім паперу, вони в стані «проковтнути» пластикові картки, дискети, компакт-диски, документи в твердій обкладинці і інші матеріали зі схожими характеристиками, але тільки не «м'який» пластик (поліетиленові обкладинки і т. П.).

Шредери першого рівня секретності нарізають матеріал у вигляді смуг не ширше 12 мм. Однак все смужки можна скласти докупи і прочитати, тому такий шреддер можна застосовувати тільки для знищення загальної кореспонденції. Шредери другого рівня можна доручити внутрішню кореспонденцію компанії. Їх кінцевий продукт - смуги шириною не більше 6 мм. Секретність при знищенні конфіденційних документів забезпечують пристрої третього рівня. Такі шредери або розрізають документ на смуги шириною не більше 2 мм, або виробляють обрізки документа шириною до 4 мм і довжиною до 80 мм. Для знищення секретних документів потрібні шредери четвертого рівня. Вони теж перетворюють матеріал в обрізки, але більш дрібні - не ширше 2 мм і не довше 15 мм. Нарешті, якщо вже необхідно знищувати цілком таємні документи, не обійтися без шреддеров п'ятого рівня. Після ножів такого шредера від документа залишаються частинки шириною до 0,8 мм і довжиною до 13 мм. Якщо і цього недостатньо, то деякі моделі п'ятого рівня перетворюють документ в зовсім невеликий паперовий порошок.

Крім вибору підходящого рівня секретності, слід звернути увагу і на продуктивність шредера, яка визначається кількістю аркушів паперу, оброблюваних (знищуваних) за одне завантаження (технологічний цикл). Подібно копіювальних апаратів і іншого офісного обладнання, шреддер окупається лише в тому випадку, коли реальна завантаження відповідає розрахунковій для даного апарату. Ємність найменших, індивідуальних, шреддеров становить близько 10 листів за одне завантаження. Середні офісні моделі приймають від 20 до 50 аркушів за одне завантаження. Якщо знищувати документи доводиться постійно, існують шредери, переробні за один цикл від 100 до 500 аркушів. Існують і спеціалізовані шредери (наприклад, для документів великого формату або для поточного знищення комп'ютерних роздруківок).

Питання для самоперевірки

1. Наведіть приклади формалізації різних видів інформації.

2. Визначте поняття «Функції ТСУ».

3. Які види інформаційних процесів вам відомі?

4. Які значення має слово «модель»?

5. Наведіть класифікацію інформаційних моделей.

6. Що таке моделювання? Назвіть його етапи.

7. У чому полягає суть формалізації?