Класифікація документів - студопедія

Поняття "класифікація" (лат. Classik - розряд, група) використовується найчастіше одночасно в значенні процесу, і в значенні результату.

Для розмежування процесу класифікації і його результату пропонується вживати два терміни: "класифікація" і "класифікація".

Класифікація документів - процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Класифікація документів - це система їх супідрядності, використовувана як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми.

Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якому їх безлічі, служить основою для їх впорядкування. Класифікація має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно-комунікаційної діяльності.

Класифікувати документи - значить проводити багатоступінчате, ієрархічне і дихотомічне поділ на класи, види, підвиди, різновиди. В основу класифікації завжди кладуть найбільш важлива ознака документа, що відповідає цілі класифікації.

Ієрархія - розташування документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розташування документів виглядає наступним чином: документ -> видання -> неперіодичне видання -> книга.

Документи класифікують за видами інформаційної складової, видам діяльності, за походженням, призначенням, місцем складання, найменування, кількості відображених у них питань, термінів виконання та зберігання, ступеня достовірності, техніці створення і ряду інших ознак.

Документи класифікуються за видами інформаційної складової:

- по особовому складу;

- нормативні документи вищестоящих інстанцій;

- типові (що відображають однотипні виробничі, управлінські питання, виконані за зразком, шаблоном т.п.);

За змістом (за кількістю відображених питань):

- прості (одне питання);

- складні (два і більше, наприклад, протокол зборів).

- офіційні (службові), документи відображають діяльність установ, виходять від їхнього імені або посадових осіб, що представляють ці установи, і оформлені і засвідчені в установленому порядку;

- особисті (складаються окремими громадянами (наприклад, заяви, скарги, листи)).

За місцем походження:

За термінами зберігання:

- тимчасового зберігання понад 10 років;

- тимчасового зберігання до 10 років.

По термінах виконання (по терміновості):

- термінові (дуже термінові), що вимагають позачергового, негайного виконання, це відбивається у вигляді резолюції;

- нетермінові (термін виконання визначається загальними вимогами для кожного виду документів, наприклад, розгляд скарг - не більше 1 місяця, узгодження документа - не більше 2 тижнів);

За ступенем гласності:

- обмеженого доступу (Державна таємниця (гриф «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої ​​важливості»), конфіденційні документи (гриф не визначений в законодавчих документах: може бути «Комерційна таємниця,« Конфіденційно »,« Конфіденційно, комерційна таємниця »,« Персональні дані »і ін.), ДСП - Для службового користування);

За технікою створення документи бувають рукописні, машинописні і друкарські

Чи по кишені фіксації (з техніки створення):

- рукописні (письмові (текстові) документи, при створенні яких знаки письма наносять від руки);

- машинописні (письмові (текстові) документи, при створенні яких знаки письма наносять технічними засобами);

- образотворчі (містять інформацію, виражену за допомогою зображення якого-небудь об'єкта);

- графічні (образотворчі документи, в яких зображення об'єкта отримано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні: малюнки, діаграми, креслення);

- друкарські (текстові, образотворчі, графічні документи виконані в друкарні);

- аудіовізуальні (містять образотворчу і звукову інформацію);

- кінодокументи (образотворчі або аудіовізуальні документи, створені кінематографічним способом);

- фотодокументи (образотворчі, текстові документи, створені фотографічним способом).

За стадіями створення документа (за ступенем достовірності):

- оригінал (оригінал) - перший екземпляр документа, який отримує юридичну силу;

- копія - точне відтворення оригіналу з поміткою у верхньому правому куті «Копія», копії можуть мати юридичну силу, якщо при її створенні дотримані всі формальності, прописані для даного документа;

За місцем складання документа:

- внутрішні, складені в даній установі та використовуються всередині його;

- зовнішні (вхідні), що надходять від інших організацій і осіб;

- вихідні, створені в організації і відправлені в зовнішні організації.

У діловодстві розрізняють адміністративне (загальне діловодство) і спеціальне діловодство.

- організаційні (положення (про підрозділи, установах), статути, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку, штатний розкладі.);

- розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення), інструкція з техніки безпеки ?;

- довідково-інформаційні (листи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, протоколи, акти, огляди, звіти, переліки).

До спеціального діловодства відносяться документи, специфічні для кожної зі спеціальних функцій управління (транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа і т. Д.).