Кілька секретів word, які потрібно знати всім - офісні додатки

Кілька секретів Word, які потрібно знати всім

Секрет 1. Примітка

Примітки в документі повинні виглядати так.

У MS Word є такий інструмент, називається «Примітка». Як це не дивно, він потрібен для того, щоб вставляти в текст примітки.

Як це робиться:

Корисний бонус від приміток: якщо ви користуєтеся цим інструментом, ви завжди знаєте, чи примітки ви врахували, і вам не доведеться уважно перегортати сто сторінок. Тому що поки ви не видалите всі примітки, в документі завжди будуть широкі поля праворуч.

Секрет 2. Запис виправлень

Це повинно бути просто правилом хорошого тону для будь-якого, хто править текст: перед тим, як змінювати навіть кому, потрібно включати запис виправлень. Неввічливо змушувати людей вишукувати 10 відмінностей в двох майже однакових версіях документа.

Так виглядає запис виправлень в Word.

Тим більше, що ця функція включається лише однією кнопкою «Виправлення» (у Владко «Рецензування»).

Отримавши документ із записаними виправленнями, ви просто йдете по тексту і приймаєте або відхиляєте виправлення один за іншим. Ну або можна все відразу. Для цього є спеціальні кнопочки у вкладці «Рецензування».

Кнопки для роботи з виправленнями.

Секрет 3. Стилі

Зазвичай кажуть, що стилі потрібні, щоб можна було легко і просто змінити шрифт, кегль або колір заголовків по всьому документу, ну або щось в цьому роді. Веб-розробникам, з їх ідеологією роздільного зберігання структури веб-документа і таблиці стилів, такий підхід взагалі буде як рідний. Загалом, так воно і є, тільки на звичайних користувачів Word цей аргумент не надто діє. По правді сказати, шрифт заголовків і справді потрібно міняти не особливо часто. Але від стилів в Word іноді ще буває й інша користь, але про це трохи нижче.

А поки просто повірте, що хоча б тільки назва розділу стилі потрібно задавати обов'язково. І це робиться елементарно.

1. Виділяєте заголовок.
2. У вкладці «Головна» в блоці «Стилі» вибираєте один із стандартних шрифтів для заголовків.

Заголовки, оформлені стандартними стилями.

Секрет 4. Зміст

А тепер ви зрозумієте, навіщо потрібно було оформляти заголовки стилями. Тому що якщо ви не полінувалися і зробили це, то зміст ви зможете додати за п'ять секунд:

1. Встановлюєте курсор в потрібне місце в документі і вибираєте у вкладці «Посилання» «Зміст - збирає зміст».
2. Натискаєте кнопку ОК.

У тому ж меню «Зміст», натиснувши кнопку «Зміст» можна погратися з настройками, з них найкорисніші - це «Формати» (зовнішній вигляд змісту) і «Рівні» (це рівні заголовків, які будуть виводитися в зміст). Тим, хто ще не відчуває себе вільно в поводженні з Word, я настійно ще раз рекомендую заголовки оформляти тільки стандартними стилями (Тема 1, Заголовок 2 і т.д.), причому орієнтуючись саме на рівні заголовків, а не на красу і розмір шрифту , тому що при формуванні змісту Word за замовчуванням використовує саме ці стандартні стилі.

Додаткові настройки змісту.

З автоматично складеним змістом є ще невеликий нюанс. Якщо ви редагували текст, додавали розділи, міняли заголовки і т.п. всі ці зміни автоматично в змісті не відображаються. Щоб отримати актуальне зміст з правильними номерами сторінок і всіма заголовками, його необхідно оновити. Для цього треба клацнути в області змісту і натиснути кнопку «Оновити таблицю».

Секрет 5. Перехресні посилання

І нарешті, останній на сьогодні маленький фокус. Припустимо, вам в тексті треба послатися на якийсь попередній розділ або вказати, на якій сторінці шукати дані. Можна, звичайно, так і написати буквами: «Про це докладніше в розділі« План робіт »або« см. стр. 14 ». Але це нерозумно. Тому що вам може знадобитися перейменувати «План робіт» в «Календарний план», а перед сторінкою 14 вставити ще 20 абзаців тексту, і колишня сторінка 14 виявиться 22-й. І тоді доведеться повзати по всьому документу, відловлювати такі відсилання і редагувати їх.

По-людськи в Word такі штуки робляться за допомогою перехресних посилань. Таким ось чином:

Додавання перехресного посилання.

І тепер після будь-яких маніпуляцій з документом у вас завжди будуть актуальні посилання, досить лише оновити поля (майже так само, як у випадку зі змістом, - натиснути правою кнопкою на засланні і в контекстному меню вибрати "Оновити поле»).

Це були самі загальновживані прийоми роботи в Word, які потрібні всім. Але у мене є в запасі ще кілька секретів для більш просунутих користувачів. Про це - в наступній статті.