Касовими видатками вважаються всі суми, проведені органом держказначейства України або
Касовими видатками вважаються всі суми, проведені органом Державного казначейства України або установою банку з реєстраційного або поточного рахунку установи як шляхом безготівкової оплати рахунків, так і готівкою. Як приклад касових видатків можна навести такі операції: отримання готівки в касу на виплату заробітної плати, коштів на відрядження, для придбання матеріальних цінностей через підзвітні особи; перераховані кошти постачальникам і т. п.
Фактичні витрати, на відміну від касових, це відповідає дійсності витрати установ для виконання кошторису, яка підтверджені відповідними первинними документами. Фактичні витрати виникають в результаті наступних операцій: нарахована заробітна плата працівникам; витрати на продукти харчування; затвердження авансового звіту за видатками на відрядження і т.п.
Облік касових видатків установ ведеться на синтетичних рахунках 09 «Реєстраційний / поточний рахунок по держбюджету» і 10 «Поточні рахунки по республіканським і місцевим бюджетам» в розрізі відповідних субрахунків. Характеристика зазначених рахунків була представлена в попередньому пункті, а тому слід лише зазначити, що сума касових видатків фіксується по кредиту цих рахунків у розрізі статей економічної класифікації видатків бюджету.
Фактичні витрати враховуються на рахунку першого порядку 20 «Витрати по бюджету», який ділиться на такі рахунки другого порядку:
202 «Витрати за рахунок інших бюджетів»;
203 «Витрати по бюджету на капітальні вкладення»;
а також на рахунку 21 «Інші витрати» в розрізі його субрахунків:
210 «Витрати до розподілу»;
211 «Видатки за спеціальними коштами»;
212 «Видатки за спеціальними коштами на капітальні вкладення і придбання обладнання»;
213 «Видатки за іншими коштами»;
217 «Витрати за рахунок коштів від виробничої діяльності».
Аналітичний облік витрат по рахунком 21 ведеться в многографной картках ф. 283 (субрахунок 210) або в книзі обліку спеціальних засобів ф. 297-б за видами спеціальних засобів (субрахунки 211, 212).
5. Будь-яке установа, підприємство або організація в активі має грошові кошти, їх стан постійно змінюється, при цьому рух може відбуватися як в безготівковій формі, так і у вигляді готівки. Операції, за якими кошти переміщаються в формі готівки, називаються касовими.
Готівкові кошти, отримані установою або підприємством, повинні зберігатися в спеціально обладнаному і ізольованому приміщенні, призначеному для прийняття, видачі та тимчасового зберігання коштів - касі. Відповідальність за оснащення каси, доставку та зберігання коштів несуть керівники підприємств і установ. Посадова особа, яка здійснює операції з первинного обліку, прийняття, видачі та зберігання грошових коштів, називається касиром. Призначення на посаду касира відбувається за наказом керівника установи. Після ознайомлення касира з відповідними нормативними документами, які регулюють порядок ведення касових операцій, з касиром укладається угода про повну матеріальну відповідальність.
Касир повинен неухильно дотримуватися касової дисципліни, а саме: готівка повинна зберігатися у вогнетривких шафах (в окремих випадках допускається зберігання коштів в звичайних металевих шафах); після закінчення роботи шафи повинні бути опечатані; ключі від шаф зберігаються у касира (дублікати - в керівника установи); зберігати в касі готівку і цінності, які не належать установі або підприємству, заборонено. Перед відкриттям каси і металевих шаф касир повинен оглянути замки, двері, вікна, перевірити сигналізацію. У разі будь-яких ушкоджень касир одразу попереджає про цей факт керівництво установи для вжиття відповідних заходів.