Йдемо у відпустку спокійно
Новая страница 1
Дублер починає діяти
У своєму прагненні переробити за що залишилися до відпустки дні абсолютно всю доручену вам роботу не заходьте занадто далеко - в кінці кінців, ви будете відсутні в офісі не більше місяця і, крім того, вас будуть підміняти. Проводьте передачу справ з урахуванням професійних якостей і досвіду людини, який під час вашої відсутності буде вести справи.
Якщо можливо, надайте своєму «наступнику» можливість попрацювати паралельно з вами один-два дні до відпустки. Працюючи рука об руку, поспостерігайте, як ваш колега буде справлятися з новими для нього обов'язками. Оцініть його дії, зверніть його увагу на успішні і менш успішні дії, підкажіть, як уникати серйозних помилок надалі.
Зауважимо, що подібну «перевірку боєм» доцільно проводити не в самий останній момент, а за три-п'ять днів до виходу у відпустку - адже якщо з'ясується, що ваш вибір не цілком вдалий, то дефектний «дублера» ще можна буде замінити кимось іншим. Якщо ж все пройде відносно гладко, то подбайте про те, щоб про передачу повноважень на час відпустки був своєчасно видано відповідний наказ.
До речі, підбір заміни також слід проводити заздалегідь, орієнтуючись при цьому не стільки на особисті переваги і навіть не на думку керівника, скільки на професійні і особистісні якості вашого потенційного заступника.
Для проведення процедури прийому-передачі справ заздалегідь визначте час в рамках останнього дня, що передує відпустці. Така процедура зазвичай передбачає:
1. Ознайомлення вашого наступника з робочим місцем (приміщенням, в якому воно розташоване).
2. Прийом-здавання документів (в тому числі електронних - на ПК), обладнання та приладдя, необхідних для ефективного виконання повсякденних обов'язків.
3. Ваші відповіді на питання дублера.
4. Підписання акту прийому-здачі справ.
5. Доповідь (в усній або письмовій формі) керівнику про те, що прийом-здача справ зроблені.
Як правило, безпосередньо після цього заступив на секретарську вахту працівника представляють - в новій якості - його колегам по офісу. Вам же, до того як ви покинете офіс, знайшовши відпускну свободу, належить виконати ще кілька важливих справ.
5 цінних порад, як знайти «правильного» дублера
1. Ви повинні повністю довіряти своєму дублеру. Від кандидата в першу чергу потрібно прояв лояльності - і по відношенню до вас, і по відношенню до шефа. Ні в якому разі не розглядайте кандидатів, до яких з тих чи інших причин ви (або ваш керівник) не відчуваєте належної довіри: адже секретар, що не користується довірою, - це нонсенс.
2. Ваш дублер в ідеалі повинен бути професіоналом секретарської справи - в широкому розумінні цього слова. Дублерові при виконанні своєї місії належить функціонувати виключно самостійно, і забезпечити йому подібну самостійність може перш за все впевненість в своїх знаннях і уміннях.
3. У вашого дублера повинні бути дуже міцні нерви. Адже йому доведеться виконувати абсолютно нову для себе роль ----- роль секретаря. Виконання цієї ролі зажадає величезних внутрішніх зусиль, стоїчного терпіння, підкресленою релевантності у взаєминах з колегами.
Дещо наостанок
1. Ще раз переконаєтеся, що у вас немає незакінчених справ, невиконаних великих доручень. Якщо ви не здатні впоратися з будь-яким дорученням за час, що залишився до відпустки час, попросіть шефа або перенести термін його виконання, або передати цю справу іншому співробітнику. Третій варіант - поспіх, аврал і робота до повної знемоги - вкрай небажані: доручення, швидше за все, буде виконано вами неякісно, а заодно буде напевно зіпсовано і ваше предотпускной настрій.
2. Передавши справи колезі, який під час вашої відсутності буде вести їх, не забудьте вручити йому список доручень (перелік обов'язків), а також опис документів, які будуть найбільш необхідні йому в процесі роботи. І те, і інше стане в нагоді вам ще раз - коли ви повернетеся з відпустки - і допоможе швидко, по пунктах розібратися в стані справ і повернутих вам документах. Під час прийому-здачі справ дайте колезі відповіді на всі питання, що цікавлять - це дозволить йому працювати з максимальною ефективністю.
4. Складіть для себе список доручень, до яких вам слід повернутися відразу ж після закінчення відпустки. Такий список надійно захистить вас від метушні і нервування в перші післявідпускні годинник. Цей воістину незамінний документ вкладіть в тижневик (оформите на сторінці з датою свого передбачуваного виходу з відпустки).
4. Повідомте всіх, з ким ви підтримуєте професійні і ділові контакти, про те, що йдете у відпустку до такого-то числа. У разі гострої необхідності - але не на шкоду іншим своїх обов'язків! - запропонуйте зацікавленим особам вирішити найбільш нагальні питання до відпустки або відкласти їх рішення до моменту вашої появи на робочому місці.
5. Здайте конфіденційні документи в сховищі, наведіть порядок в столі і на столі, скопіюйте (якщо це не було зроблено раніше) найбільш цінну інформацію свого ПК на резервний диск. Якщо в офісі на вашому опікою знаходяться тварини або рослини, переконайтеся, що за ними буде кому доглянути. Побажайте своїм колегам плідної роботи. Офіційно попрощайтеся з керівником.
І найголовніше: залишаючи офіс, не залиште в ньому що-небудь з того, що вам буде вкрай необхідно у відпустці - ключі від машини, кредитну картку, паспорт і т.п. Адже повертатися за ними на роботу під час відпочинку - погана прикмета.
