Якщо загубив трудову книжку що робити
Втрата трудової книжки - завжди надзвичайна подія, особливо якщо мова йде про масову пропажу документів. Розповімо, як повинен діяти працівник або роботодавець, якщо втратив трудову книжку: що робити, куди звертатися і які документи збирати.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Зберігання трудової книжки
Значимістю трудової книжки визначається і особливе ставлення до неї. Роботодавець, який одержує в своє розпорядження такий важливий документ, зобов'язаний забезпечити безпечні умови його зберігання - в сейфі, який замикається вогнетривкій шафі або окремому приміщенні з обмеженим доступом. Призначається співробітник, відповідальний за зберігання трудових, заводяться прибутково-видаткові та облікові книги, що дозволяють легко відстежити рух кожного бланка.
Скачайте документи по темі:
Працівник отримує свою трудову книжку на руки тільки в момент звільнення або виходу на пенсію, і з цього моменту на нього лягає відповідальність за її збереження. Поки власник трудової числиться в штатному розкладі підприємства, оригінал документа зберігається у роботодавця і видається тільки за письмовою заявою - причому тільки у виняткових випадках, передбачених законодавством. Наприклад, при зверненні до Пенсійного фонду України для нарахування виплат.
Втрата працівником трудової книжки
Важливо: не можна залучати працівника, який втратив трудову книжку, до дисциплінарної відповідальності, оскільки втрачений документ вважається його власністю і роботодавцю не належить. Отже, ні про яке дисциплінарне порушення мова не йде.
Втратили трудову книжку на роботі: що робити
Незважаючи на всі обережності, на практиці нерідко виникає й інша неприємна ситуація, пов'язана з втратою роботодавцем належить працівнику документа. Наприклад, відповідальний співробітник, відповідальний за зберігання кадрової документації, втратив трудову книжку: що робити в такому випадку? Необхідно якомога швидше оформити дублікат, причому заява працівника в даному випадку не буде потрібно - адже документ загублений не з його вини.
Важливо: як тільки виявилася пропажа трудової книжки з вини організації, відразу ж складається відповідний акт.
Найневигідніше для роботодавця і хворобливе для працівника розвиток подій - виявлення пропажі трудової книжки безпосередньо перед звільненням. Без трудової книжки не можна влаштуватися на нову роботу або отримати статус безробітного, отже, звільняється співробітник позбавляється можливості працювати і претендувати на допомогу з безробіття аж до отримання дубліката.
В цьому випадку постраждала сторона має право звернутися для захисту своїх прав в ГИТ (зі скаргою на затримку або невидачу трудової, що само по собі вже вважається серйозним правопорушенням) або в суд - з позовом про відшкодування матеріальної та моральної шкоди. Чим оперативніше діє роботодавець при виявленні пропажі, чим швидше оформляє дублікат - тим менше його ризик стати відповідачем в суді.
Читайте по темі в електронному журналі
З чого починається оформлення дубліката при втраті трудової книжки, що робити, якщо на руках у працівника немає документів, що підтверджують стаж? Розберемося по порядку. Перше, що потрібно зробити - відновити відомості про стаж. Найчастіше необхідні для підтвердження стажу документи або їх копії вже є у працівника. Це можуть бути:
Необхідно переконатися, що всі документи, прикладені працівником до заяви про видачу дубліката, завірені печатками роботодавців та підписами їх уповноважених представників - керівників організацій, відділів і кадрових служб.
Зрозуміло, якихось документів може не вистачати. Щоб не втратити чесно напрацьований стаж, доведеться звернутися із запитами за попередніми місцями працевлаштування. Якщо в втраті винен роботодавець, збір інформації, якої бракує стає його завданням. Якщо трудова книжка загубилася з вини працівника, він бере на себе всі клопоти, пов'язані з підтвердженням стажу. Але навіть в цьому випадку кадрова служба повинна надавати йому всебічне сприяння. Загальновідомо, що багато організацій швидше і охочіше відповідають на запити від імені юридичних осіб, ніж на звернення колишніх співробітників.
Як бути, якщо нікому відправити запит при втраті трудової книжки, що робити, якщо організація вже ліквідована? Запит відправляється в державний чи муніципальний архів за місцем реєстрації ліквідованого роботодавця, або ж безпосередньо до Пенсійного фонду РФ.
Важливо: титульний аркуш дубліката трудової книжки обов'язково завіряється підписом посадової особи, що оформила документ, а також підписом його власника, що підтверджує правильність внесеної персональної інформації.
Важливо: вартість нового бланка, необхідного для оформлення дубліката трудової книжки, оплачує сторона, з вини якої був загублений або зіпсований оригінал.