Якщо терміни відрядження змінилися, як правильно оформити, консультантово

Іноді роботодавцям доводиться відкликати працівників зі службового відрядження або, навпаки, продовжувати її термін.

Як це правильно зробити?

Примітка. Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Жоден з цих документів не встановлює ні порядку відкликання працівника з відрядження, ні порядку продовження відрядження.
Згадаймо, які документи оформляє роботодавець при направленні працівника у службове відрядження.

Якими документами оформляється відрядження

До авансового звіту працівник повинен докласти посвідчення про відрядження, документи про наймання житлового приміщення, фактичні витрати на проїзд і про інших витратах, пов'язаних з відрядженням (п. 26 Положення про відрядження).
Крім авансового розрахунку, йому також потрібно представити письмовий звіт про виконану у відрядженні роботу, узгоджений з керівником свого структурного підрозділу (п. 26 Положення про відрядження).

Документальне оформлення зміни терміну відрядження

Наказ про відкликання з відрядження або продовження її терміну допоможе обгрунтувати виникли додаткові витрати і визнати їх в повній сумі в податковому обліку.

Відкликання з відрядження

Відкликати співробітника з службової поїздки роботодавець може в кількох випадках, наприклад:
- в зв'язку з достроковим виконанням працівником службового завдання;
- якщо під час проходження працівника до місця відрядження у виконанні службового завдання відпала необхідність;
- неможливо виконати службове завдання з незалежних від працівника причин.
Якими документами оформляється відкликання працівника з відрядження, покажемо на прикладі.

Після цього відділ кадрів підготує наказ від відкликання працівника з відрядження. Зразок наказу дивіться на с. 99.

При наявності наказу керівника організації начальник структурного підрозділу, в якому працює відряджений працівник, повинен повідомити працівника про відкликання з відрядження.
З наказом співробітник буде ознайомлений під розпис після повернення з відрядження.
А причини, через які він повернувся раніше, працівник викладе в звіті про виконану роботу за уніфікованою формою N Т-10а або формі, самостійно розробленої організацією і затвердженої її керівником.

Табель. Якщо співробітник повернувся з відрядження достроково, в табелі обліку робочого часу з дня його виходу на роботу буде проставлятися один з "робочих" кодів залежно від графіка його роботи, наприклад літерний код Я або цифровий 01 (тривалість роботи в денний час).

Перерахунок авансу. На підставі наказу про відкликання з відрядження бухгалтерія зробить перерахунок суми грошового авансу на відрядження, виданого працівнику перед від'їздом у відрядження.
Невитрачений залишок співробітник може повернути в касу організації, або ця сума буде утримана з його заробітної плати (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
При виплаті заробітної плати можна утримувати не більше 20% нарахованої суми (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продовження терміну службового відрядження

З яких причин може знадобитися продовження терміну відрядження? Відрядження може бути продовжена, наприклад, у зв'язку з виробничою необхідністю, коли:
- в цьому зацікавлена ​​приймаюча сторона;
- роботодавець доручає відрядженому працівникові додатковий обсяг роботи;
- працівник не встигає виконати завдання на відрядження, в тому числі з незалежних від нього причин.
Продовження можливе і через хворобу співробітника, а також у зв'язку з транспортними проблемами (наприклад, запізненням поїзда, літака, відсутністю квитків і т.д.).

Про продовження терміну відрядження працівнику повідомить начальник структурного підрозділу, в якому він працює.
З наказом співробітник зможе ознайомитися після повернення з відрядження. У звіті про виконану роботу за уніфікованою формою N Т-10а або формі, самостійно розробленої організацією, він вкаже причини, за якими затримався у відрядженні.

Примітка. Залучення працівників до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні провадиться з їхньої письмової згоди (ч. 2 ст. 113 ТК РФ).

Розрахунок з працівником. Після повернення з відрядження зі співробітником буде зроблено розрахунок, а саме:
- виплачені добові в повному розмірі (п. п. 11, 17 і 19 Положення про відрядження);
- відшкодовані документально підтверджені витрати по найму житлового приміщення в розмірі, визначеному колективним договором або локальним нормативним актом (п. п. 14 і 21 Положення про відрядження);
- виплачений середній заробіток за всі дні роботи за графіком, встановленим в організації, яка відряджає, а також за дні перебування в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі (п. 9 Положення про відрядження).

Цю та інші консультації з актуальних питань ви знайдете в інформаційному банку "Бухгалтерська преса і книги" системи "КонсультантПлюс".