Який розрахунок авансу влаштує податківців і трудовиків на 100%
С.А. Шилкин, керівник експертного спрямування журналу «Зарплата»
Аванс - зарплата за першу половину місяця. Але в Трудовому кодексі немає такого визначення. Немає і порядку розрахунку авансу, його встановлює компанія. При цьому роботодавець повинен враховувати вимоги трудової і податкової інспекції. Трудовики контролюють розмір, а податківці сплату ПДФО із зарплатних виплат.
Помилка в сумі авансу призводить до сумних наслідків. Якщо виплатити занадто мало - покарає трудова інспекція, якщо занадто багато - виникає ризик, що претензії про несплату ПДФО пред'явить податковий інспектор. Ми знайшли ідеальний спосіб розрахунку авансу, який враховує вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%.
За невиплату авансу - дискваліфікація
Роботодавець зобов'язаний платити зарплату двічі на місяць (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Навіть заяви працівників з формулюванням: «Прошу платити мені зарплату один раз на місяць" не вбережуть від неприємностей під час перевірки. Трудові інспектори накладуть штраф на компанію в розмірі до 50 000 руб. на керівника і бухгалтера - до 20 000 руб. (Ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ), а при повторному порушенні, можливо, дискваліфікують директора і бухгалтера (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ). Судді їх підтримають.
Андрій Смелаовіч Фролов, юрист, генеральний директор ТОВ «Центр правового захисту" ЕКСЛЕГЕ "»:
«Судді підтримують санкції, якщо компанія платить зарплату один раз місяць і щодо керівника раніше застосовувалося адміністративне покарання за це порушення. Наведу приклади рішень.
Штрафи для компанії в сумі 30 000 і 40 000 руб. залишили в силі:
Роструд не дозволяє платити всім фіксований аванс
Способи розрахунку авансу можна звести до трьох основних варіантів:
- відсоток від окладу;
- пропорційно відпрацьованому часу;
- фіксована сума в рублях.
Компанії воліють перші два варіанти. Це показало опитування на сайті zarp.ru.
Як ви вважаєте аванс по заробітній платі?
Результати опитування відвідувачів сайту zarp.ru:
50% від окладу - 19%,
43,5% від окладу - 3%.
Визначаємо фактичну зарплату за першу половину місяця - 34%,
Платимо фіксовану суму в рублях - 9%.
«Як визначати розмір авансу із зарплати, Трудовий кодекс не визначає. Компанія має право встановити відсоток від окладу, наприклад 40%, з коригуванням на фактично відпрацьований час в першій половині місяця (прим. Ред. - див. Приклад 1). »
Аванс у фіксованій сумі, наприклад 5000 руб. не порушує закон, але несе ризики для роботодавця. Він зобов'язаний буде його платити, навіть якщо працівник в першій половині місяця хворів, був у відпустці, відрядженні. За підсумками місяця зарплата може виявитися менше виплаченого авансу. Утримати ПДФО бухгалтер не зможе. Розберемо проблеми інших способів розрахунку авансу.
Розрахунок авансу в процентах від окладу
Чому обирають розмір авансу 40% окладу
«Припустимо, що оклад - 20 000 руб. У місяці 20 робочих днів (10 раб. Дн. + 10 раб. Дн.). Якщо аванс - 50% окладу, то:
- аванс 10 000 руб. (20 000 руб. Х 50%);
- до виплати за другу половину 7400 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. (ПДФО) - 10 000 руб. (Аванс).
Якщо аванс - 40% окладу, то:
- аванс 8000 руб. (20 000 руб. Х 40%);
- до виплати за другу половину 9400 руб. (20 000 руб. - 2600 руб. (ПДФО) - 8000 руб. (Аванс)).
Варіант авансу "40% окладу" дає рівніші виплати, ніж "50% окладу", більше відповідає вимозі про приблизно рівних частинах зарплати за першу і другу половину місяця ».
Зверніть увагу: аванс 40% окладу не звільняє бухгалтера від додаткових розрахунків, якщо першу половину місяця працівник відпрацював не повністю. Зарплату, в тому числі за першу половину місяця, працівник отримує за працю (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Якщо він не працював, зарплата йому не призначена. Наприклад, працівник з 1-го по 15-е число:
- хворів;
- перебував у відпустці;
- їздив у відрядження;
- прогулював.
Співробітник не працював. Значить, аванс за першу половину місяця компанія платити не зобов'язана. Якщо ж працівник з 1-го по 15-е число відпрацював частину днів, то розмір авансу треба скоригувати з урахуванням відпрацьованого часу.
Кадровик повідомить бухгалтеру, які працівники відпрацювали не всі дні з 1-го по 15-е число. Таким працівникам бухгалтер розрахує аванс пропорційно відпрацьованому часу. Цей порядок потрібно прописати в положенні про оплату праці або колективному договорі.
Працівник частину днів в першій половині місяця був у відпустці
Компанія платить зарплату за першу половину місяця 17-го числа. Розмір авансу - 40% окладу.
В якому розмірі працівник отримає аванс?
Отже, якщо вибирати розмір авансу між 40% або 50% окладу, то перший варіант більш вдалий. Але і він не позбавлений недоліків.
Проблема з ПДФО, якщо аванс - 40% окладу
Працівник отримав незароблений аванс: як рахувати ПДФО
Компанія платить аванс 16-го числа поточного місяця, а зарплату - 1-го числа наступного місяця. Розмір авансу - 40% окладу.
ПДФО з зарплати склав 1040 руб. (8000 руб. × 13%).
«Дата отримання доходу у вигляді зарплати (п. 2 ст. 223 НК РФ):
- останній день місяця, за який вона нарахована;
- останній день роботи співробітника в організації в разі його звільнення до закінчення місяця.
Ще не закінчився місяць, платити ПДФО з авансу закон не зобов'язує. Утримати податок слід при остаточному розрахунку з працівником за підсумками місяця. Сплатити до бюджету потрібно не пізніше наступного дня (п. 6 ст. 226 НК РФ) ».
Зразок 2. Пояснення податківцям про різницю між датами в рядках 100 і 110 форми 6-ПДФО
Що робити з незароблених сумою 2880 руб. в прикладі 2 вище? Пропонуємо два варіанти. Перший - врахувати її при видачі авансу за наступний місяць (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Залік частини виданого працівнику, але незаробленого авансу в рахунок зарплати за наступний місяць
Бухгалтер підготував бухгалтерську довідку (див. Зразок 3 нижче).
Зразок 3. Бухгалтерська довідка
Аванс пропорційно відпрацьованому часу
Трудові інспектори не проти, якщо ви розрахуєте аванс пропорційно відпрацьованому часу (формула нижче). Для них важливо, щоб ви врахували вимогу постанови Ради Міністрів СРСР від 23.05.57 № 566. У документі встановлено правило: розмір авансу за першу половину місяця має бути не нижче тарифної ставки робітника за відпрацьований час. Це положення цитує:
Формула. Аванс з урахуванням відпрацьованого часу
Розрахунок авансу пропорційно відпрацьованому часу
Яку суму авансу отримає працівник?
ПДФО при розрахунку авансу пропорційно відпрацьованому часу
Спосіб розрахунку авансу в прикладі 4 вище повністю відповідає офіційним рекомендаціям трудовиків. Однак, з точки зору бухгалтерів і податківців, він недостатньо хороший.
По-перше, до моменту розрахунку авансу бухгалтер повинен мати повну інформацію про час, відпрацьований у першій половині місяця кожним працівником. Але закривати табель два рази в місяць більшість роботодавців не хоче.
По-друге, можуть виникнути труднощі з розрахунком ПДФО. Наприклад, працівник піде на лікарняний з 16-го числа і проболеет до кінця місяця. За підсумками місяця суми до видачі немає. Вийде, що аванс - це зарплата за місяць. Але утримати ПДФО нема з чого. Розглянемо цю ситуацію на прикладі.
У другій половині місяця працівник хворів
Як пояснити податківцям різницю між датами отримання доходу і утримання ПДФО
У прикладі 5 вище виник значний часовий розрив між днем отримання доходу і датою утримання ПДФО. Цю різницю інспектори побачать у формі 6-ПДФО (див. Приклад 6 нижче).
Як заповнити блок рядків 100-140 в розділі 2 форми 6-ПДФО?
Записи в розділі 2 форми 6-ПДФО дивіться нижче (зразок 4)
Бухгалтер повинен написати пояснення. Зразок пояснень дивіться вище (зразок 2).
Ідеальний аванс - пропорційно окладу з коригуванням на понижуючий коефіцієнт 0,87
У прикладах 4-6 бухгалтер розрахував аванс пропорційно відпрацьованому часу. Але навіть дотримання цих правил привело до того, що утримувати ПДФО доводиться з нарахувань за наступний місяць.
Чи є безпроблемне спосіб розрахунку авансу? Так є. Досить розрахувати аванс пропорційним способом із застосуванням понижуючого коефіцієнта 0,87.
Аванс з коригуванням на коефіцієнт 0,87
Скористаємося умовами прикладів 4-6 і доповнимо їх. Локальним нормативним актом підприємства встановлено, що аванс розраховується пропорційно часу, відпрацьованому в першій половині місяця, з коригуванням на коефіцієнт 0,87.
Яку суму авансу отримає С.Н. Єрофєєв, якщо:
- оклад працівника 20 000 руб .;
Які записи в 6-ПДФО зробить бухгалтер?
Формула розрахунку авансу в даному варіанті виглядає так:
Ні трудової, ні податковий інспектор не оштрафують компанію, якщо ви запишіть у внутрішньому локальному нормативному акті, що вважаєте аванс виходячи з окладу пропорційно відпрацьованому часу і включіть в розрахунок понижуючий коефіцієнт 0,87.
Безкоштовні консультації
по трудовому праву
з охорони праці та кадрам
від 3500 рублів
супровід
підприємства
з охорони праці
Охорона праці
на підприємстві
Корисна інформація раз на місяць