Які витрати можна списувати при ССО

З цієї статті ви дізнаєтеся як списати разову премію, якщо виплатили її нема за роботу, а до свята, коли вартість благоустрою території можна врахувати при ССО і коли компенсацію, виплачену працівникові за використання майна, можна врахувати у витратах.

Перелік витрат при спрощеній системі оподаткування чітко обмежений. Однак фірми та індивідуальні підприємці списують і ті витрати, які безпосередньо в переліку не вказані. Наприклад, витрати на благоустрій території, покупку води для співробітників, добровільну страховку. Податківці часто проти обліку таких витрат, але в суді платникам податків вдається виграти, якщо знайти правильні аргументи.

У даній статті ми розглянули 10 найнебезпечніших витрат на спрощеній системі. Через яких доводиться судитися. З'ясували, за допомогою яких аргументів можна виграти суперечку. А коли краще справа до суду не доводити. Цей матеріал допоможе вам оптимально враховувати спірні витрати.

Виплатили співробітнику разову премію

У чому небезпека. Списати при ССО можна тільки разову премію, пов'язану з виконанням трудових обов'язків. А ось щодо премій до ювілею, свята, пам'ятної дати можуть бути складності.

Як вчинити. Разову премію врахуйте як витрати на оплату праці, якщо вона:

передбачена трудовим або колективним договором з працівником, локальними актами;
покладається за трудові показники, тобто за хорошу роботу співробітника.

Зверніть увагу. Списати разову премію при ССО можна, якщо вона передбачена трудовим договором. І покладається за хорошу роботу. Премії до свят враховувати небезпечно.

Якщо премія нараховується не за працю, а, наприклад, до свята, враховувати при ССО її небезпечно. Оскільки податківці не вважають таку виплату витратою на оплату праці.

Але у вас є можливість відстояти в суді витрати на премію. Якщо ви готові до цього, поступите таким чином. У положенні про преміювання пропишіть, що премії до свят ви не сплачуєте співробітникам, у яких є дисциплінарні проступки. Тим самим ви підтвердите, що заохочуєте тільки сумлінних працівників. А значить, премія пов'язана з трудовою діяльністю. При таких умовах судді іноді стають на бік роботодавців. І дозволяють списувати невиробничі разові премії як витрати на оплату праці.

Заплатили сторонній фірмі за благоустрій території

У чому небезпека. Витрати на благоустрій території не зазначені в списку витрат при спрощеній системі. Тому списувати їх ризиковано.

Як вчинити. Якщо не хочете суперечок, не зважайте витрати. Справа в тому, що податківці не визнають витрати на благоустрій території економічно обгрунтованими. Не вважають їх необхідними для бізнесу. Зокрема, не дозволяють враховувати витрати на влаштування доріжок, лавок, посадку дерев і чагарників, газонів.

А ось витрати на укладання асфальту відстояти в суді можна. Арбітри вважають, що такі витрати мають виробничу спрямованість. Тому дозволяють їх списувати. Врахувати витрати можна як матеріальні. По суті це будуть витрати на оплату послуг сторонніх фірм і бізнесменів. Списати матеріальні витрати в податковому обліку можна відразу після оплати. За умови, що роботи з благоустрою прийняті.

Аргументи для суду такі: асфальтування потрібно фірмі або бізнесмену, щоб забезпечити проїзд і прохід до службового будівлі. Значить, витрати пов'язані з бізнесом. Отже, їх можна списати при ССО.

Зверніть увагу. Витрати на укладання асфальту можна врахувати при ССО. Але в суді доведеться доводити, що вони пов'язані з бізнесом.

Замість компенсації за використання майна платите орендну плату

Щоб повністю списати компенсацію за експлуатацію майна, поступите так. З співробітником, який використовує майно в службових цілях, укладіть договір оренди. І в суму орендної плати включите компенсацію. Тоді замість компенсації ви будете перераховувати працівнику орендну плату. І зможете повністю включити її до витрат при спрощеній системі. Причому врахувати можна буде не тільки компенсацію по автомобілю і мотоциклу, але і по іншому майну.

Перерахували співробітнику компенсацію за використання майна

У чому небезпека. Врахувати в податковому обліку за ССО можна тільки компенсацію за експлуатацію автомобіля або мотоцикла. За інше майно - не можна. Адже в Кодексі чітко прописано: компенсація враховується у витратах тільки за нормами, встановленими законодавством. А такі норми є лише для машин і мотоциклів.

Як вчинити. Спишіть компенсацію за авто і мотоцикла, але лише в межах норм.

Зверніть увагу. Компенсація за нормами включає в себе в тому числі і вартість витраченого ПММ. Витрати з урахуванням бензину понад витрат на пальне врахувати не вийде (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Провели Спецоцінка робочих місць

У чому небезпека. Спецоцінка не входить в закритий список витрат по УСН. Значить, врахувати її не можна.

Як вчинити. Не вмикайте вартість спеціальної оцінки умов праці до витрат при спрощеній системі. Оскільки чиновники проти її обліку. Той факт, що ви проводите дану процедуру в силу закону, не має значення. Витрати все одно не можна врахувати.

Судова практика щодо списання Спецоцінка ще не склалася. Тому йти в суд може бути ризиковано.

Купили питну воду для співробітників

У чому небезпека. Вода для співробітників відноситься до витрат на забезпечення нормальних умов праці. А вони в перелік витрат на спрощеній системі не входять.

Як вчинити. Якщо не хочете суперечок, краще не враховуйте витрати. Так як чиновники проти їх списання.

Якщо готові йти до суду, можете визнати витрати на воду. Практика показує, що в суді можна відстояти необхідність покупки води. Арбітри вважають дані витрати обгрунтованими. Оскільки вони є обов'язковими в силу ТК Україна - забезпечують нормальні умови роботи співробітників (ст. 163 ТК РФ). А також задовольняють їх побутові потреби (ст. 22 і 223 ТК РФ). Значить, списати витрати можна. Правда, вірогідність довести в суді свою правоту невелика. Так як рішення арбітрів вже старі. І є ризик, що зараз судді можуть орієнтуватися на більш свіжі листи Мінфіну, що не на користь спрощенців.

На замітку. Відстояти витрати на питну воду можна тільки в суді. Податківці зазвичай знімають такі витрати.

Купили добровільну медстраховку співробітникам

У чому небезпека. Можуть бути проблеми з урахуванням витрат, якщо договір ДМС уклали на строк менше року. Або якщо в трудовому договорі з працівником не вказали, що медстраховка оплачується роботодавцем.

Як вчинити. Врахуйте вартість страховки як витрати на оплату праці. Але тільки якщо у вас виконуються наступні умови:

страховий договір ви уклали як мінімум на один рік;
умова про вид та порядку ДМС за ваш рахунок прописали в колективному або трудовому договорі з працівником. Якщо такого положення там немає, внесіть його додатковою угодою. Зразок додаткової угоди ми привели справа;
у організації, з якою ви уклали договір ДМС, є ліцензія на роботу. Як правило, номер ліцензії вказується в договорі страхування. Якщо його там немає, запитайте у організації копію ліцензії або попросіть прописати її номер в контракті.

Якщо зазначені умови не дотримуються, визнати витрати ви не зможете. Відстояти їх в суді також не вийде. Так як всі умови для обліку витрат чітко прописані в Податковому кодексі РФ.

Зверніть увагу. Врахувати витрати на ДМС ви можете тільки в межах ліміту. Він становить 6% від загальної величини витрат на оплату праці. Скільки договорів ви зробили висновок, неважливо. Все одно потрібно орієнтуватися на даний ліміт. Норматив розраховуйте на кінець кожного звітного (податкового) періоду. Тобто за підсумками кварталу, півріччя, 9 місяців і року.

При підрахунку витрат на оплату праці не зважайте витрати за договорами обов'язкового страхування працівників, добровільні внески роботодавців на накопичувальну частину пенсії. А також витрати за договорами добровільного особистого страхування, в тому числі витрати на ДМС.

Важлива обставина. Витрати на ДМС працівників можна списати при ССО. Але не більше ніж 6% від загальної величини витрат на оплату праці.

Приклад обліку витрат на добровільну медстраховку працівників

Орендували квартиру для відряджень

У чому небезпека. Врахувати витрати на оренду квартири можна тільки за ті дні, коли там проживали співробітники. Орендну плату за період, коли квартира була порожня, списати не можна.

Як вчинити. Якщо не хочете суперечок, дійте так. Самостійно порахуйте суму орендної плати, яку можна віднести на витрати за підсумками місяця. Для цього складіть бухгалтерську довідку. У ній вкажіть вартість оренди, час, протягом якого жили працівники в квартирі. Це час визначте на підставі наказів про відрядження, авансових звітів, квитків тощо. Потім ціну оренди поділіть на кількість днів у місяці та помножте на число днів проживання працівників. Так ви отримаєте суму, яку можна списати при спрощеній системі.

Якщо готові відстоювати витрати в суді, спишіть витрати повністю. Адже НК Україна дозволяє враховувати витрати на оренду житла у відрядженні в повному розмірі. Арбітри в цьому питанні іноді стають на бік платників податків. Особливо якщо вартість оренди квартири нижче витрат на готель.

Приклад розрахунку витрат на оренду квартири у відрядженні

Бухгалтер списала на витрати орендну плату в сумі 14 516,12:

(45 000. 31 дн.) × 10 дн.

Отримали виписку з ЕГРЮЛ або ЕГРІП на контрагента

У чому небезпека. Витрати на отримання виписки з держреєстрів юросіб і підприємців прямо не передбачені при ССО. Тому списувати їх ризиковано.

Як вчинити. Краще не визнайте у витратах плату за виписку з ЕГРЮЛ і ЕГРІП. Незважаючи на те що її вартість невелика (звичайна виписка коштує 200. Термінова - 400), чиновники не дозволяють її списувати. Пояснюючи це тим, що плата за виписку не є адміністративний збір. Значить, списати її не можна.

Заплатили неустойку за договором

У чому небезпека. Неустойки немає в списку витрат по УСН. Тому списувати її не можна.

Як вчинити. Не вмикайте вартість неустойки за договором до витрат при спрощеній системі. Чиновники проти її обліку. А судова практика відсутня.

Зверніть увагу. До неустойку не відносяться законні відсотки. Вони відрізняються від неустойки тим, що не є санкціями за договором. А виступають платою за користування грошима, тобто відсотками. І нараховуються в силу законодавства.

Важлива обставина. Неустойку не можна врахувати при спрощеній системі. А ось законні відсотки списати можна.

Підприємець сплатив своє навчання

У чому небезпека. Оплата навчання - це особисті потреби індивідуального підприємця. Вони не передбачені переліком витрат при спрощеній системі (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Як вчинити. Чи не списуйте витрати на навчання підприємця. Чиновники проти обліку таких витрат. У суді також відстоювати витрати марно. Так як особисті потреби бізнесмена не є витратою при спрощеній системі. Це власні витрати ІП як фізособи. Тому врахувати їх не можна.

А ось витрати на навчання співробітників врахувати можна. Списати дозволяється витрати на підготовку і перепідготовку штатних працівників. При цьому витрати повинні відповідати нормам, зазначеним у пункті 3 статті 264 НК РФ. Навчання повинно проводитися:

в інтересах роботодавця;
українською організацією, яка має ліцензію на освітню діяльність, або іноземної освітньою організацією з відповідним статусом;
за основними професійними освітніми програмами або додатковим професійними програмами.

Нюанси, які потребують особливої уваги:

Врахувати разові премії ви можете, тільки якщо передбачили їх трудовим договором і виплатили співробітникам за роботу. Премії до свята визнавати ризиковано. Чиновники не вважають їх витратою на оплату праці.
З витрат на благоустрій в суді можна відстояти тільки витрати на укладання асфальту. Решта списувати небезпечно.
Замість компенсації за використання майна співробітнику вигідніше платити орендну плату.