Які правила видачі трудової книжки при звільненні

Видача трудової книжки при увольненіі- обов'язкова процедура при розірванні трудового договору з працівником. Перед видачею трудової книжки при звільненні потрібно внести в неї відповідний запис, що відображає причину звільнення, період роботи в даній організації і займану посаду.

Внесення запису до трудової книжки при розірванні договору

Факт звільнення працівника підтверджується відповідним наказом, на підставі якого робиться запис у трудовій книжці. Запис містить терміни звільнення та підстави для припинення трудових відносин.

Сама запис про звільнення проводиться в такому порядку:

в графі 1 проставляється порядковий номер запису;
графа 2 відображає дату звільнення;
графа 3 містить відомості про самого звільнення (його причини);
графа 4 дає інформацію про наказ, на підставі якого було розірвано трудовий договір.

Запис про розірвання трудового договору повинна включати посилання на підставу - відповідну статтю ТК РФ.

Отримання трудової книжки при звільненні

Видача трудової книжки при звільненні регламентується законодавством. Згідно ст. 84.1 ТК РФее необхідно передати працівникові в останній робочий день, який і вважається днем звільнення.

Однак в деяких випадках в день звільнення працівник може бути відсутнім на робочому місці або відмовитися від отримання книжки. При таких обставинах слід відправити йому поштою повідомлення, що містить прохання з'явитися в організацію для отримання трудової книжки або пропозицію переслати документ поштою. Поштова пересилка допускається тільки після отримання письмової згоди на це звільненого співробітника. Дотримання цієї процедури знімає з роботодавця подальшу відповідальність за несвоєчасну відправку документа.

Видача трудової книжки стороннім громадянам

Іноді допускається передача документа і без участі звільненої особи. У разі смерті співробітника трудову книжку також слід оформити за всіма правилами, внести відповідні записи і передати родичам померлого. Документ може бути відправлений поштою за їх письмовою заявою. Підтвердженням наявності родинних стосунків може бути будь-який документ: свідоцтво про народження, про шлюб та ін.

Отримати трудову книжку має право і довірена особа звільненого працівника. При цьому потрібно пред'явити оформлену довіреність, що містить такі елементи:

відомості про зацікавлених осіб (довірителя та отримувача), реквізити посвідчують їх особу документів;
характер скоєних довіряємо дій;
зразки підписів;
терміни дії документа.

Видачу книжки необхідно закріпити розпискою довіреної особи про її отриманні. Якщо видача документа неможлива через відмову в отриманні або незатребуваності, його слід зберігати до запитання. Максимальний термін зберігання роботодавцем становить 75 років.

Відповідальність роботодавця за несвоєчасну передачу трудової книжки

Отже, роботодавець зобов'язаний провести видачу трудової книжки при звільненні працівника в останній робочий день або направити документи іншими способами, якщо яку звільняє особа не перебувала на робочому місці.

У разі затримки видачі документа, внесення невірних записів всю відповідальність несе роботодавець. Він же зобов'язаний відшкодувати працівникові дні прострочення за неотриманий документ в розмірі середнього заробітку (ст. 165 НК РФ). Новий день звільнення підтверджується наказом, на підставі чого обов'язково потрібно зробити в книжці інший запис. Попередній запис при цьому визнається недійсною.

Важливо! Неверниесведенія в документі можуть бути оскаржені працівником в судовому порядку.

Але навіть якщо роботодавець не відмовляється від внесення виправлень, він все одно може понести відповідальність, в тому числі за позовом про відшкодування матеріальної шкоди, якщо працівник був позбавлений можливості працевлаштуватися. Також компенсація покладена в випадках незаконного звільнення, переведення на іншу посаду без отримання згоди громадянина (ст. 234 ТК РФ).

Роботодавець понесе відповідальність і в разі його відмови в пред'явленні інформації співробітникам. Це стосується не тільки видачі самого документа, але і копій. У цих ситуаціях для керівних осіб може наступити кримінальна відповідальність на підставі положень ст. 140 КК РФ. Покаранням можуть послужити штрафи у великих розмірах або заборона обіймати певні посади.

Про те, як побудувати кадрову політику, в тому числі щодо збору та зберігання необхідної документації, см. В статті «Порядок ведення кадрового обліку на підприємстві».

Зверніть увагу! Видача документа із запізненням без поважних причин чревата для організації штрафом в розмірі від 30 000 до 50 000 руб. а також припиненням діяльності до 90 днів. Для підприємців сума штрафу складе від 1 000 до 5 000 руб. При повторних протиправних діях подібного характеру штрафи можуть бути збільшені до 70 000 руб. для юридичних осіб і до 20 000 руб. для ІП (пп. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Але при деяких обставинах відповідальність за затримку видачі трудової книжки з роботодавця знімається. Це відбувається, якщо останній робочий день не збігається з днем звільнення. Наприклад, при звільненні жінки, яка перебуває у декретній відпустці, передати їй документ в той же день не завжди можливо в зв'язку з її відсутністю на робочому місці. Те ж відноситься і до осіб, які вчинили прогул. У таких випадках документ необхідно відправити працівника не пізніше 3 днів після його звернення.

Процедура оформлення звільнення співробітників включає обов'язкову видачу їм відповідної документації, в тому числі трудової книжки. Своєчасна видача трудової книжки при звільненні з вірно внесеними записами завіряється підписом співробітника. Відповідальність за подальше зберігання документа з роботодавця при цьому знімається.

Якщо передати трудову книжку неможливо, необхідно письмово запросити у звільненого співробітника дозвіл на поштову пересилку. У деяких випадках допускається передача документа і довіреним особам.