Як зробити роботу бухгалтерії максимально ефективної
Будь-який керівник мріє, щоб його підлеглі працювали якісно, швидко, без конфліктів і збоїв в роботі. Часом, щоб досягти цієї ідилії, керівники підрозділів, в тому числі і головні бухгалтери, вдаються до не дуже популярним в народі методам: штрафам за прострочений звіт, позбавлення премії, догани і т. П. Але потім вони, як правило, констатують, що введення в бухгалтерії строгих порядків не приводить до бажаного результату - звіти вчасно не здаються, аврали і раніше перетікають з кварталу в квартал. На думку лектора, уникнути цього допоможе тайм-менеджмент, вміння грамотно мотивувати співробітників і вирішувати конфліктні ситуації.
Лектор семінару: Тетяна Владиславівна Курдюмова. бізнес-тренер, консультант, керівник тренінгового проекту «БУХТренінг. RU »
Планується. Тайм-менеджмент для бухгалтерії
Система ефективного планування часу, повірте мені, творить чудеса. Саме грамотне визначення цілей, чітке планування довгострокових, середньострокових і короткострокових завдань, а також вміле делегування повноважень здатні зробити зі звичайної бухгалтерської служби зразок для наслідування. Це зовсім не означає, що головбух як керівник повинен прискіпливо стежити за дослівним виконанням співробітниками своїх посадових інструкцій і засікати з секундоміром, коли хто прийшов на роботу. Я говорю швидше про виявлення сильних сторін кожного працівника, їх розвитку і правильному використанні. Саме в цьому і полягає головне завдання хорошого керівника.
У плануванні, як свого робочого часу, так і роботи всього бухгалтерського колективу, головбухові допоможе тайм-менеджмент. Він повинен грунтуватися на цілях бухгалтерії. Запам'ятайте: все, що для цілей бухгалтерії не важливо, ваші підлеглі робити не повинні. Завдання головбуха - вибудувати роботу таким чином, щоб, наприклад, запити інших відділів надходили в строго обумовлений час і в строго обумовленою формі.
Делегує. Як розставити пріоритети і призначити відповідальних
Що стосується делегування повноважень - це не тільки розподіл відповідальності, а й елемент мотивації. Делегуючи повноваження, ми тим самим надаємо співробітникам право відповідати за свої рішення. Це дуже важливо. Як керівник, ви повинні завжди пам'ятати, що, працюючи в атмосфері недовіри, людина не може розкрити свої найкращі якості. Але як тільки він отримує нехай невеликий, але відповідальну ділянку роботи, де все залежить тільки від нього, у співробітника з'являється стимул і можливості для реалізації своїх амбіцій.
Делегування ґрунтується на установці, що кожна справа має мати відповідального виконавця по можливості на самому нижньому рівні. При цьому контроль можливий тільки за попередньою домовленістю. Зверніть увагу, що це не втрата контролю, а лише передача його іншим, заснована на довірі.
Передбачаю ваші заперечення, що делегувати повноваження непросто. Дійсно, це так. На цей процес піде не один день, але, запевняю вас, ці зусилля окупляться. Вчити - основне завдання керівника. А головна запорука успіху - відповідна зацікавленість підлеглих. Доручаючи співробітнику ділянку роботи, треба чітко прописати зони відповідальності і повноважень. Тобто конкретно вказати, які рішення працівник приймає сам, а які - порадившись з вами. Інших співробітників бухгалтерії треба обов'язково довести до відома про якісь нові повноваження їх колеги.
Ставши власником нових повноважень, співробітник повинен чітко розуміти терміни, ступінь відповідальності, а також свої можливості по залученню ресурсів. Тобто бухгалтер повинен знати, на які ресурси - фінансові, матеріальні та людські - він може розраховувати в своїй роботі.
Мотивує. Як допомогти підлеглим працювати із задоволенням
Безумовно, делегування повноважень є одним із способів мотивації, але далеко не єдиним. Існують різні види нематеріальної мотивації, яка націлена на підвищення інтересу співробітників до роботи. Відбувається це завдяки активній участі керівника в житті кожного члена колективу, розуміння того, що важливо для кожного співробітника. Це зажадає від головбуха багато сил і енергії, але незабаром принесе значні плоди.
Щоб зрозуміти, що важливо для ваших працівників, давайте подивимося на класичну схему потреб людини - піраміду Маслоу. Так, на нижній сходинці стоять фізіологічні потреби, за ними - потреба в безпеці, далі потреба в спілкуванні, соціалізації, вище - в повазі і визнання. На вершині піраміди стоїть потреба в самоактуалізації, тобто в реалізації своїх цілей, здібностей і талантів. Так ось нематеріальна, тобто негрошова мотивація впливає на всі чотири верхні поверхи піраміди (безпека, соціалізація, повагу, самореалізація).
Також необхідно пам'ятати, що розрізняють два види людей. Перший - з внутрішньою мотивацією До досягнення цілей. Другий - з внутрішньою мотивацією ВІД, тобто націлених на уникнення невдач. Перших не так багато, і їм дуже важливо бачити попереду мета і розуміти, навіщо вони працюють. Перед ними необхідно постійно малювати можливості, що відкриваються, показувати вершини для підкорення. Найкраща мотивація для них - зростання по кар'єрних сходах, нові знання і навички, можливість самореалізації. Для таких людей сама додаткова робота стає мотивуючим фактором. Тим же, хто уникає невдач, потрібно чітко окреслити неприємності, які відбудуться, якщо робота не буде виконана.
Як правило, серед бухгалтерів більшість людей - з системою мотивації ВІД. Вони бояться допустити помилку, готові годинами перевіряти дані, аби чого не вийшло. В цьому випадку краще всього працює така постановка задачі: якщо ви випишете рахунок-фактуру без затримок, то в подальшому не виникне конфліктів з відділом продажів і т. Д.
Не бійтеся конфліктів. Уміння вирішувати конфлікти без втрат
Ще одна важлива складова ефективної роботи бухгалтерії - це вміння керівника грамотно розрулити конфліктну ситуацію. Я вважаю, що конфлікти можна, звичайно, і уникати, але краще їх вирішувати, тому що конфлікт - ознака того, що щось не в порядку. Саме він дає додаткову інформацію, дозволяє людям висловити свої думки і почуття, точку зору, задовольняє потреби в самоповазі. В результаті створюються умови для інтенсивного розвитку підрозділу.
Головбух повинен бути готовий керувати ситуацією під час конфлікту. Для цього насамперед потрібно визначити своє ставлення до подій. Поки не вдасться домогтися визначеності зі своїми почуттями та намірами, конфлікт вирішити не вийде.
Наступний етап - визначити можливі інтереси і позиції всіх учасників конфлікту, а також справжні причини виникнення зіткнення інтересів. У будь-якому випадку дайте опонентам виговоритися. Пам'ятайте: поки людина знаходиться в стані сильного емоційного напруження, логічні аргументи на нього не діють. Так, наприклад, пояснити незадоволеному контрагенту, що його вимоги або претензії не мають правового обгрунтування, можна тільки після того, як він «випустить пару». Вказуючи людині на його неправоту, потрібно критикувати дії і вчинки, а не саму людину.
І останнє. Конструктивне вирішення конфлікту полягає в знаходженні рішення, яке влаштовує всіх учасників конфлікту. Спиратися при цьому необхідно саме на ті потреби кожного учасника конфлікту, які є для нього першочерговими. Якщо, наприклад, двоє хочуть зайняти одну і ту ж посаду, то постарайтеся з'ясувати, що саме приваблює кожного з претендентів. Цілком може виявитися, що для одного на цій посаді найбільш привабливою є висока зарплата, а для іншого - положення і кар'єрний ріст.
Для знаходження «золотої середини» інтересів можна запропонувати якесь рішення або влаштувати перебір альтернативних варіантів, або спробувати спільно згенерувати той вихід із ситуації, який буде оптимальним. Саме такого мудрого підходу до вирішення будь-яких проблем очікують підлеглі від свого керівника.
Контроль потрібен у тому числі і для похвали
Як я говорила, контроль підлеглих - це одна з основних задач керівника. Було б чудово, якби ви налаштували себе так, що контролюєте ви не для того, щоб знайти огріхи в роботі, а для того, щоб виявити, що ваш співробітник зробив сьогодні краще, ніж зазвичай. А виявивши - похвалити. Якщо ж вам доводиться критикувати підлеглих, то постарайтеся, щоб ця критика дала позитивні результати. Тому раджу вам виконати наступні дії. Замість звичних слів «Що ти тут нагородили?», «Скільки разів тобі можна повторювати?» Перш за все опишіть неправильна дія вашого підлеглого. Наведіть тільки факти без їх оцінки. Мотивуйте, спираючись на правила, методологію, попередні домовленості і т. П. Попросіть працівника виправити помилку, помістіть терміни виконання. Запитайте, яка йому потрібна допомога і в разі необхідності надайте її. Підтримайте працівника, скажіть, що вірите в його сили, що завжди готові йому допомогти. І пам'ятайте: ні в якому разі не можна критикувати підлеглих у присутності третіх осіб.