Як зняти хороший офіс для малого бізнесу

український малий бізнес динамічний і непередбачуваний. І практично перед кожним керівником коли-небудь, та й постає питання необхідності оренди офісу. Зрозуміло, знімати приміщення доводиться в економ-секторі, так як грошей у стає на ноги компанії не багато. І орендарі на практиці неминуче стикаються з безліччю проблем і питань. Оренда офісу.

Як зняти хороший офіс за розумні гроші

І орендарі на практиці неминуче стикаються з безліччю проблем і питань. Оренда офісу - справа відповідальна, непроста, багате нюансами і деталями. Природно, щоб правильно зняти офіс потрібно врахувати ці тонкощі і вжити належних заходів для отримання підсумкової мети. Правильно орендувати офіс - це означає:

орендувати офіс на найбільш рентабельних умовах;
орендувати офіс. що відповідає всім поставленим умовам і побажанням;
за короткий термін;
укласти угоду юридично грамотно згідно з існуючим законодавством.

аналіз ситуації

На початковому етапі пошуку приміщення необхідно чітко визначитися, що саме вам необхідно. Вибір офісу залежить від можливостей компанії та особливостей її бізнесу. Тому потрібно проаналізувати пропозиції офісної нерухомості, зіставити їх з власними ресурсами і прийняти рішення, що ви будете шукати.

Якщо ви плануєте знімати офіс на термін більше трьох років, то вигідніше його купити, а не орендувати приміщення. Звичайно, не кожна компанія може дозволити собі інвестувати в покупку нерухомості велику суму. Тому в таких випадках фахівці рекомендують наступний варіант: офіс купується, а потім під нього береться кредит в банку.

вибір приміщення

До вибору приміщення під офіс потрібно підходити серйозно і грунтовно, з урахуванням всіх можливостей і потреб орендаря. Перш ніж вибирати приміщення під офіс, ретельно зважте і вирішите, які саме функції найбільш важливі для вашого майбутнього офісу, і тільки виходячи з цього, вибирайте розташування і формат об'єкта.

Адже, якщо для однієї компанії ідеальним буде представницький бізнес-центр. куди не соромно запросити важливого клієнта, то для інших фірм, що займаються будь-якими побутовими послугами (слюсарні майстерні, мовні курси, стоматологічні кабінети і т. д.), центр з його інфраструктурою не так важливий.

Часом таким конторам навіть вигідніше існувати в тихих спальних районах, де немає великої конкуренції, але при цьому проживає достатня кількість потенційних клієнтів.

Такі фірми нерідко вибирають під офіс невелике приміщення в житловому будинку, значно віддаленому від найближчої станції метро. А для молодих компаній зі скромним бюджетом такий варіант взагалі може виявитися єдино прийнятним. Все залежить від можливостей і пріоритетів компанії.

Зберіть якомога більше інформації про пропонований офісному приміщенні, про район, в якому воно знаходиться, про його власника. Отримавши цю інформацію, ви будете мати найбільш повну картину про пропонований варіанті комерційної нерухомості, а значить, зможете впевнено вести себе з партнерами по переговорах.

Місцезнаходження

Воно безпосередньо залежить від кількості клієнтів компанії. Якщо бізнес пов'язаний з великим числом відвідувачів, офіс повинен бути розташований в центрі, в місці з високою прохідністю, на першому поверсі з окремим входом. Якщо немає і офіс потрібен для внутрішніх потреб - можна вибрати периферійний район міста, не звертати увагу на прохідних вулицях і бізнес-центрах.

Вибираючи район для майбутнього офісу, необхідно врахувати всі витрати, які можуть бути пов'язані з його місцем розташування. Наприклад, підрахувати, у скільки обійдеться фірмі доставка співробітників на роботу і з роботи, якщо офіс розташований у важкодоступному місці.

вибираємо клас

Клас офісу залежить як від потреб бізнесу, так і від можливостей власників. На даний момент в Москві вартість оренди офісу класу «А» становить $ 600-800 за кв. м, класу «В» - $ 450-600 за кв. м, класу «С» - $ 350-450 за кв. м. При цьому середня орендна плата в Москві дорівнює $ 500-600 за кв. м з ПДВ.

Слід врахувати, що хоча і існує загальноприйнята класифікація офісів, лише деякі професіонали здатні чітко розмежувати цей сегмент ринку за класами в досить специфічних українських умовах. Більшість пропозицій на вторинному офісному ринку - приміщення в колишніх НДІ, адміністративних і виробничих будівлях радянської пори.

Тому, всупереч західній традиції, клас офісу у нас часто залежить не від рівня будівлі, а від якості ремонту, який справили орендодавці. В результаті, в одному і тому ж будинку можуть пропонуватися і офіси класу «С», і більш просунуті - класу «В», і приміщення, які взагалі складно віднести до якогось класу.

Якщо бізнес розрахований на заможну публіку, потрібен офіс з якісним набором послуг, таких як паркування, зручний під'їзд, швидкісні ліфти і т. Д. А чим вище клас офісу, тим більше що управляє компанія таких послуг надає. Якщо рівень клієнтів нижче, то переплачувати за оренду не має сенсу.

Площа офісу

Площа офісу повинна визначатися виходячи з кількості співробітників, які будуть в ньому працювати. Цей показник слід прорахувати заздалегідь. І врахувати, що тіснота провокує психологічну напруженість на робочих місцях. Але і зайве простір недоцільно.

Самостійно або через посередника?

При цьому від орендаря потрібно бути обізнаним про обстановку на ринку комерційної нерухомості, і мати колосальні пізнання в області законодавства і юриспруденції. Ви відразу ж зіткнетеся з браком інформації.

Робота з агентством нерухомості

Щоб грамотно зняти офіс через агентство, потрібно в першу чергу сформулювати свої вимоги, які пред'являються до орендованого офісу, при цьому правильно розставити пріоритети - це допоможе вашому агенту підбирати в тому числі і найбільш близькі вам компромісні варіанти, що може збільшити вибір площ і прискорити проведення угоди.

У відповідь на обурення клієнта співробітники фірми розводять руками і пропонують купити оновлений список. Подібні фокуси розпізнаються на етапі читання договору, який на перевірку виявляється не агентськими, а інформаційним.

По-друге, не рекомендується користуватися послугами компаній, які тільки зводять орендаря з орендодавцем, чи не супроводжуючи переговори і не відстоюючи інтереси клієнта. Серйозні агентства-посередники не тільки підшукують підходящий варіант, але і перевіряють правовстановлюючі документи орендодавця і беруть на себе обговорення умов договору та реєстрацію угоди.

Як правило у орендодавців є свої юристи та служби роботи з орендарями, вони нав'язують свій типовий договір і не люблять вносити змін. Чи не підкований юридично орендар, підписуючи такі папери, може дуже пошкодувати про це в майбутньому.

Укладання договору

Обов'язково вивчіть ринок комерційної нерухомості, перш ніж вступати в договірні відносини з орендодавцями або власниками об'єктів нежитлового фонду. Всі ті знижки, сприятливі умови для оренди або купівлі, які ви захочете отримати, здійсняться, якщо будете аргументовано і зі знанням справи говорити, доводячи правоту своєї думки.

Прислухайтеся до думок і ідей професіоналів. Вони краще бачать і відчувають як позитивні, так і негативні моменти, адже за їх плечима, як правило, багаторічний досвід роботи.

Якщо ви знайшли офіс самостійно, то перед укладанням договору зверніть увагу на наступні нюанси.

Перевірка орендодавця

Об'єкт може мати самостійний облік (кадастровий номер), або бути частиною іншого об'єкта. Будучи складовою частиною цілого, він може бути як описаний в кадастровому паспорті, так і немає (прикладається ситуаційний план розташування приміщення, що забезпечує точну прив'язку до місцевості).

За допомогою цих відомостей існує можливість визначити власника переданого в оренду приміщення, або об'єкта, в якому дане приміщення знаходиться. У випадках, коли в договорі оренди відсутні точні дані про що здається майно, такий договір вважається неукладеним і, отже, не може нести будь-які наслідки.

Право здачі приміщення в оренду, за статтею 608 ЦК РФ, має його власник. Тому, спочатку необхідно перевірити, чи дійсно орендодавець є власником, і чи має він право здати необхідне вам приміщення в оренду.

Якщо приміщення здається в суборенду (тобто здається від імені орендаря, раніше оформив договір оренди з власником), необхідно, крім перевірки прав власника, додатково уточнити, чи дозволено це орендарю: зазвичай ці моменти прописуються в його договорі оренди. Перевірити права орендаря, що здає площу в суборенду, можна також через виписку ЕГРП. Якщо його договір оренди не зареєстрований в ЕГРП, то від такої угоди бажано відмовитися.

Якщо інтереси власника представляє інша особа, наприклад, керуюча компанія, дочірня компанія, інші особи, також необхідно переконатися в правочинності їх дій.

Можуть виникнути ситуації, коли вам буде запропоновано укласти кілька договорів, в тому числі з різними особами, наприклад, договір оренди з власником і договір з керуючою організацією. Необхідно також піддати експертизі всі документи і підтвердити правомочності сторін.

Представник компанії-орендодавця повинен мати повноваження для укладення угоди, що також повинно бути перевірено. Якщо це директор фірми, він може розпоряджатися лише 25% власності компанії.

У будь-якому випадку, запорукою доброчесності орендодавця стане включення в пакет документів завіреної копії наказу про призначення представника компанії на посаду директора, а в окремих випадках також протокол зборів акціонерів, на якому він був уповноважений укладати подібні угоди.

Якщо представник діє за дорученням, необхідно прикріпити до пакету документів і завірену копію довіреності, і завірену копію підтвердження повноважень тієї посадової особи, хто видав довіреність.

коридорний коефіцієнт

Визначте, чи вноситься орендна плата тільки за приміщення (будівлі, споруди, земельна ділянка під ними), які фактично були передані вам (орендарю) у тимчасове користування, або сюди включена плата за так звані «місця загального користування» (хол, сходовий майданчик і т. п.), додаткові послуги (охорона, автостоянка і т. п.).

Ці додаткові витрати досить істотні і зазвичай проходять окремим пунктом в договорі або виражаються у вигляді коефіцієнта до орендною ставкою (так званого «коридорного коефіцієнта»).

Деякі орендодавці не вказують подібні витрати окремим пунктом в договорі, замість цього вони завищують реальну площу приміщення на необхідний їм «коридорний коефіцієнт». Підписувати подібні документи не бажано.

Точні розміри приміщення

Необхідно встановити відповідність площі орендованих приміщень (будівель, споруд) в реальності з тією, що зазначена в договорі оренди і в технічній документації БТІ.

По-перше, площі можуть відрізнятися в разі застосування «коридорного коефіцієнта» (про нього див. Вище).

По-друге, трапляються випадки, коли в результаті перепланування фактична площа зменшується. І орендодавець, користуючись неактуальними технічними документами, завищує площу переданих в оренду об'єктів. Часто такими "ляпами" грішать договори терміном до одного року.

Ціна оренди

Плата за оренду може бути встановлена як на все приміщення (споруда) в цілому, так і за конкретний розмір площі, наприклад, за 1 кв. м. (в розрахунку за місяць або рік). Якщо сторони не уточнили в письмовому вигляді форму і суму оплати за що здається приміщення, то в такому випадку договір вважається неукладеним і, отже, не може нести будь-які наслідки.

Особа, що взяла в оренду приміщення, зобов'язана підтримувати його в технічно справному стані, робити необхідний ремонт за свій рахунок, а так само оплачувати витрати взятого в оренду офісу.

Майте на увазі, що вартість оренди офісу, яку назвуть, це аж ніяк не всі ваші прийдешні витрати. Загальноприйнятих норм щодо того, що включає в себе ціна оренди, немає. Тому не поспішайте радіти, що знайшли дуже дешевий офіс. Для початку з'ясуйте, чи включає названа вам сума як мінімум наступні статті витрат:

експлуатаційні витрати, необхідні для підтримки приміщення в робочому і не небезпечному для життя і здоров'я людей стані;
комунальні послуги;
ПДВ;
витрати на зв'язок та Інтернет;
вартість оренди певної кількості машиномісць на парковці поруч з офісом (у великих містах ця проблема стає все більш актуальною).

Якщо дані статті не включені, поцікавтеся, скільки доведеться за все це доплачувати.

Можливість зміни орендних ставок

Якщо в договорі сама можливість зміни орендної плати не прописана, орендодавець взагалі не має права підвищувати вартість оренди протягом всього терміну договору, який може бути укладений на три, п'ять, десять і більше років. Орендна плата, зазначена в договорі, який не містить умову про саму можливість її перегляду, може змінюватися тільки за взаємною згодою орендаря та власника, тобто за законом.

Сума оплати за орендоване приміщення може бути змінена за згодою орендаря і орендодавця, в терміни, обумовлені укладеним договором, але не може змінюватися частіше, ніж один раз на рік, якщо в договорі не передбачені інші виключення.

Реєстрація угоди в ЕГРП

За правилами, договір на укладення оренди нежитлової площі оформляється в письмовому вигляді і підписується обома сторонами (орендодавець / орендар). Від терміну, на який укладається договір оренди, залежить, чи проводити державну реєстрацію документа. У разі, коли договір оренди укладається на термін менше, ніж календарний рік, то такий договір оренди не вимагає реєстрації.

У разі, коли договір на оренду нежитлової площі укладається на часовий термін, більш календарного року, він в обов'язковому порядку повинен бути зареєстрований і вважається повністю укладеним тільки після даної реєстрації. У ЕГРП при цьому вносяться відповідні записи про наявність прав користування на даний об'єкт (його частина) у орендаря.

Заява про реєстрацію договору оренди може подати будь-яка зі сторін, яка підписує договір, прикріпивши до заяви кадастровий паспорт будівлі (або технічний паспорт, або інший докумнетов), на якому має бути зазначено здається приміщення і його докладний опис з обов'язковим зазначенням точного розміру площі (див. держ. реєстрація оренди (договору оренди) об'єкта нежитлового призначення на сайті Росреестра).

перепланування

Цивільним кодексом передбачено, що орендар зобов'язаний користуватися майном відповідно до його призначення та умов договору оренди офісу. Якщо орендар користується майном, переданим йому в оренду, не за призначенням або з порушенням умов договору оренди офісу, орендодавець має право вимагати розірвання договору оренди офісу і відшкодування збитку. Орендар має право змінювати стан речі (майна), переданої йому в оренду, лише за згодою орендодавця.

У ситуації, коли орендар здійснив перепланування приміщення, дозволену умовами договору оренди офісу, але без згоди орендодавця, такі дії орендаря можна розцінювати як істотне порушення умов договору оренди офісу, що дає орендодавцеві право вимагати розірвання договору оренди приміщення в односторонньому порядку і відшкодування збитків.

Подібні ситуації неодноразово були предметом судових розглядів між сторонами договорів оренди офісу. Тому, перш ніж починати перепланування в орендованому приміщенні, порадьтеся спочатку з орендодавцем і заручитися його письмовою згодою. Як правило сторони складають додаток до договору оренди або окрема угода, до яких додається відповідний план перепланування.