Як зберігати аудіовізуальні матеріали
Воно містить базові положення про створення, зберігання, забезпечення збереження (консервації) і використанні аудіовізуальних матеріалів в рамках їх життєвого циклу. При цьому наголошується, що стандарти, розроблені для матеріалів постійного терміну зберігання, застосовні до аудіовізуальних матеріалів тривалого терміну зберігання, включаючи медичні документи (наприклад, рентгенівські знімки).
Як заявлено у вступній частині, цей посібник в першу чергу призначена для фахівців з управління записами і співробітників, відповідальних за створення, зберігання і використання аудіовізуальних матеріалів. Крім того, представлена інформація буде корисна для держслужбовців, що займаються інтеграцією аудіовізуальних матеріалів в програми управління записами і інформаційними ресурсами.
Які аудіовізуальні матеріали можуть зберігатися постійно
У тому випадку якщо зберігання аудіовізуальних матеріалів постійного терміну зберігання перестає відповідати поточним вимогам служби, до них складаються описи, а сам архів відправляється на зберігання в Національні архіви США, де він буде як і раніше доступний для дослідників.
Зберігання аудіовізуальних матеріалів
Як було сказано раніше, аудіовізуальні матеріали є найкрихкішим типом документів. Недотримання умов їх зберігання лише прискорює неминучий процес фізичного зношування. Близький контакт з деякими матеріалами може спричинити незворотні зміни і на хімічному рівні. Надмірне використання і неправильне поводження роблять матеріали непридатними для використання, в результаті чого може бути втрачено особливо цінна інформація.
Дотримання температурного, вологісного і газового режимів
Як з'ясували вчені, целюлозно-ацетатні плівки схильні до так званого «оцетового синдрому». При неправильному зберіганні таких плівок відбувається вивільнення кислоти, що може призвести до повного руйнування матеріалу. Поліестерова плівка, яка широко використовується з 1970-х рр. менш схильна до подібних «захворювань» і тому є більш кращою, ніж ацетатні вироби. Однак підвищена температура, вологість і шкідливі гази, як і раніше можуть завдати серйозної шкоди навіть поліестеровою емульсії. Газоподібні забруднення навколишнього середовища потенційно мають на аудіовізуальні матеріали настільки ж негативний вплив, як і випаровування в недавно пофарбованої кімнаті або летючі хімічні сполуки в складських приміщеннях.
Увага! Національні архіви США рекомендують зберігати аудіовізуальні матеріали (включаючи рентгенівські знімки) в приміщенні з температурою повітря не більше 20 ° С при відносній вологості повітря не більше 50%. Більш низька температура і сухе повітря (30-40%) бажані для забезпечення оптимальних умов зберігання.
Засоби зберігання аудіовізуальних матеріалів
Як зберігати оригінали та копії
У тому випадку якщо аудіовізуальні матеріали надійшли на зберігання разом з іншими документами, їх потрібно розділити і на кожному зробити перехресне посилання. Виняток становлять фотографії з документами, які потрібно зберігати в одному місці.
Необхідно також пам'ятати про те, щоб оригінали і копії аудіовізуальних матеріалів були надійно захищені від несанкціонованого доступу та можливої шкоди у разі пожежі або затоплення, проникнення комах і ін.
Правила поводження з аудіовізуальними матеріалами
При відтворенні магнітних плівок потрібно бути особливо обережними, щоб не допустити випадкового затирання або зміни плівки. Це може статися при ненавмисному натисканні кнопки запису, яку краще заздалегідь відключити (по можливості видалити).
Незважаючи на те, що стирання інформації під впливом прямого магнітного випромінювання - явище досить рідкісне, не варто забувати про те, що поблизу не повинно бути ліній високої напруги або трансформаторів напруги.
Не рекомендується використовувати для вибіркового копіювання оригінали фільмів, знятих на плівці (і ін. Схожі матеріали), оскільки вони містить багато стиків, які можна легко пошкодити, але з великими труднощами згодом відновити.
У деяких службах досі зустрічаються матеріали, виконані на нітроцелюлозній плівці: фільми, фотографії і навіть рентгенівські знімки. Ви легко розпізнаєте її по характерному жовтуватим відтінком, липкості і різкого запаху, що нагадує азотну кислоту. Головне правило в поводженні з нітроцелюлозними матеріалами - зберігати їх окремо від інших видів плівок, особливо від ацетатних носіїв.
Систематизація та маркування аудіовізуальних матеріалів
Аудіовізуальні матеріали тимчасового і постійного термінів зберігання повинні зберігатися окремо один від одного. Непотрібні, резервні і низькоякісні копії повинні бути відібрані і потім списані відповідно до вимог, встановлених в General Records Schedule 21, Audiovisual Records. Робочі копії, отримані з інших джерел, потрібно відсіяти і також списати, якщо в них більше немає необхідності. Це особливо актуально для сучасних фотографій, які мають потребу в регулярному ревізії.
Усі конверти, контейнери та ін. Засоби, що застосовуються для архівного зберігання, необхідно промаркувати номерами, відповідними збереженим в них аудіовізуальних матеріалів. Негативи і роздруковані по ньому матеріали (роздруківки) повинні мати один і той же номер. Номер у роздруківок без негативу потрібно вказувати м'яким олівцем з краю на зворотному боці. Анотації ні в якому разі не можна робити на лицьовій стороні або на зворотній посередині. Після маркування негативи і роздруківки відправляються на роздільне зберігання.
Фотографії впорядковують в числовому, хронологічному або алфавітному порядку і групують по темі. Згодом це може полегшити пересилання аудіовізуальних архівів в Національні архіви США згідно часу і умов формування справ, зазначеним в описах для знищення документів.