Як заповнити первинну документацію
«1С Бухгалтерія підприємства 8.2"
навчання через інтернет
Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, що володіють певними характеристиками і відповідають відповідним що пред'являються до них вимогам (вони повинні бути достовірними, ясними, об'єктивними і ін.). Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Господарська операція, що не оформлена належним чином, не може вважатися правовою економічною подією, оскільки немає об'єкта бухгалтерського обліку.
У тому випадку, якщо первинні облікові документи оформлені належним чином, то факт здійснення господарських операцій може бути поставлений під сумнів. Тому в разі виникнення суперечок непрямим підтвердженням факту здійснення господарської операції можуть служити інші первинні облікові документи, такі, як акти інвентаризації, експертні висновки, а так само свідчення.
Документи слід виписувати на бланках типових форм із зазначенням всіх реквізитів; якщо ж окремі реквізити не задіяні в конкретній господарській операції, то отримане вільне місце цього реквізиту повинно прокреслюють, а не залишатися порожнім. Типові форми розробляє комітет по статистиці за погодженням з Міністерством фінансів РФ. Первинні документи приймаються до обліку в тому випадку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомі типових (уніфікованих) форм первинної облікової документації. Форма деяких первинних документів, форма яких не міститься в альбомі типових форм первинної облікової документації, затверджується організацією. В такому випадку ця форма повинна містити обов'язкові реквізити для надання їй юридичної сили.
При цьому всі реквізити затверджених комітетом статистики уніфікованих форм первинної облікової документації залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа). Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.
При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається внесення змін в частині розширення і звуження граф і термін з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (в тому числі вільних) і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.
Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним організаційно-розпорядчим документом організації.
Застосування бланків застарілих і довільних форм не допускається. Бланки форм первинної документації, віднесені до бланків суворої звітності, повинні бути пронумеровані в порядку, встановленим міністерствами і відомствами (нумератором, друкарським способом).
Так, відповідно до Порядку ведення касових операцій в Україні прибуткові касові ордери і квитанції до них, витратні касові ордери та замінюючі їх документи повинні заповнюватися чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або бути виписані на машині (друкарській або обчислювальної), підчищення, помарки і виправлення в цих документах не допускаються. При виявленні помилок в банківських і касових документах їх слід переписувати заново, так як виправлення чи підчистки в грошових первинних документах заборонені.
Найменування документів можуть бути різні, але вона повинні вказувати на характер відображаються у них факти, що полегшує роботу з документами. Дата в документах має важливе контрольне і інформаційне значення, так як господарські факти можуть бути однотипними і повторюваними. Для запобігання повторного використання одного і того ж документа на них ставляться штампи гасіння.
До бухгалтерським документам пред'являються певні вимоги щодо оформлення, що забезпечують їх юридичну повноцінність. Запис в документах роблять чорнилом або кульковою ручкою від руки або за допомогою електронної комп'ютерної техніки або інших засобів механізації, що забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.
Підтвердження особистості кожної особи, відповідальної за поведінку і реєстрацію господарської операції, забезпечується його власноручним підписом у бухгалтерському документі. Цим встановлюється персональна відповідальність за достовірність відомостей, зазначених у документі, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також підтвердження правомочності її здійснення. Перелік посадових осіб, які мають право підпису первинних документів, стверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.
Скорочення, які можуть бути використані в первинних облікових документах, повинні бути загальноприйнятими або не допускають двоякого тлумачення. Застосування скорочення залежить від конкретних умов. Для юридично виправданого застосування в первинних документах організації будь-яких скорочень необхідно затвердити наказом за підписом керівника організації перелік таких скорочень.
Всі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці.
Перевірка первинних документів здійснюється за формою (повнота і правильність оформлення документів, заповнення реквізитів), арифметично і за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників).
При перевірці первинних документів за формою виявляється, був чи використаний бланк відповідної форми, чи всі необхідні реквізити вказані, чи містить документ необхідні підписи, чи немає в ньому підчисток, помарок і необумовлених виправлень.
Арифметична перевірка первинних документів дозволяє встановити правильність арифметичних розрахунків, результатів таксування.
Перевірка первинних документів за змістом виявляє законність і доцільність зафіксованої в документі господарської операції, а так само логічний ув'язку окремих показників. При такій перевірці також перевіряється, чи була насправді виконана ця операція і чи відповідає виконання цієї операції вказаного об'єму.
Не допускається оформлення операцій, які суперечать чинному законодавству і встановленому порядку поводження з грошовими коштами та іншими цінностями.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання, наприклад спеціальний штамп або напис, зроблений бухгалтером від руки, дату запису в обліковий регістр.
У постовому актуальним буде питання запасних частин. У Вас вийшов з ладу бензонасос? В такому випадку можна не тільки купити в магазині бензонасоси для іномарок. але і звернеться туди, де з ремонтують. Іноді на це йде набагато менше часу.
Попередні статті з рубрики «Корисне для початківця бухгалтера»: