Як видати і повернути на відрядження

Співробітникові, направленому у відрядження, роботодавець повинен видати грошові кошти на проїзд, на наймання житлового приміщення і добові. А якщо йому доручено провести інші витрати, гроші на ці цілі також слід видати. Розглянемо, як визначити суму авансу, а також порядок повернення залишку. І підкажемо, з яких коштів і в які терміни можна компенсувати перевитрату.

Як визначити суму відрядження авансу

Нормативи витрат на службові відрядження необхідно встановити колективним договором або локальним нормативним актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Суму авансу організація визначає самостійно виходячи з терміну відрядження, норм добових витрат, норм витрат на наймання житлового приміщення, вартості проїзду до місця відрядження і назад. Вона може бути збільшена, якщо працівникові доручено здійснити додаткові витрати.

Як видати аванс на відрядження

отриманих з розрахункового рахунку організації;
надійшли в касу організації від реалізації товарів (виконання робіт, надання послуг).

Не можна видавати аванс з коштів, прийнятих від громадян в якості платежів на користь інших осіб (наприклад, оплата за договором доручення за послуги на користь операторів мобільного зв'язку).

Нагадаємо, що видавати гроші під звіт на відрядження можна тільки за умови, що підзвітна особа повністю погасило заборгованість по попереднім підзвітним авансами (п. 4.4 Положення).

Відрядженому працівникові готівку з каси видаються на підставі наступних документів:

наказу керівника за формою № Т-9 (Т-9а). Наказ оформляється на підставі службового завдання (форма № Т-10а), складеного начальником того відділу, де працює відряджаються працівник, або самим директором;

заяви працівника з візою керівника про суму готівки та про термін, на який видається аванс (п. 4.4 Положення).

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові за видатковим касовим ордером 0310002 (РКО), затвердженим постановою ГоскомстатаУкаіни від 18.08.98 № 88. Цей документ оформляється в одному екземплярі.

Порядок дій при видачі грошей за видатковим касовим ордером встановлений пунктами 4.2 та 4.3 Положення. Касир повинен видавати готівку одержувачу, зазначеному в РКО.

У «витратні матеріали» співробітник повинен вказати суму отриманих на відрядження (рублів - прописом, копійок - цифрами), а потім підписати його. Причому при отриманні готівки працівник повинен перерахувати їх поштучно під наглядом касира. В іншому випадку ніякі претензії по сумі готівки працівник пред'явити не зможе.

Після видачі готівки по РКО касир повинен підписати його. Також на ньому повинні стояти підписи керівника організації та головного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положення).

Касир може видати відрядження або особисто відряджається, або його довіреній особі.

У першому випадку відряджений повинен пред'явити документ, що засвідчує особу, наприклад, паспорт.

У другому випадку довірена особа пред'являє довіреність і документ, що засвідчує особу.

Якщо одержувач грошей має багаторазову довіреність, при кожному отриманні грошей з неї робляться завірені копії та прикладаються до видаткових документів. Оригінал довіреності зберігається у касира.

Як відзвітувати за відрядним авансу

Не пізніше трьох робочих днів з дня повернення з відрядження працівник повинен подати до бухгалтерії авансовий звіт за формою № АТ-1 (п. 4.4 Положення).

В авансовому звіті співробітник повинен відобразити всі вироблені у відрядженні витрати.

Ці первинні документи потрібно додати до авансового звіту. Як правило, «первинку» наклеюють на щільний лист картону, маючи в своєму розпорядженні паперу в календарному порядку здійснення операцій таким чином, щоб була видна сума витрачених грошей і дата чека. Первинні документи нумерують відповідно до номерів записів в авансовому звіті.

Як повернути залишок підзвітних сум

Якщо співробітник витратив не весь відрядження аванс, невитрачену частину він повинен повернути в касу підприємства. Порядок прийому готівки встановлено в пунктах 3.1 та 3.2 Положення.

Гроші в касу, видані під звіт, касир приймає за прибутковим касовим ордером 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положення). При оформленні ПКО касир повинен перевірити наявність підтвердних документів, перелічених в прибутковому касовому ордері.

Приймати невитрачену суму відрядження авансу касир повинен поштучним перерахунком монет і купюр. А подотчетнік повинен бачити дії касира.

Після прийому готівки касир звіряє суму, зазначену в ПКО, з сумою фактично прийнятих готівкових коштів.

Якщо суми однакові, касир підписує прибутковий касовий ордер, квитанцію до нього і проставляє на квитанції печатку, що підтверджує проведення касової операції. Це можуть бути штампи «Оплачено», «Прийнято», «Видано» з поточною датою. Підзвітній особі касир видає квитанцію до прибуткового касового ордеру.

Після цього керівник організації затверджує авансовий звіт, а бухгалтер приймає його до обліку і списує на його підставі підзвітні суми. Причому дата затвердження авансового звіту керівником організації є датою визнання витрат на відрядження не тільки в бухгалтерському, а й у податковому обліку (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Якщо яку вносить сума менше зазначеної в ПКО, працівника потрібно попросити довнести відсутню суму. Якщо він відмовляється, касир:

повертає йому внесену суму готівки;
прибутковий касовий ордер перекреслює і передає головному бухгалтеру (бухгалтеру, керівнику) для оформлення ПКО на фактично внесену суму готівки.

Якщо працівник не повернув вчасно суму невикористаного відрядження авансу, роботодавець має право стягнути ці гроші з його зарплати.

Якщо працівник погодився погасити борг і написав відповідну заяву, щомісяця утримувати з його зарплати можна не більше 20% нарахованої суми (ч. 2 ст. 137 і ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Утримання проводиться на підставі наказу керівника, який повинен бути виданий не пізніше одного місяця з того дня, як закінчився термін, встановлений для повернення невитраченої суми відрядження авансу (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Якщо ж співробітник відмовляється добровільно повернути невитрачену суму авансу, стягнути заборгованість роботодавець може тільки через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Термін позовної давності - три роки (ст. 196 ЦК України). Для цього він повинен подати позов про відшкодування працівником шкоди. Присуджені судом суми стягуються з співробітника на підставі виконавчих листів.

Як відшкодувати перевитрата

При перевірці авансового звіту може з'ясуватися, що працівник, перебуваючи у відрядженні, витратив більше, ніж сума виданого йому авансу. У цьому випадку організація повинна відшкодувати йому перевитрата, якщо, звичайно, він обгрунтований.

Щоб з'ясувати це, бухгалтер повинен перевірити (абз. 5 Вказівок):

цільове витрачання коштів;
наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати;
правильність оформлення документів і підрахунку сум.

Якщо будь-яка з умов не виконано, авансовий звіт прийнятий не буде і перевитрата працівнику не компенсують.

Суми, які відряджений співробітник витратив понад отриманих під звіт, йому потрібно видати з каси на підставі видаткового касового ордера 0310002. Номер і дату «розхідники» слід вказати в рядку авансового звіту «Перевитрата виданий за ордером».

Остаточний розрахунок по авансовим звітом проводиться в строк, встановлений керівником (п. 4.4 Положення). Очевидно, що цей термін повинен бути розумним, адже в іншому випадку працівник може звернутися до суду з вимогою до роботодавця погасити борг і виплатити грошову компенсацію за затримку (ст. 395 ЦК України).

Іноді через відсутність в касі вільних грошових коштів роботодавець не може вчасно відшкодувати перевитрата. Тоді сторони можуть домовитися про зміну порядку погашення заборгованості, наприклад організація може відшкодовувати перевитрата частинами.