Як вибрати підрядника на будівництво стенда

Розробкою дизайну і будівництвом виставкових стендів займаються професійні сервісні компанії. Інформацію про них нескладно знайти в інтернеті.

Критеріями вибору будівельної компанії можуть служити:

• час існування компанії на ринку;
• портфоліо виконаних проектів;
• наявність власної матеріально-технічної бази та кваліфікованого персоналу;
• наявність ліцензій на будівництво і проектування;
• наявність сертифікатів на матеріали та обладнання (електротехніка, протипожежна безпека, санітарно-гігієнічна безпека і т.д.);
• надаються гарантії, технічний супровід, якість сервісу;
• досвід співпраці з виставковими комплексами;
• список і відгуки клієнтів;
• перелік отриманих дипломів і нагород;
• розцінки на послуги.

Для перевірки достовірності інформації ви можете відвідати офіс компанії, виробничу базу і монтаж стенда на виставці (провідні будівельні компанії виконують замовлення постійно). Зверніть увагу на всі етапи виробництва виставкового стенду, від технічного оснащення виробничої бази до професіоналізму і охайності монтажників на виставковому майданчику.

Великі компанії мають багаторічний досвід роботи і перевірену репутацію. Як правило, в їх розпорядженні є дизайнерські, інженерні, технічні відділи, виробнича база, складські приміщення, професійне обладнання. Вони можуть якісно і відповідально виконати проектування і будівництво стендів будь-якого ступеня складності.

Користуйтеся професійними послугами. Замовляючи проектування і будівництво виставкового стенду, звертайтеся в професійні компанії. Співпраця з надійною компанією дозволить вам:

• заощадити час;
• отримати високу якість сервісу;
• забезпечити дотримання встановлених термінів;
• і, що важливо, зберегти душевний спокій.

Уважно поставтеся до укладення договору на дизайн, виробництво і будівництво стенду. Включіть в нього погоджену кошторис як невід'ємне додаток. Контролюйте дотримання рамок бюджету і встановлених термінів здачі проекту.

Складіть детальний технічне завдання. Опишіть завдання участі у виставці, профіль діяльності вашої компанії, цільову аудиторію, товарні групи, які будуть представлені на стенді. Підготуйте фотографії або графічні зображення стендів, які відповідають вашій виставкової концепції.

Будьте готові надати:

• інформацію про виставки (строки та місце проведення, план експозиції із зазначенням розташування стенду, розміри і конфігурацію орендованій площі);

• інформацію про експонати (розміри, вага, зовнішній вигляд упаковки, технічні характеристики, вимоги по техніці безпеки і пожежної охорони);
• зразки поліграфічної продукції;

• необхідні графічні зображення в електронному вигляді (логотипи, макети постерів), елементи корпоративного іміджу і стилю.

Важливо, щоб інформація, що надається була максимально повної і включала всі деталі і нюанси. Оперативно відповідайте на виникаючі в ході роботи питання.

Щоб скласти технічне завдання для будівельної компанії, потрібно, перш за все, самим відповісти на ряд важливих питань:

• Які завдання повинен вирішувати стенд?
• Яких відвідувачів ви хочете бачити на стенді?
• Чим ви можете привернути увагу та залучити цільову аудиторію?

Прийміть остаточний варіант проекту стенда. Переконайтеся, що готовий проект повністю відповідає вашим вимогам. Зміни, що вносяться до останньої миті, збільшать вартість послуг.

Якщо стандартний виставковий стенд для вас нудний, а ексклюзивний вимагає занадто великих вкладень, можливий компроміс: так званий «покращений стандарт» - стенд на основі стандартних конструкцій з додатковими елементами.

Узгодьте проект стенду з організаторами. Зверніть увагу, що проект стенду повинен відповідати державним вимогам планування, правилам організаторів і власників виставкового комплексу. Організатори мають право ознайомитися з проектом вашого стенду.

По можливості ознайомтеся з проектами сусідніх стендів. особливо суміжних з вашим. Чому це важливо. Припустимо, висота вашого стенду чотири метри, а у сусідів

ззаду - шість метрів. Їх будівельники можуть не подбати про те, щоб задня сторона стенду виглядала пристойно. В такому випадку над лицьовою стороною вашого стенду буде «нависати» неприваблива тильна частина стіновий панелі сусідів.

Узгодити питання, що стосуються проектів стендів, можна безпосередньо з сусідами або через організаторів виставки.

Як організувати тендер на дизайн і будівництво виставкового стенду

Для вибору компанії, яка буде здійснювати проектування та будівництво вашого стенду можна організувати тендер.

Технологія проведення тендера. Складіть детальний технічне завдання і список документації, необхідної для подачі заявки на участь у тендері. Вирішіть питання платності участі в тендері (слід врахувати, що деякі компанії з принципових міркувань не беруть участі в безкоштовних тендерах).

Тендер може включати дві частини: на дизайн-проект (з певним винагородою переможцю, але без будь-якої гарантії передачі йому замовлення на будівництво) і на будівництво стенда за готовим проектом. Майте на увазі, що на організацію і проведення тендеру може знадобитися кілька тижнів.

Ретельно перевірте і відберіть потенційних учасників тендеру. Остаточний список повинен включати не більше п'яти компаній. В іншому випадку недоцільно ускладнюються координаційні процеси.

Надайте компаніям повне технічне завдання і повідомте:

• чіткі умови і регламент подачі робіт;
• термін закінчення прийому проектів;
• критерії оцінки;
• термін прийняття рішення;
• передбачуваний бюджет.

У призначений термін виберіть переможця і повідомте про своє рішення всім учасникам тендера.

Гарантуйте учасникам тендера, що проекти, від яких ви відмовилися, ні за яких умов (повністю або частково) не використовуватимуться без їх офіційної згоди.

Щоб встигнути зробити все необхідне - вибрати забудовника, затвердити і погодити дизайн-проект, пройти процедури узгодження - фахівці рекомендують починати працювати над стендом не пізніше, ніж за шість місяців до початку виставки.