Як скласти лист-згода, питання передплатників, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
Помічник керівника, м Полтава
Існує кілька правил, яких слід дотримуватися при складанні цього різновиду листів:
Наприклад, якщо в листі міститься прохання надати будь-які документи, а в листі йдеться про висилку цих документів, обидва листи будуть мати однаковий заголовок: «Про надання документів».
смислові частини
Якщо ініціативний лист (прохання, запит, пропозиція) містить обґрунтування, то і лист-згода має містити ідентичну обгрунтування. В такому випадку лист-згода буде складатися з двох смислових частин: обґрунтування та висновки. наприклад:
Текст листа-згоди може складатися з однієї частини, якщо в листі-проханні не містилося обґрунтування.
- 1-а частина - обгрунтування;
- 2-я частина-принципову згоду з пропозицією (проханням, запитом);
- 3-тя частина - додаткові умови.
У тексті листа-згоди можуть використовуватися такі фрази:
Повідомляємо Вам, що ... (або: У зв'язку з ... повідомляємо Вам, що ...);
Доводимо до Вашого відома, що ...;
Інформуємо Вас про те, що ...;
Чи готові прийняти ваші умови ...;
Чи згодні розглянути ваші пропозиції ....
Чи не заперечуємо проти ... і ін.
За проектом ГОСТ Р «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »зауважень не маємо, вважаємо за можливе прийняти даний проект як державний стандарт.
Лист-згода може бути одночасно супровідним листом, якщо, наприклад, ініціативний лист містить прохання про надання будь-яких матеріалів.
Якщо лист є відповіддю на лист-вимога або претензію і містить визнання неправомірних дій або порушення певних умов, в текст листа бажано включити етикетні фрази типу:
Приносимо Вам вибачення за ...
Просимо Вас вибачити нас за ...
Сподіваємося, що ... не відіб'ється на нашому подальшу співпрацю.
Сподіваємося на подальшу взаємовигідну співпрацю.