Як розставляти пріоритети 8 «ні» в плануванні

Незмінна частина системи управління власним часом - вміння розставляти пріоритети. Як вибрати, які завдання вирішувати в першу чергу, а що відкласти «на потім», розповіли експерти.

1. «Ні» довгим списками

Складання списків справ або To-Do List допомагає візуалізувати необхідні завдання - чи стосується то роботи, домашніх справ або особистому житті. Однак якщо список «треба зробити сьогодні» розтягується на півметра, пора переглядати свої бажання.

Принцип Парето говорить, що 20% зусиль відповідають за 80% результату. Відповідно, левова частка наслідків залежить від малого (в загальному масштабі) кількості причин.

Ольга Артюшкін, директор офісу впровадження та супроводу компанії «1С-Рарус»: «Уміння розставляти пріоритети засноване на базових принципах тайм-менеджменту. Наявність конкретного плану завдань на день - так званого ToDo-листа - не є жорсткою необхідністю. Порада тим, хто тільки збирається зайнятися плануванням: головне, щоб воно не займало дуже багато часу. Іноді краще зробити приблизний план і приступити безпосередньо до роботи, ніж годинами розподіляти завдання в календарі, не встигаючи потім зробити і найважливішого. Само по собі планування пріоритетом не є ».

2. «НІ» мультизадачности

Як показують дослідження, до 30% втрат робочого часу доводиться на перемикання з одного завдання на інше. Велика схильність до стресу, більшу кількість допускаються помилок, прогалини в «почутті часу» і збільшення часового відрізку, необхідного на виконання завдання - ось найпоширеніші недоліки режиму мультизадачности. Намагаючись робити кілька справ одночасно, ми розпилюємо увагу і знижуємо працездатність.

Сергій Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Пріоритети кожен розставляє для себе сам на основі своїх цінностей і уявлень про життя. Я при розстановці пріоритетів намагаюся користуватися раціональним підходом, складаю таблицю, в якій відповідаю сам собі на наступні питання:

1) Які можливості несе це рішення короткостроково?

2) Які загрози несе це рішення короткостроково?

3) Які можливості несе це рішення довгостроково?

4) Які ризики несе це рішення довгостроково?

Оцінюю плюси і мінуси і приймаю рішення про пріоритетність. Це працює як в бізнесі, так і в житті. Пріоритети допомагають усвідомлено підходити до справ і інших сфер життя і не "розпорошуватися" ».

3. «НІ» відсутності дисципліни

Досягнення успіху у залежить від самодисципліни - цей постулат прийнятий за аксіому багатьма апологетами тайм-менеджменту. Насправді жорстка дисципліна потрібна тільки до того моменту, поки ваші усвідомлені дії не переростуть в звичку.

Як показують дослідження американського Інституту розвитку людини, на формування звички, в залежності від складності дій, потрібно від 32 до 66 днів. Тобто вам треба буде змушувати себе, припустимо, рано вставати, щоб встигнути зробити все заплановане, тільки місяць-два, а далі ранні підйоми переростуть в звичку і не завдаватимуть жодного дискомфорту ні в психологічному, ні в фізичному плані.

Юлія Бойко, бізнес-тренер компанії BogushTime: «Поставивши мети, людина завжди повинна тримати на них фокус. Іншими словами потрібно навчитися планувати і пов'язувати цілі з щоденними діями. Так простіше не просто визначати пріоритети, але і дотримуватися їх ».

4. «НІ» зайвим діям

У питанні розставляння пріоритетів питання послідовності грає велику роль. Але ще важливіше, вважає Гері Келлер, внести конкретику: «Задайте собі фокусується Питання:« Яку єдину річ я можу зробити, щоб інші речі стали простими або зовсім непотрібними? »

Таким чином ви визначаєте спрямованість мети. Зумівши виділити важливе, всі інші справи з вашого списку ви зробите простими або зовсім не вимагають виконання.

Дмитро Гусенка, бізнес-тренер, керуючий партнер BogushTime Україна: «Розставляти пріоритети - це важлива якість або здатність людини, але вона не вроджена, ця здатність придбана - цього треба просто навчитися. Для розстановки пріоритетів необхідно подивитися на сфери життя і вибрати те, що надає максимальну користь на максимальну кількість життєвих областей. Найголовніший секрет в розстановці пріоритетів - це те, що досягнення однієї мети з найбільшим пріоритетом, впливає на інші цілі, і вони теж досягаються з найменшими зусиллями. Це відбувається автоматично. Тільки цілі повинні бути творчими, а не руйнівними ».

5. «НІ» відсутності планів

Успіх починається з його планування. Люди, які зуміли досягти успіху, планують не тільки робочий час, а й час відпочинку. Першу частину дня краще присвятити головної мети, виділеної зі списку справ. Для неї рекомендується виділяти єдиний неподільний тимчасової блок - до чотирьох годин, потім обов'язково зробити паузу. Далі - час на розгляд обдумування наступних етапів і пунктів To-Do списку. Згідно Келлеру, планувати час на планування - ознака вміння розпоряджатися часом.

Інна Иголкина, генеральний директор, тренінгова компанія Timesaver: «Розстановка пріоритетів допомагає в разі виникнення цейтноту не брати поспішних рішень, а заздалегідь точно знати, що саме треба робити і чому. Навряд чи вам вдасться робити саме те, що ви заздалегідь запланували, адже життя любить підносити сюрпризи, але їх стане значно менше, і кількість стресу теж скоротиться, якщо ви почнете користуватися системою планування ».

6. «НІ» отсутствую винагороди

Зв'язок між бажанням працювати і кінцевим результатом намагалися вивести неодноразово. Результат експерименту, проведеного Інститутом розвитку людини, можна назвати парадоксальним: 75% людей вважають за краще отримати $ 100 винагороди за виконану роботу негайно, ніж $ 200 - через тиждень. Вчені зробили висновки: чим далі в часі відсувається винагороду, тим нижче мотивація до роботи. Говорячи простіше, нікому не хочеться працювати за обіцянки оплати в віддаленому майбутньому, більшість воліють «тут і зараз».

Цей психологічно момент став «наріжним каменем» принципу розставляння пріоритетів: кожне важливе дію зі списку справ повинно бути винагороджено. Не обов'язково в фінансовому плані, але зв'язок «зробив щось важливе - отримав нагороду» повинна чітко відбитися в підсвідомості.

7. «НІ» невміння мислити масштабно

«Будь-який ваш список повинен бути наповнений зв'язком між сьогоднішніми справами і майбутнім, - говорить Келлер. - Принцип розставляння пріоритетів схожий на матрьошку: головна справа сьогоднішнього дня сидить в головному справі дня завтрашнього, яке знаходиться в головному справі усього тижня і так далі ». Так ви привчите себе до тривалого планування пріоритетних цілей, а не бездумного складання списків «на майбутнє». Мислити масштабно, але при цьому цілеспрямовано - ось головний висновок з слів Келлера.

Ольга Артюшкін: «Потрібно розробити стратегію в розрізі двох-трьох років: як буде розвиватися за цей час компанія, які завдання ставить перед собою. Потрібно пам'ятати, що для гармонійного розвитку необхідний і особисте зростання, тому вірний шлях - розробка, а тому числі стратегії власного розвитку, не тільки в контексті професійного успіху. На основі стратегії я розробляю тактичний план, а потім декомпозіруется його: на квартал, на рік, на місяць. Такий підхід допомагає визначити фокус діяльності в кожну конкретну тиждень - і аж до пріоритетних завдань на день ».

8. «НІ» всьому зайвому

Цей принцип поширюється на все, що може відволікати вас від пріоритетної мети, аж до дрібних справ з To-Do списку. Чим більше справ ви намагаєтеся зробити, тим менш успішним буде кожне з них.

Юлія Бойко: «Є ще один рівень пріоритетності завдань - щоденне планування. Плануючи день, дуже важливо розуміти, що він не гумовий, і людина не зможе зробити більше, ніж дозволяє час. Адже завдань, навіть спрямованих на досягнення мети, може бути занадто багато. Тому спочатку потрібно бути готовим до того, щоб свідомо від чогось відмовитися. В такому випадку найпростішим рішенням стане техніка АВС. Де, А - завдання, які обов'язково потрібно виконати саме сьогодні і це можете зробити тільки ви. В - завдання, які важливо виконати сьогодні, але це може зробити хтось інший, це завдання, які потрібно делегувати. З - завдання, які можуть почекати або не потрібні. І найголовніше правило визначення пріоритетів - що б ви не вибрали, це повинно давати результат, а виконання пріоритетного завдання повинно змушувати вас пишатися своїми успіхами, навіть якщо це єдине з довгого списку, з чим ви впоралися ».

Найчастіше Новомосковскют: