Як провести кадровий аудит кадровик повинен знати

Причини ініціації проведення перевірки роботи відділу кадрів можуть бути різні, наприклад, зміна кадровика або керівництва, підготовка до перевірки ГИТ. При цьому сама процедура може бути проведена як сторонніми фірмами або фахівцями, так і своїми силами. Якщо прийнято рішення на користь другого варіанту, потрібно вивчити важливі питання: які матеріали зібрати, що перевіряти, і в цілому як провести кадровий аудит. Причому аудит повинен бути проведений якісно, адже за помилки кадровика або діловода фірма відповідає грошима, а значить, частиною прибутку.

Основні питання

Проведення кадрового аудиту - це оцінка діяльності роботи всього відділу кадрів або конкретної ділянки. Перед ініціацією процедури потрібно вирішити, яка перевірка потрібно: комплексна або вибіркова.

Якщо є нарікання до роботи конкретної ділянки відділу кадрів, можна обмежитися вибірковою перевіркою, тобто потрібно перевірити тільки роботу цієї ділянки. Якщо ж причиною аудиту є зміна керівництва або майбутня планова перевірка інспекції Держпраці, перевірити потрібно роботу всього відділу кадрів.

Також потрібно з'ясувати, що перевіряти:

правильність ведення діловодства;
розстановку кадрів.

З чого почати

Відправна точка кадрового аудиту - видання наказу (зразок тут). У наказі

обов'язково потрібно позначити завдання аудиту (вибірковий або комплексний), термін проведення та складу комісії. До комісії потрібно обов'язково включити:

Після виконання наказу алгоритм аудиту буде складатися з трьох етапів:

підбір методичних і правових документів;
перевірка наявності обов'язкових документів і справ;
оформлення звіту.

Підбираємо методичні матеріали

Для того, щоб почати перевірку, потрібно підготувати нормативну базу: закони і акти, що регулюють кадрове діловодство (правильне оформлення документів з особового складу). До переліку обов'язково потрібно включити актуальні версії:

Трудового кодексу;
Постанови Мінкультури №558 (про терміни зберігання);
Постанови Уряду №225 (про трудові книжки);
Постанови №69 (інструкція з оформлення трудових книжок).

Цю роботу можна доручити юристу компанії, а актуальні версії правових актів можна знайти на сайті СПС «Консультант +».

Перевіряємо документи діловодства

Для фіксації наявності та стану документів необхідно скласти відомість, в

яку потім методично доведеться вносити дані. Титульна сторінка відомості повинна містити:

назва ( «Відомість перевірки кадрових документів»);
підставу (реквізити наказу);
склад комісії;
період аудиту.

Саме тіло відомості потрібно оформити у вигляді таблиці з назвою стовпців:

"порядковий номер";
«Кадрові документи»;
«Документ відсутній»;
«Документ є, але вимагає змін»;
«Документ відповідає законодавству».

[Wpsm_titlebox title = "Важливо» style = »3"]
Відомості про особисті документах вносяться у відомість щодо кожного працівника. наприклад 1. Трудовий договір Іванова І.І. 2.Трудовие договір Петрова П.П. і т.д.
[/ Wpsm_titlebox]

У відомість потрібно внести всі документи, які повинні бути в справах ОК:

[Wpsm_box type = "green" float = "right» text_align = "left" width = ""]

трудові договори, угоди, контракти і додаткові угоди до них;
трудові книжки;
штатний розклад;
книга або журнал обліку руху трудових книжок;
графік відпусток;
табель обліку робочого часу;
особові картки;
накази про прийом на роботу;
накази про переклади, звільнення;
накази з дисципліни, про відрядженнях, відпустках;
накази по основній діяльності (що стосуються ОК);
особисті справи;
заяви працівників (можуть бути підшиті до наказів);
правила внутрішнього розпорядку;
положення: про оплату, про комерційну таємницю, про захист особистих даних;
інструкції з охорони праці;
журнали ознайомлення з ЛНА;
колдоговір (при наявності);
посадові інструкції (якщо безпосередньо в договорах не прописані обов'язки);
перелік посад працівників з неповним робочим часом;
графіки змінності;
договори про матвідповідальності (бригадний, індивідуальні).

[Wpsm_divider top = "20px" bottom = "20px" style = "solid»]

Крім документів в справах ОК повинні бути присутніми журнали реєстрації:

бланків трудових книжок і вкладишів;
обліку перевірок;
трудових договорів;
наказів по особовому складу та по основній діяльності;
заяв.

Кожен документ потрібно перевірити на відповідність законодавству, наприклад:

включені в договори обов'язкові умови, розмір зарплати не нижче МРОТ, отримана чи копія;
підписані чи все особисті документи та накази;
чи правильно заповнено трудові книжки;
прошиті і опломбовані чи журнали реєстрації;
дотримуються терміни зберігання документів і т.п.

Заповнену відомість повинні підписати всі члени комісії. а за результатами її заповнення складається звіт.

оформляємо звіт

Заключний етап кадрового аудиту - складання звіту. Він складається в

вільній формі і може містити елементи структури:

назва і дата документа;
відомості про стан кадрових документів (в порядку або є недоліки);
дані про виявлені недоліки (коротко);
рекомендації із зазначенням санкцій в разі невжиття заходів (зразок подивіться тут).

До звіту додається копія відомості.

[Wpsm_titlebox title = "важливо» style = »3"]
Якщо причиною аудиту стала зміна кадровика, відомість можна використовувати як додаток до акта прийому-передачі справ. що істотно спростить входження нового співробітника на посаду.
[/ Wpsm_titlebox]

На закінчення порада. якщо вирішено проводити подібні перевірки регулярно, можна розробити і затвердити положення або інструкцію. в якій закріпити основні правила того, як провести кадровий аудит, регулярність проведення та алгоритм.