Як правильно зшити документ нитками фото і відео покрокова інструкція

Документообіг та діловодство на підприємстві - це процес досить складний у всіх відносинах. Процес зшивання документації теж не є одним з найпростіших і зрозумілих. Непоодинокими бувають ситуації, коли зшиті і відправлені до архіву документи, повертають через їх неправильного оформлення.

І співробітнику доводиться знову і знову виробляти перепрошивку документації. Саме тому слід ще до початку процесу зшивання ознайомитися з усіма його тонкощами, а також перечитати стандарти, що обумовлюють дану процедуру.

Норми процедури зшивання

Існує кілька документів що регламентують процес зшивання документації.

Це такі документи як:

Дані документи є основними нормами ведення процедури зшивання, але крім них існує ще ряд другорядних:

Відповідно до поданих документів, прошивці підлягають всі документи містять більше 1 аркуша. До числа таких документів відносять оригінал та його копію, причому на копії документа не ставиться печатка.

Оформлення обкладинки зшиваємо документації

Взявшись за прошивку необхідно насамперед підібрати для документації відповідну обкладинку, яка зазвичай робиться з щільного картону. На перший погляд документи, одягнені в обкладинку, здаються абсолютно однаковими, але насправді існує три різних види обкладинок:

1. Стандартна. Найбільш популярний і часто зустрічається тип обкладинок. Розмір її становить 22,9 на 3,24 сантиметра. Такого типу обкладинки використовуються в тих випадках, якщо листи документа мають стандартний розміром;
2. Нестандартна. Такого роду обкладинка має нетиповими розмірами і необхідна в тих випадках, коли і документ розміщений на аркушах нетипового розміру;
3. Для тривалого зберігання. Такого типу обкладинки необхідні для оформлення документації, яка згідно з нормами законодавства повинна зберігатися в архіві 25 і більше років. Таке довгострокове зберігання вимагає створювати обкладинку з картону більшої щільності. Саме такий матеріал дозволить зберігати документ довгий час в належному вигляді, для того щоб звістка цей період документ був придатному для читання і розгляду. Та документація, яка повинна зберігатися в державному архіві вкривається картоном безкислотного типу.

Обкладинку можна виготовити самостійно або ж звернутися в друкарню.

Як проставляти нумерацію аркушів документа?

Перед тим як приступати до розстановки номерів сторінок документа, слід його належним чином зібрати або скласти. Розстановка чисел на сторінках проводиться за допомогою креслярського простого олівця.

Основним правилом розстановки номерів на сторінках даного документа є наступне: «Номери розставляються відповідно до сторінкою документації, а не з листом».

Номер необхідно писати в самому верхньому правому куті кожної сторінки, зображуючи його арабськими цифрами. Цифри повинні бути такого розміру, щоб вони не потрапляли на текст документа. Опис в нумерацію аркушів не входить.

Існують наступні важливі моменти процесу нумерації:

• Якщо серед документів, які зшиваються. присутні листи, то номер проставляється спочатку на конверті листа, а потім кожен листочок самого листа, вкладеного в цей конверт, нумерується;
• Якщо документ має великий обсяг листів, то його слід розбити на томи, кожен з яких необхідно прошити окремо. Розбивка проводиться якщо в документі понад 250 листів. Кожен том отримує свою власну нумерацію;
• У документації можуть бути присутніми окремі документи, що володіють своєю власною нумерацією сторінок. Такі документи нумеруються в загальному порядку, незважаючи на їх власну нумерацію сторінок;
• Великі за обсягом листи згортаються і підшиваються за вільний край таким чином, щоб документ можна було розгорнути і ознайомитися з його змістом. Такі листи нумеруються тільки в розгорнутому вигляді;
• Якщо в документації присутні документи, поверх яких приклеєний додатковий документ або фрагмент документа, що не підлягають до від'єднання, то такого роду листи нумеруються одним номером як єдиний лист, але до нього повинна додаватися опис входять до лист фрагментом.

Такого роду опис роблять зі зворотного боку аркуша або на ділянці вільному від інших записів. А в тексті загального опису зшиваємо документації або в засвідчувальному аркуші вказують, що на одному з документів (із зазначенням порядкового номера документа і повного найменування) прикріплений додатковий лист (вказуючи і його найменування) із зазначенням того, що є опис на відповідній сторінці. Зазвичай в якості підклеює паперів виступають фотозображення, квитанції або вирізки.

У разі якщо додаткові документи кріпляться до документації скобами степлера або підклеюється в кутку, то їм присвоюють власні номери сторінок, а в загальній опису ніяких позначок з цього приводу не роблять;

• Існують досить специфічні документи, що вимагають підшивки, такі як фотографії, діаграми і креслення, які займають повністю весь лист. Нумерація такого документа проводиться зі зворотного боку в верхньому, але вже лівому куточку;
• Карти місцевості або різні креслення можуть бути результатом склеювання декількох стандартних аркушів А4, такі схеми нумеруються одним числом, але в описі або в примітці до документа вказується кількість склеєних аркушів.

Якщо при проставленні номерів сторінок була допущена помилка і не були пронумеровані кілька листів, немає необхідності перенумеровувати всю документацію, на таких припущеннях сторінках можна поставити позначення не цифрами, а буквами.

Так, наприклад, якщо була пропущена 21 сторінка, то її можна пронумерувати як 20а, і тоді немає необхідності міняти номери на інших сторінках. Усунення помилки таким чином обов'язково має бути погоджено з співробітником, працюючим в архіві.

Якщо ж присутні більш серйозні помилки нумерації, тоді необхідно перенумерувати весь документ. В ході такої перенумерации попередню нумерацію акуратно перекреслюють і записують новий номер. Процес перенумерации обов'язково повинен бути завірений, причому стара заверительная напис не витягується з документа, а перекреслюється.

Оформлення опису на зшивати документацію

Кожен документ, який підлягає процесу зшивання, обов'язково наділяється власної описом. У даній опису повинна міститися наступна інформація про документацію:

1. Назва зшитою документації;
2. Дата складання самого опису;
3. Анотація до документа;
4. Таблиця із зазначенням наступних даних: найменування документів, що становлять підшивку, дата їх створення, порядкові номери, кількість паперів на яких вони розташовуються, примітки до зазначених документів, якщо такі є;
5. В кінці опису вказується підсумкова кількість листів підшивки у вигляді цифр і прописом;
6. Завершительная підпис людини ведучого діловодство і його ПІБ.

Опис не враховуватися при нумерації аркушів документації.

Як проводиться зшивання?

У тих, хто не хоче возитися з прошивкою, завжди є можливість скористатися послугами найближчої друкарні.

Тим же підприємствам, які бажають виробляти зшивання самостійно слід підготувати все для цього необхідне:

• Документація, що підлягає зшивання;
  
• Шпагат банківського типу або будь-яка інша міцна нитка;
• голка;
• дирокол;
• Бирка з тонкої цигаркового паперу з параметрами 40 * 60 мм;
• Клей звичайний, канцелярський;
• Печатка підприємства, якщо проводиться зшивання оригіналу.

Процес зшивання можна розділити на наступні важливі етапи:

1. Підготовка. Для початку документацію необхідно відповідним чином підготувати. Всі листи складаються в рівну стопочку, поле чого робляться 2 або отвори вертикальному напрямку, причому отвори повинні бути строго симетричні відносно один одного. Для особливо важливої ​​документації застосовується більш надійне зшивання в 5 отворів. Крок між отворами витримується величиною не менше 30 мм. Якщо зшивати документація складається з декількох листів, то зробити отвори можна голкою або звичайним канцелярським дироколом, для більш об'ємною стопки застосовують шило, в крайньому випадку, молоток з цвяхами або навіть дриль. Після підготовки слід перевірити, чи правильно зібрані папери і нумеруються їх;
2. Шиття. Для зшивання застосовують шпагат, міцну нитку або навіть стрічку. Папери прошивається два рази, хвости зшивання виводяться навиворіт томи документації і зв'язуються в вузлик. Хвости, що йдуть від вузла, повинні володіти достатньою довжиною для того, щоб залишалася можливість прямо зверху по всій довжині наклеїти лист з розписом відповідального і печаткою.
3. Засвідчення. Щоб завершити процес зшивання необхідно на хвости вузлика, виведені на виворіт зшивання, приклеїти бирку з цигаркового паперу, через яку видно вузол. На даному листочку має бути написано кількість прошитих паперів, розпис та ініціали діловода, а також повинна бути поставлена ​​печатка. Хвости шпагату повинні стирчати з-під цього листа і повинні залишатися вільними. Для приклеювання цигаркового бирки повинен використовуватися клей саме канцелярський. Розпис діловода і печатку підприємства необхідно ставити після повного висихання клею.

Залежно від рівня важливості зшитою документації може знадобитися заливка підпису та печатки клеєм.

Деякі паперу можна скріплювати в повному обсязі, а скріплювати тільки лівий куточок паперу, прикладом такої документації можуть бути касові чеки.

Документи, які можуть зберігатися не більше 10 років, немає потреби зшивати вони можуть зберігатися в швидкозшивачі.

У деяких підприємствах для полегшення процесу зшивання присутні брошюратори, але подібна зшивання не годиться для архівного зберігання документації.

Одним з найважливіших факторів успішної діяльності компанії є грамотне оформлення документації і правильне ведення процесів документообігу. Саме тому керівникам слід підходити до подібного справи з усією відповідальністю і володіти всіма необхідними знаннями в даній області.

Станіслав Матвєєв