Як правильно оформити представницькі витрати в організації

Представницькі витрати - що це?

Для початку потрібно розібратися, що ж таке представницькі витрати і що вони можуть в себе включати. Такий вид витрат дуже специфічний, тому що законодавчим чином, які ж з них можна віднести до представницьких, чітко і точно ніде не регламентовано. Є лише загальні фрази, і компанії і податкові органи часто не можуть вирішити питання про їх віднесення без судового втручання.

Всі витрати на оплату офіційного прийому представників сторонніх організацій, а також співробітників даної організації, які прибувають на нього з інших міст (країн), в тому числі витрати на буфетное обслуговування (тільки під час офіційного заходу) і транспортну доставку учасників прийому до місця його безпосереднього проведення .
Витрати на оплату праці перекладачів, які не перебувають в штаті організації, що запрошує, якщо їх присутність необхідна при проведенні переговорів (буде потрібно позаштатне оформлення).

Віднесення витрат до представницьких

Правильно оформити такий вид витрат не складно, головне розуміти межу між іншими і споживчими витратами. Керівництву організації і бухгалтерам потрібно чітко уявляти, що можна включати до кошторису на захід і пред'являти як доказ представницьких витрат, а що точно не приймуть податкові органи в якості такого виду витрат.

Спірні моменти при віднесенні витрат

Оформлення витрат - документальне підтвердження

Керівні документи (розпорядження або наказ) генерального директора (начальника) компанії, що дозволяють здійснення видатків на офіційний захід.
Затверджений кошторис планованих витрат, яка складається на підставі розцінок підприємств, які обслуговують заходів. Як правило, це витрати транспортної компанії, на оренду конференц-залу (при необхідності), вартість буфетного обслуговування і придбаних продуктів харчування. Також в кошторис можуть бути включені плановані витрати на виготовлення сувенірної продукції та наборів для супроводу заходу (блокноти, ручки, посібники, пам'ятки з логотипом компанії).
Підписаний керівником акт про фактичні витрати з їх докладною розшифровкою і зазначенням конкретних сум.
Звіт, в якому вказується інформація про захід: його мета і отримані результати, програма, місце і дата проведення, повний склад учасників (як представників компанії, так і запрошених сторін), а також повна сума понесених витрат. Питання, хто складає цей звіт, який відділ організації, вирішує керівник. Найчастіше ця функція доручається кадровим працівникам, яких запрошують і в якості секретарів заходи.

Обов'язково враховуйте, що всі підтверджуючі платіжні документи повинні визнаватися ними в податковій інспекції. Найчастіше компанії прикладають як доказ рахунки з організацій громадського харчування, які ніяк не можна вважати саме як платіжні документи.

У цьому випадку питання можна врегулювати і вирішити тільки в судовому порядку, як правило, арбітраж виступає на стороні компанії, але щоб не ризикувати, подбайте про наявність коректних документів заздалегідь.

Бухгалтерський облік

В окремих ситуаціях такий вид витрат може відноситься на капітальні вкладення, якщо захід проводився з метою вирішення питання щодо капітального будівництва або модернізації, придбання будь-яких видів основних засобів чи інших нематеріальних активів. Тоді їх відображення виконується за дебетом 08 рахунку.

Якщо ж мета заходу - продаж будь-яких активів, цінних паперів або основних засобів компанії, то витрати можна списати на інші операційні в дебет 91 рахунку 2 субрахунок.

Сукупна величина, яку будуть мати представницькі витрати, не може бути більше, ніж 4% від суми, витраченої платником податків на оплату праці своїх робітників в тому ж звітному періоді. Ця цифра повинна підтверджуватися відповідними звітами.

Немаловажне питання - чи обкладаються представницькі витрати ПДФО і ЄСП? З цього приводу є конкретна відповідь:

висновок

Гарячі обговорення

Бухоблік на ССО Основні аспекти ведення бухгалтерського обліку на спрощеній системі. ПДВ при УСН. Звітність для спрощенців.
Посадова інстукція бухгалтера по заробітній платі У статті розглянуті посадові обов'язки бухгалтера по заробітній платі. Його функції, відповідальний.
Головна книга в бухгалтерії Головна книга - документ, який носить найважливіше значення не тільки для бухгалтерії, а й для предп.

При використанні матеріалів сайту наявність активного гіперпосилання на джерело обов'язкове!