Як позбутися від паперових носіїв інформації

Ось уже рік я публікую пости на тему «Як позбутися від паперових носіїв інформації». і весь цей час мені продовжують ставити одні й ті ж питання. Я в черговий раз переконався в цьому під час своєї появи на проекті "Ask an Expert" сайту lifehacker.com в якості експерта по «безпаперового» ведення справ. Ті ж питання я почув пізніше і на Google Hangout з хлопцями з Evernote. Тоді я подумав: адже є люди, які вже довгий час стежать за моїми публікаціями, і в той же час є чимало тих, для кого ця тема нова. Тому я вирішив, що виходом з цієї ситуації могло б бути створення популярного FAQ'а, який був би в рівній мірі корисний як постійним Новомосковсктелям, так і новачкам. Останні можуть користуватися ним як керівництвом до дії, а ті, хто мають деяке уявлення, можуть використовувати його в якості довідкового матеріалу, щоб відповідати на питання початківців. У будь-якому випадку, я вирішив зібрати воєдино ряд питань, які частіше за інших цікавлять людей, які вирішили перевести свою документацію в електронний формат.

1. Що потрібно, щоб почати?

Я вважаю, є чотири головні інструменти, які допоможуть вам почати перехід до «безпаперової» життя:

2. Який сканер ви рекомендуєте?

В даний момент я використовую 2 сканера.

У моєму домашньому офісі варто Fujitsu Scansnap s1300i. Це невеликий апарат, що аж ніяк не заважає йому якісно виконувати необхідну роботу. Він оснащений механізмом подачі паперу, що дозволяє мені сканувати документи стопками. Він також може знімати розворот за один прогін. І що найбільш важливо, всього одне натискання кнопки - і вся відсканована інформація відправляється безпосередньо в Evernote.

Також в своїй сумці я завжди ношу ще менший апарат - Doxie One. З його допомогою я сканують документи, які потрапляють до мене за межами офісу. Він невеликий, легкий по вазі і в використанні.

Існує величезна різноманітність сканерів - дивіться самі, вибирайте те, що підходить вам. Особисто я більш ніж задоволений вищепереліченими агрегатами.

3. Якими ще інструментами ви користуєтеся?

Для мене, подібна практика - це стиль життя, тому в моєму арсеналі цілий ряд інструментів, які служать цієї мети. Нижче - деякі засоби і програми, які обслуговують мій цифровий архів і роблять моє життя трохи простіше. Однак прошу зауважити, що я в основному користуюся продукцією Mac / iOS / Google Chrome. Отже, ось мій список:

• Evernote Web Clipper (для Google Chrome). Плагін, який дозволяє захопити буквально будь-яку інформацію з браузера і помістити її в Evernote. Включаючи зображення і PDF файли. Я вдаюся до нього по десять разів на дню.
• Evernote Clearly. Цей плагін призводить веб-сторінки в зручний, легко Новомосковскемий формат, а також дозволяє робити помітки в документі. Потім результат відправляється в Evernote. Тут можна почитати більш детально, як я використовую Evernote Clipper і Clearly в своїй повсякденній діяльності.
• Skitch. Це - програма для захоплення скріншотів. Вона дозволяє вам створювати зображення, додавати до них позначки і зберігати їх у все тому ж Evernote. Я використовую її постійно - як для блогу, так і на основній роботі. Я розробник програмного забезпечення, при Skitch я роблю скріншоти програм, над якими я працюю.
• Penulimate. Ця програма позбавило мене від необхідності носити з собою паперовий блокнот. Якщо мені потрібно нашкрябати що-небудь від руки, я відкриваю блокнот в Penultimate і просто записую що треба. Penultimate можна синхронізувати з Evernote, тому все завжди під рукою, плюс в програмі є функція пошуку.
• Kindle App для iPad. Ось уже кілька років з усіх можливих способів, я вважаю за краще читання в Kindle App. Мої полки забиті книгами до відмови - місця елементарно немає. До того ж, я вважаю, що електронні книги набагато зручніше паперових, за винятком пари моментів.
• Zinio для iPad. Zinio - це свого роду Kindle для журналів. Я - постійний Новомосковсктель Scientist, Rolling Stone, Esquire і інших - все через Zinio. Завдяки цій програмі стоси журналів зникли з мого робочого столу.

4. Та вже, підприємство не з простих. З чого ж мені почати?

Коли я почав «безпаперову» кампанію, я чітко розумів наступне:

1. Навіть якщо я перестану використовувати паперові носії, вони все одно будуть мені попадатися, оскільки інші продовжують використовувати папір.
2. У мене була шафа, повний документів, але я не збирався його чіпати до тих пір, поки у мене не з'явиться налагоджена система роботи з новою, що надходить «паперової» інформацією.

Тоді я вирішив, що найпершим завданням було відсканувати і позбутися від нової документації, яка з'являлася, а потім вже подбати про старих паперах. Я розробив алгоритм, який відмінно працював. Я поставив завдання присвячувати по 10 хвилин щовечора на роботу з паперами. Я починав, як тільки отримував пошту за день. Ось цей алгоритм:

Після деякого часу я вже справлявся не за 10, а за 5 хвилин. І знаєте що? Я до сих пір не відсканував паперу, які лежать в моїй шафі. Чому? Та тому, що за 2 роки мені жодного разу не знадобився жоден документ звідти. І раз мені вони не потрібні, навіщо витрачати час на сканування? Отже, якщо ви думаєте, що позбутися від паперових носіїв - лякаюче складне завдання і ви не знаєте з чого почати, я пропоную вам наступне:

1. Починайте виключно з нових паперів (наприклад, щоденної кореспонденції).
2. проробляти це щовечора протягом місяця, і самі побачите, чи часто вам доводиться звертатися до старої документації.
3. Якщо вам дійсно корисні старі папери, відскануйте лише ті, які ви використовуєте протягом місяця.

До кінця місяця у вас буде набір актуальних відсканованих документів, а також більш чітке уявлення про те, як рухатися далі.

5. Як організувати записи?

Те, як ви організуєте свої записи, залежить від ваших вимог. В першу чергу, я порадив би вам визначитися, навіщо вам необхідно позбутися від паперових носіїв. Чого ви цим хочете домогтися? Як тільки ви зрозумієте це, у вас з'явиться більше чіткий план організації записів. Ось деякі загальні рекомендації з приводу структурування:

6. Вас не хвилює безпека? Які заходи варто вжити?

Як і система організації записів, питання безпеки - справа вашого вибору і залежить виключно від рівня вашого комфорту. Evernote робить багато для того, щоб захистити вашу інформацію. Якщо ви не Новомосковсклі «Три правила захисту даних Evernote» на сайті Evernote, обов'язково прочитайте.

Одне з головних достоїнств Evernote - можливість доступу до своїх записів буквально звідусіль. Все тому, що замітки зберігаються в хмарі. У деяких людей це викликає побоювання, і це, звичайно, можна зрозуміти. Evernote надає можливість створювати «локальні» блокноти. які зберігаються не в хмарі, а локально, тобто на вашому комп'ютері. Незручність полягає в тому, що такі записи доступні виключно на машині, на якій вони зберігаються.

Найчастіше людей, які запитували «а вас не хвилює безпека?», Насправді цікавить наступне: що буде якщо Evernote впаде? Що буде з усіма моїми записами?

Мені з трудом у це віриться, але в рамках заходів обережності, я щомісяця проводжу бекап своїх записів в Evernote, експортуючи їх в EXEN файл. По суті, це XML файл, який містить всі мої записи і прикріплені файли. Його можна легко конвертувати назад в Evernote або локальний блокнот. Так що навіть у малоймовірному випадку падіння Evernote, всі ваші дані залишаються в безпеці.

Справа в тому, що Evernote багаторазово рятував мене. Бували ситуації, коли він надавав доступ до таких даних, які я не зміг би дістати ніяким іншим способом, і це не раз змушувало мене дякувати долі за те, що я обрав цей шлях.

Знову ж, кожна людина вирішує за себе, що зберігати в Evernote. Визначтеся з цим, і вперед.

7. Які переваги «безпаперового» способу життя?

Для мене, існує три основних переваги такого підходу:

• Я можу знайти все, що завгодно, незалежно від мого місця розташування, за лічені секунди.
• Кожен день я економлю купу часу, оскільки мені не потрібно ритися в документах в пошуках потрібного.
• Я можу автоматизувати безліч процесів завдяки можливості інтеграції Evernote з іншими додатками і системами.

Я впевнений, є ще маса переваг. Ви відчуваєте себе більш організованими. А також рятуєтеся від непотрібної суєти і бардаку.