Як писати офіційні листи уроки і елементарні правила ділового листування

Блог Eлена Ізотової

І знову здрастуйте мої дорогі передплатники та гості блогу. Як ви ставитеся до офіційних документів? Чи любите їх заповнювати? Смію припустити, що більшість з вас відповість негативно.

Вся справа в тому, що дане заняття вимагає чималих зусиль, терпіння і уважності. Сьогодні хочу поділитися з вами своїми знаннями про те, як писати офіційні листи, не витрачаючи на їх створення, багато часу. Цікаво? Тоді підготуйте блокнот і фіксуйте туди основні моменти.

Зрозуміло, що офіційні листи - документи, складені з використанням нікого зразка, часом на спеціальному бланку. Хоч раз в житті такі документи становив кожен з вас. Це може бути пояснювальна, заяву, лист подяки, гарантійне послання, скарга і тд. Отже, вам знайома процедура оформлення такого роду повідомлення.

Скажу відразу, спілкування, як і передачу інформації, можна підтримувати в декількох формах:

Зверніть увагу, як відбувається відправлення листів за допомогою електронної пошти:

Відправлено послання повинно містити заголовок (в електронному варіанті, потрібно позначити тему). Настільки проста формальність дозволяє одержувачеві оцінити важливість повідомлення. А якщо, таке потрапило в розподільний центр великої організації, то воно може бути спокійно, без зайвих проблем, відправлено одержувачу. Адже ви хочете, щоб ваше послання якомога швидше досягло одержувача?

Однак, це не всі особливості створення ділових листів. Чимало важливу роль відіграють: стиль викладу, спосіб подачі інформації, оформлення такого роду документів і тд. Давайте далі розбиратися, як же зробити так, щоб одержувач не відправив лист в папку «Спам» на просторах електронної пошти і не викинув ваше послання у відро для сміття.

Якщо ви вмієте уважно слухати оратора, диктора, лектора, то часом помічаєте той факт, що багато хто з них використовують слова-паразити в своїй промові. Як приклад, досить нагадати всім любителям про особливості заповнювати паузи протяжним «е», або муканням. Як ви до цього ставитеся? Чи не набридло це слухати? Те ж саме повинно бути в листі:

• відмовтеся від жаргону і слів-паразитів;
• не використовуйте перебільшення (найкращий, дуже великий і тд.);
• намагайтеся чітко і зрозуміло викладати свої думки.

Структура офіційного листа

• залишити звернення і привітання;
• виділити порцію компліментів;
• коротко пояснити причину звернення.

Далі піде основна частина, в якій потрібно детально розкрити проблему, запропонувати шляхи її вирішення, висунути власне бачення ситуації, що склалася і тд.

Закінчується офіційний лист обов'язковим підписом і датою складання. Це ви можете помітити, вивчивши кілька зразків офіційних листів.

Я не прощаюся з вами, а говорю: «До побачення». Буду рада знову бачити вас Новомосковсктелямі моїх творінь з інформаційного бізнесу. Сподіваюся, що мої огляди надихають вас на подвиги і допомагають отримати корисну інформацію.

З повагою, Олена Ізотова.