Як перевірити звіт в ПФР за формою РСВ-1 - облік без турбот
Практично всім розраховувачів заробітної плати, відповідальним також за формування зарплатної звітності, знайома така ситуація, коли звіт, відправлений в ПФР, постійно повертається з новими і новими помилками. У цій статті я розповім про основні етапи перевірки звіту, які необхідно виконувати перед його відправкою. Збережіть у себе цей алгоритм, він допоможе вас заощадити час і нерви в звітні періоди.
і в статті Як заповнити РСВ-1. Зараз же мова піде виключно про перевірку звіту.
Отже, після того, як ви сформували звітність, потрібно зробити наступне:
1) перевірка штатними засобами програм 1С
Простіше кажучи, в формі обробки звітності натискаємо кнопку "Перевірка" і використовуємо вбудований сервіс 1С. При цьому програма перевіряє
- коректність сум обчислених страхових внесків (примножує оподатковувані нарахування по кожному співробітнику і по організації в цілому на тариф);
- коректність страхових номерів співробітників;
- відповідність нарахувань і стажевих періодів (наприклад, підозріла ситуація, коли співробітник працює, але не отримує зарплату);
- наявність негативних сум нарахувань;
- відповідність розділів РСВ-1 із загальною інформацією щодо організації та сумами в індивідуальних відомостях та ін.
Тобто здійснюється первинна перевірка найважливіших параметрів звіту. Всі помилки, які програма виявила, потрібно обов'язково виправити.
2) перевірка сторонніми програмами (CheckPFR)
Актуальну версію програми можна безкоштовно завантажити на сайті ПФР. Точну посилання на скачування ви можете знайти на моєму сайті в розділі Каталог корисних посилань.
Дана програма також перевіряє коректність даних, правильність розрахунку внесків, виходячи з сум нарахувань, а також різні контрольні співвідношення в формі РСВ-1 і ін.
Як показує практика, ця програма знаходить більше помилок, ніж внутрішня перевірка 1С. І саме ця програма, в тому числі, використовується в відділеннях пенсійного фонду при перевірці звітів.
Вам необхідно скачати програму, встановити її. Потім або вказати 1С шлях до неї і перевіряти безпосередньо з програми (просто спробуйте перевірити звіт сторонніми програмами з форми підготовки звітності, якщо інформації про таких встановлені програми у 1С немає, то вона "попросить" вказати каталог, в якому знаходиться програма перевірки),
або можна вивантажити файли з 1С, а потім просто запустити CheckPFR, вибрати їх і перевірити.
Якщо програми автоматичної перевірки (внутрішня перевірка 1С або CheckPFR) виявили помилки, то їх також потрібно виправити. Так як опис помилок іноді досить складно зрозуміти, я підготувала для вас невелику статтю, в якій вказала найчастіші помилки, їх розшифровку і способи виправлення Найпопулярніші помилки в звітності в ПФР - як виправити?
Але в тому випадку, якщо все добре, розслаблятися ще рано. Тепер необхідно проконтролювати ще кілька параметрів, перевірка яких не під силу розглянутих вище програм.
3) звіряння залишків на початок періоду
У розділі 1 розрахунку РСВ-1 потрібно уважно звірити рядок 100. У тому випадку, якщо ви формуєте звіт за 1 квартал, то потрібно подивитися залишки на кінець року з попереднього звіту та їх поставити як початкове сальдо поточного звітного періоду. При формуванні інших звітів в ПФР в поточному році потрібно керуватися сумами з РСВ за 1 квартал. Залишки на початок року протягом 4 кварталів залишаються незмінними.
4) звіряння сум нарахованих страхових внесків і бази для розрахунку
Я традиційно рекомендую бухгалтерам проводити таку перевірку звіту, тому що часто вона допомагає виявити приховані помилки і вчасно їх виправити. Йдеться про те, що дані розділу 1 потрібно звіряти з сумами на 69-х рахунках. А інформацію з розділу 2 із зведенням нарахованої заробітної плати.
Переконайтеся, що загальна сума нарахувань до звіту потрапила вірно, що неоподатковувані суми дійсно такими є, а база для розрахунку страхових внесків правильна. Також окремо потрібно перевірити суми, що перевищують граничну базу. Ну і звичайно, нараховані та сплачені страхові внески повинні відповідати даним ОСВ по 69-м рахунках.
5) звірка наростаючого підсумку
У тому випадку, якщо ви формуєте звіт НЕ за 1 квартал, а за наступні, то потрібно звіряти суми наростаючого підсумку з початку року. У розділі 1 це рядки 110 і 140. А в розділі 2 - колонка 3 по кожній з заповнених рядків. Для цього потрібно взяти звіт за попередній період, подивитися загальну суму з нього по кожній з рядків і додати дані за поточний звітний період.
Нерідко бувають ситуації, коли саме в цьому пункті криються помилки, і ПФР повертає звіт. Причини можуть бути різними: хтось вніс виправлення вручну в звіт попереднього періоду і забув про них, хтось випадково змінив дані по зарплаті або внески за минулі місяці і т.д. У будь-якому випадку, якщо виявлено розбіжність, то потрібно уважно розібратися, в чому його причина, тому що можливо, буде потрібно подавати коригування.
6) знову автоматична перевірка засобами 1С та програмою CheckPFR
Якщо в пунктах 3-5 були виявлені помилки, які спричинили за собою внесення виправлень до звіту, то я рекомендую знову перевірити його автоматичними засобами. У тому випадку, якщо все добре - звіт можна відправляти. Всім удачі і легкого звітного періоду!
