Як оформити тимчасове виконання обов’язків іншим співробітником

У будь-якій організації люди йдуть у відпустку, на лікарняний, їдуть у відрядження або на навчання. Тому часто виникає необхідність заміни одного фахівця іншим. Який спосіб заміщення вибрати роботодавцю: суміщення посад, збільшення обсягу робіт або тимчасове заміщення? Як оформити виконання такої роботи і встановити доплату за неї? А чи можна взагалі за неї не платити?

Крок 1. Визначаємося з способом тимчасового виконання обов'язків

Трудовий кодекс передбачає три способи виконання співробітником додаткової роботи без звільнення від основної: суміщення посад (професій), збільшення обсягу робіт (розширення зон обслуговування), а також виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 60.2 ТК РФ). Названі способи об'єднує те, що додаткові обов'язки здійснюються без відриву від основної роботи і протягом встановленої тривалості робочого часу (зміни) (ч. Перша ст. 60.2 ТК РФ). Якщо така робота виконується за межами робочого дня, то це буде внутрішнє сумісництво (ст. 60.1, ч. Перша ст. 282 ТК РФ). Вибір роботодавцем форми виконання додаткових обов'язків залежить від характеру роботи. При цьому потрібно враховувати особливості кожного із способів.

Суміщення посад (професій) - це виконання співробітником додаткової роботи за іншою посадою (професією) (ч. Друга ст. 60.2 ТК РФ). Поєднувати однойменні посади працівник не може. Найчастіше поєднання встановлюється, коли штатна одиниця в організації з якихось причин не заповнена (вакантна). Наприклад, секретар одночасно зі своєю роботою може тимчасово виконувати трудову функцію працівника, що звільнився кадровика на умовах сумісництва, поки на цю посаду не приймуть нового працівника.

Увага! Працівник може достроково відмовитися від виконання додаткової роботи, попередивши про це роботодавця в письмовій формі не пізніше ніж за три робочих дні (ч. Четверта ст. 60.2 ТК РФ)

Збільшення обсягу робіт (розширення зон обслуговування) - це виконання працівником додаткової роботи за такою ж професії, але в обсязі, що перевищує встановлений трудовим договором (ч. Друга ст. 60.2 ТК РФ). Наприклад, якщо прибиральниця, працюючи на одну ставку, повинна прибирати 80 кв. м приміщення, то в рамках збільшення обсягу робіт їй можна доручити прибирати додатково ще 20 кв. м в її основний робочий час. Зрозуміло, якщо вона здатна впоратися з таким обсягом.

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника - це виконання співробітником додаткової роботи за такою ж професії або за іншою (ч. Друга ст. 60.2 ТК РФ). При цьому передбачається, що заміщається, співробітник продовжує числитися в організації, але з якихось причин не має можливості виконувати свої обов'язки. Іншими словами, тимчасове заміщення допустимо тільки по зайнятим посадам і не допускається по вакантним. Так, інженер може тимчасово виконувати обов'язки завгоспа, поки той перебуває на лікарняному.

При цьому необхідно мати на увазі, що якщо виконуючий обов'язки працівник звільняється від основної роботи, то це є тимчасовим переведенням на іншу роботу (ч. Перша ст. 72.2 ТК РФ).

Крок 2. Отримуємо письмову згоду співробітника

Додаткова робота на умовах сумісництва, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника або збільшення обсягу робіт може бути доручена працівникові тільки за його письмовою згодою (ч. Перша ст. 60.2 ТК РФ). Воно може бути виражене в заяві співробітника або оформлено в реченні про суміщення (збільшенні обсягів робіт, тимчасове заміщення).

Крок 3. Укладаємо додаткову угоду до трудового договору

Увага! Якщо керівник ніяк не оформляє і не оплачує додаткові роботи, він може бути притягнутий до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу від 1000 до 5000 рублів (ст. 5.27 КоАП РФ)

Крок 4. Видаємо наказ про тимчасове виконання додаткових обов'язків

На основі укладеної угоди видайте наказ про тимчасове виконання додаткових обов'язків (зразок нижче). У документі має бути вказівка ​​на доручається роботу, термін її виконання та умова про оплату. З наказом працівника ознайомте під розпис (абз. 10 ч. Другій ст. 22 ТК РФ).

Слід пам'ятати про те, що відомості про суміщення професій, збільшення обсягу робіт (розширення зон обслуговування), виконанні обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основної роботи не потрібно вносити до трудової книжки. Однак при необхідності їх можна внести в особову картку працівника.

Крок 5. Встановлюємо доплату

Незважаючи на те що трудове законодавство не встановлює мінімальних і максимальних розмірів доплати за тимчасове виконання додаткових обов'язків, ця робота співробітнику повинна бути оплачена. Величина доплати визначається за згодою сторін і залежить від обсягу і змісту додаткових робіт (ч. Друга ст. 151 ТК РФ). При цьому роботодавець повинен пам'ятати про свій обов'язок забезпечити однакову оплату за працю рівної цінності (абз. 6 ч. Другій ст. 22 ТК РФ). Доплату можна встановити як в твердій грошовій сумі, так і у відсотках до тарифної ставки (окладу) або заробітної плати працівника.

Каже: Лариса Гордеева- начальник відділу кадрів ТОВ "Персонал-Груп Т» (м Лисичанськ):

- Тимчасове виконання додаткових обов'язків без звільнення від основної роботи можливо в трьох формах: суміщення посад (професій), збільшення обсягу робіт (розширення зон обслуговування), а також виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. При суміщенні посад співробітник виконує додаткову роботу за іншою посадою, при тимчасовому заміщенні - як по такій же професії, так і з іншої. Збільшення обсягу робіт передбачає роботу по тій же посаді, але в більшому обсязі.

Іван Утешев- юрисконсульт Страховий акціонерної компанії "Енергогарант» (Москва):

- Роботодавець повинен належним чином оформити і сплатити співробітнику виконання додаткових робіт. Для цього необхідно отримати письмову згоду працівника, оформити додаткову угоду до трудового договору і видати наказ у довільній формі. Запис в трудову книжку про тимчасове виконання додаткових обов'язків робити не потрібно, а в особову картку ці відомості можна внести.

Мілана Дубровська-керівник практики кадрового адміністрування та розрахунків з персоналом ТОВ "Адолекс» (Москва):

- Додаткова угода до трудового договору повинно містити такі обов'язкові умови: спосіб покладання на працівника обов'язки по виконанню додаткової роботи (поєднання або розширення зони обслуговування, збільшення обсягу робіт), перелік доручається роботи. А також термін, протягом якого працівник буде її виконувати, розмір доплати.