Як оформити діловий лист, питання передплатників, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
Яким чином в діловому листі правильно сформулювати звернення, елементи тексту, висновок?
При зверненні до конкретної фізичної особи використовують різні форми: з індексом і без індексу, за прізвищами і по імені-по батькові. Залежно від ступеня близькості з вашим кореспондентом, звернення може починатися словами "Дорогий + ім'я" або "Шановний + прізвище", наприклад:
Шановний пане Васильєв!
Шановний пан Іванов!
Шановний Олексій Степанович,
Дорога Ірино Петрівно!
Вибираючи формулу звернення, потрібно пам'ятати, що за прізвищами звернення має на увазі дистанцію і додає листу більш офіційний характер, а звернення на ім'я та по батькові підкреслює налагодженість ділових відносин.
Кома після звернення додає листу буденний характер; знак оклику вказує на те, що факту звернення до даної особи або порушеного в листі питання надається особливе значення. У разі, коли після звернення стоїть кома, текст листа починається з малої літери, після знаку оклику перше речення необхідно почати з великої.
Слова "Пан" і "Пані" не прийнято вживати без прізвища, крім того, їх часто скорочують до "Г-н" або "Пані", тоді як звання і титули переважно писати повністю.
"Вельмишановний.", "Вельмишановний.", Наприклад "Вельмишановний Миколо Васильовичу!"
У ряді листів, коли та чи інша особа розглядається як суб'єкт цивільних правовідносин, як звернення використовується слово "громадянин".
Шановні пані та панове!
Шановні колеги! (При зверненні до осіб однієї професії)
Мовні конструкції в тексті ділових листів
- від третьої особи однини, наприклад:
Завод "Прогрес" не заперечує. ; Кооператив "Пошук" гарантує. Спільне радянсько-англійське підприємство "Ренк ксерокс" пропонує. ;
- від третьої особи множини, наприклад:
Дирекція, профспілковий комітет заводу "Прогрес" переконливо просять. ;
- від першої особи множини, наприклад:
Просимо. Повідомляємо. Підтверджуємо.
- від першої особи однини, наприклад:
Прошу. Ставлю Вас до відома. Доводжу до вашого відома. ;
- від першої особи множини, наприклад:
Вітаємо. Підтримуємо. Приймаємо. Ми отримали Вашу телеграму.
I. Залежно від призначення листи в його вступній частині можуть бути використані наступні загальні формулювання:
- Перш за все ми висловлюємо Вам свою вдячність за увагу, проявлену до нашої пропозиції щодо.
- Ми звертаємося до Вас у зв'язку з дорученням нашого спільного ділового партнера пана.
- Звертаємо Вашу увагу на те, що нами досі не отримано відповіді на лист від. за №.
- Приносимо свої вибачення за затримку з відповіддю на Ваш лист від. за №. у зв'язку з.
Вирази, що підтверджують отримання листа, документів, товарів і т. П .:
- Ми отримали ваші листи від.
- Ваш лист від. за №. нами отримано і.
- Повідомляємо вам, що ми (своєчасно) отримали ваш лист від.
- Підтверджуємо отримання + іменник в родовому відмінку (. Специфікацій на.)
- C вдячністю підтверджуємо. (. Отримання Вашого замовлення і приступаємо до його виконання.)
- Завод "Прогрес" підтверджує. (. Умови поставки обладнання.)
- Дякуємо вам за + іменник у знахідному відмінку (. Ваш лист)
- Ми вам дуже вдячні за + іменник у знахідному відмінку (. Ваш своєчасний відповідь)
- Ми були б вам дуже вдячні (вдячні), якби ви + дієслово (. Надіслали нам ваш прейскурант)
Вирази, що пояснюють мотиви:
II. В основній частині листа можуть бути використані наступні формулювання:
Інтерпретація власної позиції:
- Наші звернення з даного питання не привели до позитивних результатів.
- Нам видається виправданим.
- Участь фахівців Вашої організації в реалізації спільного проекту видається нам вкрай бажаним з наступних причин.
- В рамках укладеного раніше угоди ми вважали б корисним організувати зустріч представників наших організацій для.
- Проте ми вважаємо своїм обов'язком знову звернутися до Вас з пропозицією про.
- Ми щиро сподіваємося, що непередбачений перерву в наших контактах не вплине на стан ділового партнерства між нашими організаціями.
- У зв'язку з викладеним ми маємо честь звернутися до керівництва Вашої компанії з наступним діловою пропозицією.
- Ми не можемо поставити вам.
Інтерпретація дій іншого боку:
- Абсолютно незрозуміло, чому ваш завод затримує висилку прес-форм.
- Дані вами обіцянки не виконуються. Така затримка може привести.
Заключна частина листа повинна логічно випливати за основною частиною і тут можуть бути використані такі формулювання як:
- Ми щиро сподіваємося, що представлене в цьому листі пропозицію про співпрацю викличе у Вас інтерес.
- Ми сподіваємося, що, маючи в своєму розпорядженні вказаною інформацією про порядок.
- Пропонуючи своїм діловим партнерам комплексні послуги, наше підприємство виходить з того, що при подібному підході.
- Вважаємо, що тепер Вам стали краще зрозумілі наші доводи на користь.
- Ми будемо раді дізнатися Вашу думку з приводу викладених вище пропозицій про ділове співробітництво і сподіваємося на отримання від Вас відповіді по суті даного питання.
- Користуючись нагодою, ми хотіли б ще раз звернути Вашу увагу на фінансовий аспект висловленої пропозиції.
- Керівництво організації висловлює свою готовність розглянути Ваш відповідь негайно після його отримання.
- Ми очікуємо від Вас грунтовного і, по можливості, швидкої відповіді.
- Ми розраховуємо на прояв з Вашого боку конструктивного і зваженого підходу до вирішення даного питання.
Відправка документів або матеріальних цінностей:
- Направляємо. (. Креслення збірки машин.)
- Надсилаємо. (. Підписаний з нашої сторони договір.)
- Надсилаємо. (., Що Вас цікавить документацію рекомендованою бандероллю.)
- Нагадуємо, що. (. За планом спільних робіт ви повинні.;. Відповідно до. Ви повинні.)
- Нагадуємо Вам, що. (. Ваша заборгованість з оплати становить.;. Термін подання рукопису закінчується.)
- Повідомляємо, що. (. На жаль, не можемо вам вислати.;. Затримка в відвантаженні сталася в зв'язку с.)
- Доводимо до Вашого відома, що. (. Керівництво заводу прийняло рішення.;. Вашу пропозицію прийнято.)
- Оплату. ; Якість виробів. ; Термін виконання. (. Гарантуємо.)
- Запрошуємо. (. Представника вашого підприємства відвідати.;. Вас взяти участь в обговоренні проекту.)
- Просимо взяти участь (. В обговоренні проблеми.)
Відмова та відхилення пропозиції (проекту):
- Ваша пропозиція (проект) відхилено з таких причин.
- Надісланий вами проект. не може бути затверджений нами з наступних причин.
- Переконливо просимо вас не затримувати відповідь.
- Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю (за допущену помилку).
- Сподіваємося, що наша прохання буде виконано
Формула ввічливості. Заключна частина
Прикінцеві фрази листи так само значимі, як і початкові. У діловому листі, як і взагалі в бізнесі, не буває дрібниць або незначущих деталей. Завершення листи завжди пов'язане з позначенням перспектив (співпраці, ділових відносин, проекту, вирішення питання та ін.). Прикінцеві фрази листи особливо важливі для закріплення позитивних емоцій, які повинні підтримувати нормальне ділове спілкування. Саме тому останні фрази повинні висловлювати надію, впевненість, радість, схвалення, вдячність, наприклад:
З найкращими побажаннями.
З найкращими побажаннями і надією на співпрацю.
Завжди раді надати Вам послугу.
Сподіваюся на подальші добрі і взаємовигідні відносини.
З інтересом чекаємо від Вас нових пропозицій.
Ми впевнені, що непорозуміння буде залагоджено найближчим часом і т. П.
Побажання може бути висловлено прямо, а може бути і завуальовано, дано в підтексті:
Ми сподіваємося, що Ви оціните переваги нашого проекту і візьмете участь в.
"Переконливо просимо вас не затримувати відповідь." Або "Сподіваємося, що наша прохання буде виконано".
Після цього запису доречно просто підписати лист, вказавши свою посаду і прізвище.
У ряді випадків заключна частина листа має нейтральну форму "Щиро Ваш (підпис)" або "З повагою (підпис)".
Слова З повагою пишуться з великої літери, вирівнюються по лівому краю.
Якщо на початку листа була використана форма "Шановний.", То завершувати лист формою "З повагою." Годі було. Така подвійна "поважність", погодьтеся, звучить безглуздо. І тут краще використовувати будь-яку іншу прийнятну форму з розглянутих вище.