Як контролювати роботу складу

Досвід роботи фабрики-кухні «Братів Караваєвих»

У мережі кулінарних лавок «Брати Караваєві» зараз вже 27 точок. Фабрика-кухня компанії обслуговує не тільки свої заклади, а й сторонніх замовників.

Всі етапи виробництва і поставки готових страв і напівфабрикатів об'єднані в єдину складської системі, створеній з урахуванням потреб мережі і дозволяє мінімізувати витрати.

ФОРМУВАННЯ ЗАМОВЛЕННЯ

Щодня до 16:00 фабрика-кухня повинна отримати замовлення з усіх точок. У спеціалізованій програмі є стандартні форми для замовлення на кожен день тижня і по кожній товарній групі (кондитерка, кулінарія, бакалія, хліб та випічка та ін.) Відповідно до прийнятих на фабриці-кухні кратностями.

На багатьох великих фабриках-кухнях вже перейшли на відвантаження «в кратностях». Облік замовленої продукції ведеться і в кілограмах або штуках позиції, і упаковками: піддонами, ящиками тощо. Це значно спрощує взаємодію всіх ланок ланцюга.

На виробництві мережі «Братів Караваєвих» для більшого спрощення обліку і для забезпечення безпеки поставок використовують спеціальні ізотермічні контейнери. При прийомі замовлення здійснюється контрольне зважування всього контейнера, так що переважувати всі позиції доводиться тільки якщо є серйозні розбіжності.

Відповідальний співробітник на точці замовляє не просто 10 кг олів'є: він може замовити тільки дві кратності цього олів'є, або, наприклад, одну кратність вінегрету, або кілька кратності ростбіфу. А для недосвідчених управлінців є можливість сформувати замовлення автоматично - або по вчорашньому дню, або за середніми показниками за попередні періоди.

По заданих параметрах система автоматично сформує замовлення. Щоб не виникало плутанини і всі замовлення формувалися вчасно, є опція автоматичного замовлення до обумовленого часу. І якщо на точці не відправили замовлення на 16.00, програма відправляє замовлення ідентичний попередньому дню.

СКЛАД ІНГРЕДІЄНТІВ

На фабриці все замовлення акумулюються - створюється єдиний список і лист інгредієнтів, необхідних для виробництва. Список інгредієнтів передається на склад. Комірники в «Братах Караваєвих» з паперовими замовленнями давно не працюють. У кожного є планшет, де зазначається, скільки чого видано. У складській програмі видно залишки продуктів на кухні, і комірник видає продукти на зміни в Відповідно до цих даних.

ВИРОБНИЦТВО І ФАСОВКА

Співробітники кожного цеху бачать на моніторах, які страви і напівфабрикати і в якій кількості потрібно зробити в зміну. Спеціальна програма на кухарських планшетах підказує обсяги закладки інгредієнтів для виготовлення необхідного замовлення.

Після приготування конкретної позиції проводиться контрольне зважування, і в систему вводяться точні дані про обсяги виробництва зазначеного блюда. При виконанні завдання по конкретній позиції список на моніторах оновлюється.

На фасувальному конвеєрі співробітники бачать в програмі, яка кількість і в якій тарі конкретна позиція потрібно замовнику. Упаковка починається в Відповідно до цих даних.

Кожна упаковка автоматично маркується спеціальними наклейками, які формуються в програмі. На стікері вказано час виробництва і упаковки, номер зміни, вага продукту, термін зберігання, спеціальний код для обліку в системі.

Крім того, на стікері фіксується інформація про порядковий номер упаковки в цьому найменуванні для конкретного замовника. Наприклад, замовлено на три гастроемкости овочевого рагу. Відповідно, на першій ємності буде позначка «1-я упаковка з 3-х». Це спрощує облік і допомагає виконувати принцип «перший прийшов - перший пішов» при реалізації продукту.

Весь обсяг конкретного блюда або напівфабрикату для всіх замовників, який потрібно було випустити за зміну, фасується одночасно. Під конкретного замовника замовлення формується вже на складі. Це кардинально прискорює процедуру складання та випуску.

СКЛАД ГОТОВОЇ ПРОДУКЦІЇ

Для готової продукції є окремі складські приміщення, де підтримується температура 1-2 ° С. Тут збираються замовлення для кожного одержувача. Співробітники сканують коди обліку на упаковках: таким чином товар автоматично переходить в зону відповідальності складу готової продукції.

В системі є три центри матеріальної відповідальності: склад інгредієнтів (товари від постачальників), склад кухні і фасування (напівфабрикати і продукти для підготовки замовлень в зміну) і склад готової продукції. Всі переміщення товару можна детально відстежити. Помилки трапляються, але їх усувають на етапі виробництва і комплектації замовлення, а не на точці реалізації.

Товарна накладна автоматично роздруковується при заповненні замовлення, чи з дозволу уповноваженої особи на неповний замовлення, але із зазначенням фактичного наповнення. При виїзді з фабрики-кухні експедитор сканує накладну, і дані про відправку передаються в систему.

Дані про прийом замовлення на точці теж вносяться в програму. Якщо від частини доставлених блюд і напівфабрикатів замовник відмовляється, все автоматично враховується. Так що реальні обсяги прийнятої продукції видно вже в кінці дня, а не в кінці місяця, як це відбувається на багатьох виробництвах.

Анна Городілін
заступник керуючого мережі «Кулінарна лавка братів Караваєвих»

Коли у підприємства багато точок і великий оборот - без чіткої системи обліку не обійтися. Навіть невеликим закладам потрібна детальна звітність, що вже говорити про великі ресторани і мережі.

На нашій фабриці-кухні дуже складне виробництво і великий оборот продукції. На кожному етапі потрібно контролювати всі процеси: починаючи від закупівлі сировини у постачальників і до реалізації даної продукції та отримання прибутку.

Сферу IT в «Братах Караваєвих» довірили аутсорс-компанії. Це дозволяє регулярно отримувати незалежну експертну оцінку роботи підприємства, вести своєчасну звітність, реальні цифри обороту сировини і багато інших важливих показники, які формуються за запитами керівництва мережі.

Система обліку допомагає контролювати не тільки витрати, але і безпеку продукції. На нашій фабриці-кухні готують їжу в тому числі і для московських дитячих садів: відповідно, безпеки продукції приділяється підвищена увага. За штрих-коду на кожній упаковці можна точно відстежити всю історію страви або напівфабрикату: з чого готували, хто готував, хто фасував, хто комплектовал замовлення.

Павло Смирнов
генеральний директор компанії HelpLine, аутсорс-провайдер IT-послуг мережі «Брати Караваєві»

Систему HelpOrder ми створили на базі 1С. Напевно, в нашій країні інший настільки доступною і розвиненою платформи для управління бізнесом не існує. І на відміну від величезної кількості профільних рішень і програм, 1С - це саме конструктор. Ти можеш побудувати великий і красивий замок, ти можеш побудувати халупки, а можеш не побудувати взагалі нічого. Кубики абсолютно однакові. Ось ми взяли цей конструктор і на його основі побудували це web-рішення. Причому дані в систему можуть довантажувати як з R-Keeper, так і з iiko.

У системи обліку є великі можливості не тільки в рамках взаємин фабрика-кухні і замовників. Зараз ми працюємо над тим, щоб використовувати її для оптимізації обліку і всередині закладів: для організації доставки, для щоденного контролю роботи персоналу і списань.

Є й конкретні запити від мережі. Зараз «Брати Караваєві» планують продаж своїх кондитерських виробів через інтернет, так що перед нами стоїть завдання забезпечувати відвантаження не десятки замовників, як це було раніше, а тисячам приватних осіб. Це новий виклик, новий вектор розвитку.