Як автоматизувати свій магазин

Але, якщо хочете спочатку розібратися самі, то скачайте або прочитайте, що написано нижче.

Тут ми розглянемо як повинен працювати магазин і які дії повинні бути виконані перед початком роботи в будь-системі обліку.

Але можна всього цього і не робити, якщо Вас не цікавить результат.

Цикл товару «Від приходу до звіту».

Давайте спробуємо розібратися що відбувається з товаром в Вашем, та й більшості магазинів.

Товар привозиться в магазин і приймається за накладною комірником або товарознавцем. Далі в обліковій системі магазину створюється документ приходу ТМЦ (Товарно Матеріальних Цінностей). Товар може або вивозитися в зал і продаватися через роздрібні каси, або продаватися зі складу за готівковий або безготівковий розрахунок.

Продажі товару в облікову систему заносяться вручну або формуються автоматично, як "документ продажу товару" при продажу його через касовий вузол.

Також може мати місце списання товару або повернення постачальнику, або повернення товару від покупця. Якщо цей шлях товару відобразити в графічному вигляді, то вийде наступна схема:

На даній схемі пунктирними лініями відображені руху товару, які МОЖУТЬ бути. Ті чи інші дії, звані етапами процесу, можуть бути відсутніми у Вас, або, навпаки, в схемі можуть бути відсутні етапи характерні для Вашого магазину.

Це НАЙПРОСТІША схема руху товарів і вона описує рух товару в більшості невеликих магазинів.

«Щоб зрозуміти ЯК робити, треба зрозуміти ЩО ви хочете, а щоб зрозуміти ЩО ви хочете - зрозумійте НАВІЩО.»

Тепер розглянемо що є документообіг. Дамо визначення: документообіг - це той порядок і той набір даних, що вводяться в систему на кожному етапі робочих процесів Вашого підприємства, які забезпечують його нормальну роботу і отримання всієї необхідної звітності. Документообіг будується на основі сформульованих робочих процесів Вашого підприємства. Тобто він визначає на яких етапах які повинні вводитися документи, які будувати звіти і як реагувати на їх результати.

Найчастіше Фактичні процеси. що відбуваються в магазинах, не можна взагалі назвати робочими. Немає жодної чіткої схеми роботи персоналу і, якщо врахувати звичку багатьох з них працювати по-старому, на папері, мовляв «папір все стерпить», то починаються виправлення заднім числом, правка документів, які правити не можна і правка яких може викликати некоректності в обліку як складському, так і бухгалтерському, вольності з ревізіями та інші порушення. Крім того, часто немає ніяких правил роботи як для комірників, так і для операторів облікової системи, якщо така є. Багато дій виконуються невчасно і, як наслідок, забуваються зовсім. Дуже часте явище - це коли працівник магазину не знає що йому зробити для отримання якогось результату тільки ТОМУ, ЩО ВІН НЕ ДО КІНЦЯ РОЗУМІЄ ЯКОГО РЕЗУЛЬТАТУ ОН ХОЧЕ ДОСЯГТИ. І найгірше когдаетого не знає руководствомагазінаі змінює вимоги «по ходу справи».

Перш ніж почати роботу в обраній Вами системі обліку треба зробити простий вибір. або прийняти «на озброєння» одну з пропонованих нею схем документообігу і перебудувати свої робочі процеси, або розробити свою схему і налаштувати обрану Вами систему обліку, якщо та може її реалізувати.

Якщо Ви вирішили розробити свою схему документообігу, то чи своїми силами, або за допомогою сторонніх фахівців виконуються наступні дії:

а) Складається на папері точна схема всіх можливих шляхів товару у Вашому магазині;

б) Складається список ВСІХ звітів які Ви хочете отримати від системи обліку;

в) На підставі складеної схеми формується список і порядок дій в обраній Вами системі обліку на кожному етапі робочого процесу - документообіг.

Ось приклад схеми робочих процесів більшості магазинів. Тонкими стрілками відображені руху товару, а жирними руху грошових коштів.

Уявімо схему у вигляді таблиці, причому постараємося внести в цю таблицю максимальну кількість операцій. Схема складена для реалізації магазину БЕЗ поділу обліку на склад і торговий зал.

Слід врахувати, що етап може включати в себе кілька як послідовних, так і паралельних дій - операцій. Наприклад продаж товару кінцевому споживачу - це ЕТАП, але товар може бути як від завантажений з оптового складу. так і бути проданий в роздріб.

Посада співробітника, що виконує етап або його частина вказана як приклад. У Вашому магазині ці ж дії можуть бути закріплені за іншим співробітником. На основі колонки «Що Їх дії» для кожного учасника процесу складається докладний опис дій при кожній операції аж до вказівки натискає кнопок і на що треба звертати увагу.

Після того як схема документооборта складена треба довести порядок дій до працівників магазину. Як це зробити?

Адже багатьом з них зовсім не потрібно знати всю схему. Кожен окремо взятий співробітник відповідає лише за деякі етапи робочого процесу.

Для цього служать посадові інструкції. Посадова інструкція - це внутрішній документ, що містить перелік дій для кожного етапу робочого процесу, застосовуваний співробітником, відповідальним за нього. Іншими словами кажучи в ньому зазначено, що і як людині робити в тій чи іншій ситуації. Працівникові простіше і швидше реагувати на події, коли у нього є надрукована папірець, в якій зазначено яку послідовність дій треба виконати для отримання бажаного результату. При правильному складанні посадової інструкції і дотриманні її Вашими співробітниками, Ви завжди зможете отримати від системи обліку набір повних і достовірних даних і звітів.

Також вкрай необхідно ввести розмежування доступу до функцій системи обліку для запобігання внесенню як випадкових, так і навмисних помилок в етапах робочого процесу тими співробітниками, які в цих етапах не беруть участь, або беруть участь частково. Кожна система обліку надає свій набір прав і механізми їх налаштування.

При торгівлі лікарськими препаратами виникає нова потреба: чіткий облік серій і термінів придатності. Для ведення такого обліку використовується облік по партіях. В цьому випадку ведеться не тільки облік товару взагалі, а враховується кожна його серія. Тобто і рух, і термін придатності, і відпускні ціни, і залишок.

При такому веденні обліку до описаної раніше схемою додається необхідність присвоєння кожної серії товару індивідуального штрих-коду, роздруківка штрих-кодових етикеток і обклеювання ними кожної, або майже кожної одиниці товару. Це необхідно для того, щоб ТОЧНО знати яка серія була продана або повернена. Ще при торгівлі лікарськими препаратами виникає необхідність контролю націнок на препарати відповідно до держ. реєстром цін.

Також виникає необхідність в додатковому обладнанні - принтері штрих-етикеток.

Ведення окремого обліку товару на складі і в торговому залі.

Якщо в системі обліку ведеться поділ на товари, що зберігаються на складі і товари, що знаходяться в торговому залі, то до основної схемою, описаною раніше, додається ще кілька етапів:

1 Введення документа переміщення товарів зі складу в торговий зал і видача комірником товарів за цим документом.

2 Створення документа повернення товару з торгового залу на склад перед поверненням товару постачальнику.

Ведення обліку з таким поділом пов'язано з труднощами, що виникають через так званого «людського фактора», який на ділі є не більше ніж халатністю з боку працівників магазину, що виражається в невиконанні посадових інструкцій, наприклад, видачу комірником товарів зі складу в торговий зал без документа. Сам документ переміщення товарів оператори заводять потім, якщо, звичайно, не забувають, а якщо забувають, то неминуче з'являються розбіжності між залишками товарів, що зберігаються в системі обліку магазину, і фактичною наявністю товарів у торговельному залі і на складі. Через перелічених особливостей найкраще використовувати схему з одним складом-магазином.

Тут дуже коротко описані основні принципи роботи звичайного роздрібного магазину. У реальному житті виникає дуже багато завдань, які необхідно вирішити за допомогою Вашої системи обліку. З цього ми завжди раді допомогти Вам вибрати правильне рішення по автоматизації торгівлі від ларька до супермаркету. Пам'ятайте, що відмова від автоматизації на ранній стадії може привести до того, що Ви взагалі не дійдете до наступної стадії розвитку Вашого бізнесу!

ЦТО ККМ "Івановоторгтехніка" г.Іваново ул.Ташкентская д.84

Тел: (4932) 23-37-70 Факс: (4932) 42-94-23