Я знаю, як товіть hr-бюджет
Директор департаменту внутрішнього аудиту ТОВ «Комо»
Ви хочете оформити співробітникам додаткове медичне страхування або провести корпоратив в заміському клубі? А може бути мрієте навчити персонал відділу продажів або самі хочете піти підучитися? В чому проблема? Впевнені, що керівництво вас підтримає, але. за однієї умови: витрати на ці заходи повинні бути заплановані в вашому бюджеті. А так як осінь - саме час для складання планів на наступний рік і, головне, визначення необхідних для них витрат, ми і вирішили в цьому номері надати слово тому, хто знає, як правильно.
Зараз вже важко уявити собі управління компанією без консолідованого бюджету в цілому і локального бюджету HR-служби зокрема.
Відсутність у HR-служби свого бюджету або, навпаки, його наявність, обсяг і структура дозволяють судити про те, чи є кадрова служба центром кадрової політики чи ні. Про те, кому і навіщо потрібен HR-бюджет, див. Таблицю 1.
Зазвичай в компаніях застосовується один з двох принципів складання HR-бюджету.
Принцип 2. «Знизу вгору». В цьому випадку HR-директор сам розраховує необхідний бюджет витрат на персонал і потім захищає його перед керівництвом і бюджетним комітетом компанії.
Наша довідка
Природно, другий принцип - більш просунутий і передбачає більш високий рівень компетенції керівника відділу управління персоналом.
Щоб захистити бюджет HR-служби перед бюджетним комітетом або власниками компанії, необхідно буде обґрунтувати наступне:
• важливість статті витрат як такої;
• доцільність пропонованого обсягу видатків за кожною бюджетною статті;
• ефективність запланованих інвестицій.
Для того, щоб захистити бюджет і не розгубитися в ситуації «будемо урізати і економити» для «оптимізації витрат і підвищення EBITDA», HR-керівнику необхідно навчитися розмовляти з керівництвом і фінансовим директором на тій мові, яка їм найбільше зрозумілий, - мовою цифр (бажано в грошовому вимірі) і вміти аргументувати плановані витрати на персонал. Як це робити? Розглянемо далі.
А хто це повинен робити?
Порядок складання HR-бюджету регламентує локальний нормативний акт компанії, наприклад, Правила бюджетування компанії.
Незалежно від того, є такий документ в компанії чи ні, планування HR-бюджету може відбуватися за двома варіантами.
Варіант 1. Централізоване планування всіх статей витрат на персонал безпосередньо HR-службою. Цей варіант складання бюджету використовують невеликі фірми.
При будь-якому з варіантів фінансова служба компанії повинна курирувати весь процес планування та консолідації корпоративного бюджету компанії, а у вас завжди повинна бути можливість звернутися туди за допомогою або консультацією.
Наші поради вам допоможуть!
На жаль, HR-бюджет часто ставиться повністю до видаткової частини консолідованого бюджету компанії. Відповідно, HR-служба є одним з центрів витрат компанії. Контролювати ж витрати зараз, як ніколи, актуально, про що постійно нагадує керівництво будь-якої компанії. Так що давайте спробуємо планувати витрати на персонал максимально ефективно. А щоб HR-бюджет не зазнав секвестрування на етапі узгодження та затвердження, потрібно економічно обгрунтувати ті чи інші суми витрат, які закладаються в нього, а також документально підтвердити як закладені, так і вже витрачені суми.
Приступаючи до планування HR-бюджету, вам потрібно:
• проаналізувати результати роботи HR-служби за минулий рік;
• визначити цілі і завдання, які ставляться перед компанією в цілому і HR-службою зокрема на наступний рік, їх пріоритетність (або ступінь важливості);
• виходячи з поставлених завдань, розробити план роботи і HR-бюджет на наступний рік (табл. 2).
При такій формі планування під кожне заплановане HR-захід прораховуються необхідні витрати. Тому перевести такий план до бюджету не становить особливих труднощів.
Спосіб 1. Розподіл витрат за їх видами (відрядження, канцелярські витрати, витрати на підписку, витрати на обладнання, витрати на оплату праці і т. П.).
Спосіб 2. Розподіл видатків за напрямом HR-діяльності (витрати на навчання і розвиток персоналу, витрати на пошук і підбір кадрів, витрати на оцінку та атестацію кадрів, витрати на мотивацію і т. П.).
У чому їх відмінності? Для більшої наочності давайте розглянемо на прикладі.
Витрати на поїздку внутрішнього тренера для проведення занять із співробітниками регіонального офісу в першому випадку будуть віднесені до статті «Витрати на відрядження», а в другому - до статті «Витрати на навчання і розвиток персоналу». Другий спосіб класифікації витрат зручніше, тому що керівнику HR-служби в цьому випадку легше обгрунтувати витрати на поїздки фахівців з конкретною метою - навчання працівників, ніж загальну суму витрат на всі відрядження (для підбору співробітників, проведення кадрового аудиту регіонального представництва і т. Д. ).
Кожна компанія, виходячи зі своєї специфіки, стратегії розвитку бізнесу і кадрової політики, повинна вибирати оптимальний баланс і розставляти свої пріоритети у витрачанні коштів на персонал.
У зв'язку з цим в HR-бюджет були включені відповідні статті витрат.
З метою залучення персоналу та збереження кадрових ресурсів компанія «Віраж» передбачила в HR-бюджет в якості HR-пріоритетів витрати на оплату полісів додаткового медичного страхування і оплату харчування співробітників.
Машинобудівний завод для своїх працівників, які працювали понад 20 років, запланував в HR-бюджеті такі статті витрат, як «Компенсація 70% вартості протезування зубів», «100% компенсація вартості порожнинних операцій».
Наявність статті «Інші витрати на функціонування HR-служби» (сюди, наприклад, часто відносять такі витрати, як участь в спеціалізованих виставках з кадрового менеджменту, ярмарках вакансій тощо.) В HR-бюджет небажано, її не люблять члени бюджетного комітету компанії. Якщо вона все ж виявиться в HR-бюджет, її розмір не повинен перевищувати 3% від сукупних витрат на персонал (а при наявності зафіксованих в документах регламентів і процедур більше і не знадобиться).
Орієнтовна структура HR-бюджету наведена в таблиці 3. Але пам'ятайте: в кожної компанії своя структура, свої статті витрат, свої правила бюджетування. Тому даний приклад HR-бюджету можна розглядати тільки як відправну точку для ваших розрахунків.
Є ряд помилок правил бюджетування, які найчастіше допускаються в процесі виконання HR-бюджету.
Так не можна! Суми, не витрачені за однією статтею витрат, не можна переводити на іншу статтю витрат, по якій виник дефіцит фінансування. Суми витрат, заплановані по кожній статті, повинні бути, по можливості, максимально точними і реальними.
Так не можна! Невитрачені суми за відповідною статтею витрат з поточного місяця не можна переносити на наступний місяць. Це пов'язано з тим, що планування доходів і, відповідно, витрат під них (з урахуванням наявних доходів) здійснюється тільки в рамках поточного збалансованого періоду (місяця).
Так не можна! Не можна закладати в бюджет суму за відповідною статтею витрат більше тієї, яка реально необхідна, «про всяк випадок». Це економічно невиправдано.
HR-бюджет не має стандартної (уніфікованої) форми подання, він повинен складатися в простій і зрозумілій формі. Як правило, це таблиця, зроблена в Excel. Якщо ж в компанії встановлені правила бюджетування, то в них є і відповідні бюджетні форми, якими слід керуватися при плануванні і виконанні HR-бюджету.
погоджуємо
Чи потрібно узгоджувати проект бюджету кадрової служби з іншими підрозділами? Ми вважаємо, що так. Але остаточне рішення в даному випадку приймаєте ви, з урахуванням обраної вашою компанією політики з даного питання. Зауважимо одне, зайвим таке узгодження, точно не буде.
йдемо захищати
Під час захисту бюджету керівнику кадрової служби треба бути готовим до того, що витрати за конкретною статтею можуть бути скорочені. Досвідчений керівник може заздалегідь прогнозувати питання власників та членів бюджетного комітету щодо обсягу витрат на персонал: найчастіше це стосується нових статей HR-бюджету і статей, витрати по яких значно зростають в порівнянні з попереднім періодом. Обгрунтування цього повинні бути підготовлені заздалегідь, і тільки в такому випадку весь процес обговорення бюджету перетвориться для керівника HR-служби з «головного болю» в один з робочих моментів. Власники компанії і топ-менеджмент прекрасно розуміють важливість інвестицій в співробітників компанії, завдання ж HR-керівника - грамотно розрахувати обсяг вкладень, економічно обгрунтувати, документально підтвердити кожну статтю витрат.
