Інструкція щодо заповнення довіреності на отримання матеріальних цінностей

Довіреність застосовується для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей.

Довіреність повинна обов'язково містити:

Повне або скорочене найменування організації, яка видає довіреність, відповідно до того, як це було визначено в установчих документах, із зазначенням організаційно-правової форми (ВАТ, ЗАТ, ТОВ тощо);

Код організації за ЄДРПОУ, який присвоюється їй державними реєструючими і статистичними органами;

Реєстраційний номер довіреності, згідно журналу обліку документації на підприємстві;

Дату складання довіреності. Дата складання довіреності не може бути раніше дати обгрунтовує документа (рахунок постачальника матеріальних цінностей);

Термін дії довіреності. Довіреність повинна бути дійсною на момент її пред'явлення. Термін дії довіреності не може бути більше тридцяти днів з моменту складання довіреності. Довіреності з не зазначеним терміном дії діють десять днів з моменту складання довіреності;

Банківські реквізити платника. Обов'язково вказується розрахунковий рахунок і найменування банку платника;

Відомості про довірену особу. Прізвище, Ім'я, По батькові вказується повністю без скорочень. Паспортні дані з обов'язковим зазначенням номера, серії, дати видачі, найменування установи, що видала документ;

Повне або скорочене найменування організації, із зазначенням організаційно-правової форми, у якій потрібно отримати матеріальні цінності по даній довіреності;

Найменування, номер і дата документа, за яким потрібно отримати матеріальні цінності (рахунок постачальника матеріальних цінностей). Вписані в довіреність реквізити документів, які є підставою для відпуску матеріальних цінностей, замінюють собою перелік матеріальних цінностей, що підлягають отриманню. В цьому випадку перелік матеріальних цінностей, що підлягають отриманню, не заповнюється, а в таблиці ставляться прочерки. Якщо ж у довіреності не вказаний документ, на підставі якого довірена особа буде отримувати матеріальні цінності від постачальника, або в цьому документі немає переліку матеріальних цінностей і їх кількості, відповідні дані потрібно вказати в переліку матеріальних цінностей, що підлягають отриманню. Перелік матеріальних цінностей, одиниця виміру і кількість, що підлягають отриманню, вказується обов'язково прописом. Час, що залишився порожнє місце в таблиці після заповнення обов'язково прокреслюється;

У разі якщо планується часткове отримання матеріальних цінностей, зазначених у рахунку, то необхідно заповнити перелік товарів і їх кількість як зазначено, зазначеними в рахунку постачальника;

Підпис довіреної особи, яка отримала доручення;

Підпис керівника організації, що видала довіреність. Підпис і розшифровка обов'язково;

Підпис головного бухгалтера організації, що видала довіреність. Підпис і розшифровка обов'язково;

Друк організації, що видала довіреність.

Виправлення, підчищення, помарки в довіреності не допускаються.

Підписи керівника, головного бухгалтера, уповноваженої особи на довіреності виконуються кульковою ручкою контрастними чорнилом блакитного, або фіолетового кольору. Не допускається проставлення підписів методом факсиміле (штампик), роздруківка відсканованих підписів, простановка підписів іншими поліграфічними способами.

У довіреності не заборонено вказувати додаткові відомості.

Пред'явлення довіреності з будь-яким з недоліків, зазначених вище призводить до відмови у видачі товару.

Довіреність на отримання матеріальних цінностей не буде мати юридичну силу в наступних випадках:

Бланк довіреності не відповідає встановленим нормам і вимогам;

Довіреність не має обов'язкових реквізитів.

Пред'явлення довіреності, яка має виправлення і помарки.

Замість повного імені та по батькові особи, на яке виписано довіреність, вказані тільки ініціали. Уніфіковані форми довіреності припускають вказівку повного імені та по батькові.

У банківські реквізити відсутня найменування кредитної організації. Можливо, номер розрахункового рахунку дозволяє однозначно ідентифікувати та інші платіжні реквізити. Проте, в даному випадку постачальник зобов'язаний відмовити в прийомі доручення і видачі матеріальних цінностей.

Зазначено лише найменування та номер документа, відповідно до якого проводиться відпуск. Для того, щоб реквізити вважалися заповненими правильно, необхідно зазначення дати документа.

Закінчення терміну, на який видана довіреність.

Довіреність не містить зразок підпису особи, на ім'я якого вона виписувалася.

Пред'явник довіреності не має в наявності паспорта, дані якого вказані в документі.

Чи не вказана організаційно-правова форма (ВАТ, ЗАТ, ТОВ тощо) або інший додатковий ознака, що дозволяє однозначно встановити юридична особа, що виписало довіреність.

Дата видачі довіреності є обов'язковим реквізитом. Відсутність дати видачі в будь-якому випадку робить довіреність нікчемною.

Довіреність без печатки видала її організації.

Отримання повідомлення одержувача про анулювання довіреності.

Довіреності видаються на отримання матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за рахунком або іншому замінює його документа.

Пам'ятайте, що бланк довіреності необхідно заповнювати повністю. Навіть порожні графи документа повинні містити прочерки, щоб потім в них нічого не можна було вписати.

У випадках, коли довірена особа повинна одержувати матеріальні цінності за кількома рахунками та іншими замінюють їх документами, йому повинно бути видано кілька доручень. До кожного документа приймається окрема довіреність. Довіреність до декількох рахунках і замінюють їх документів не приймається.

Бланк довіреності і приклад його заповнення

Перелік матеріальних цінностей, що підлягають отриманню

ДАНІ ОБОВ'ЯЗКОВІ ДЛЯ ЗАПОВНЕННЯ ВІДЗНАЧЕНІ ЧЕРВОНИМ КОЛЬОРОМ