Хто повинен складати опис робочих місць

Під описом робочих місць розуміється перелік складу робіт, що виконуються на даному робочому місці, прав, обов'язків, ступеня відповідальності та рівня кваліфікаційних вимог до працівника.

Такий опис може зробити сам працівник з подальшим ут-вержденію розробки вищим керівником, може зробити начальник для своїх безпосередніх підлеглих або співробітник знаходиться на більш високому рівні або ступені, ніж непосредст-венний керівник. Існують наступні причини, за якими опис робочого місця не повинен робити той, хто його займає. По-перше, щоб мати можливість встановити сферу обов'язків даного робочого місця, потрібно їх бачити в більш широкому плані, що з точки зору пересічного виконавця не завжди представляється мож-ли. Це легше зробити з позиції на щабель вище, охоплюють-щей певну кількість підлеглих паралельних місць, що дозволяє уникнути «проломів» і дублювання. По-друге, непосредст-венний виконавець не може з належною об'єктивністю визначити коло своїх завдань і обов'язків, а також відповідальність за їх ви-конання.

Для більшості працівників опису робочих місць повинні раз-розробляти їх безпосередні керівники, оскільки тільки вони мають у своєму розпорядженні найбільшою інформацією про індивідуальні якості і кваліфікації людей, з якими знаходяться в прямому особистому кон-такті.

Можна з упевненістю висловлюватися на користь спільного складання опису робочого місця виконавцем і його керуєте-лем. Завдяки цьому усуваються можливості появи в майбутньому непорозумінь, пов'язаних з різною інтерпретацією окремих пунктів опису. Щодо черговості визначення завдань можна сказати, що опис слід починати в першу чергу з посади керівника колективу або групи, так як до тих пір, поки немає чіткого уявлення про те, в чому полягають завдання керівника апарату, важко говорити про завдання його підлеглих.

Так чи так уже необхідно чітке опис робочих місць? Можна зустріти нарікання, що опис робочих місць надає учреждено-ям жорсткість. Але посилення жорсткості, що викликається описом рабо-чих місць, може бути шкідливим лише тоді, коли керівництво цієї установи не замінює застарілі опису новими. Не підлягає сумніву, що опис робочих місць з багатьох причин, і преж-де всього в зв'язку з прискореним прогресом, схильне до старіння. Од-нако не старіють чи також машини? Чи повинно це свідчити їх непридатності і викликати думку про відмову від їх використання або ж краще у відповідний час замінити застарілі машини новими? Очевидно - друге. Те ж слід, робити і з описами робочих місць.

На наш погляд, правильна організація робочих місць корисна верб игодна насамперед з наступних причин.

1. Можна легше спеціалізувати персонал. При відсутності ста-мобільності видів завдань в умовах, коли кожен документ доручається працівникові в порядку окремого вказівки, а не автоматично на основі
його ділових якостей, що враховуються в описі робочого місця, втрачає-ся можливість спеціалізації персоналу.

2. Можна домогтися самостійності в роботі співробітників. Якщо ми хочемо послідовно прагнути до найбільш сучасному рівню роботи апарату адміністративного управління, то повинні
в описі робочого місця закріпити певну самостійність ність виконавця. Це необхідна умова.

4. Полегшується підбір персоналу. Кадрові служби, займаю-щіеся підбором і прийомом на роботу персоналу, повинні мати у своєму розпорядженні комплектом описів робочих місць, так як вони містять інформацію про кваліфікацію, яку повинні мати кандидати. Для обра-щающую за роботою також вельми важливо попереднє відпо-ня, причому якомога більш докладний, з описом робочих
місць, які вони можуть зайняти.

5. Полегшує правильну оцінку діяльності працівників. Все більше поширюється практика періодичних оцінок діяль-ності працівників в найбільш сучасній формі концентрує ува-гу на результатах роботи. Єдиним раціональним вихідним пунктом для такої оцінки може бути перелік завдань і зобов'язане-стей, що містяться в описі даного робочого місця.

7. Полегшує визначення норм штатного складу. Початковим дією при розрахунку штатів для адміністративного органу є реєстрація всіх робіт, виконуваних ним. Це значно полегшується, якщо є детальні описи робочих місць. На нашу думку, відсутність описів робочих місць в значній мірі ускладнює досягнення задовільного вирішення цієї проблеми.

8. Полегшує встановлення відповідальності працівника на даному робочому місці. Навіть там, де опису робочих місць майже зовсім за-бити, в разі виявлення серйозних упущень їх відшукують і ретельно вивчають, щоб на основі описів визначити, хто за що відповідає і в результаті чийогось недбалого ставлення до зобов'язане-ня виникло небажане стан речей.

9. Полегшує планування робіт. Опис робочого місця про-легшає планування власної діяльності і правильне розбраті-поділ отриманих завдань, поділ їх на більш і менш важливі.
Вказівки, що полегшують відповідне планування власних сил і засобів, розстановку акцентів в залежності від важливості завдань, можуть бути почерпнуті з правильно складеного опису і осно-вани на ньому.

10. Полегшує мотивування доцільності виконуваних за-дач. Опис робочого місця надає стимулюючу дію на працівника, так як він відчуває, що виконувана їм робота має значення і позитивно оцінюється в колективі установи. Опис робочих місць вносить в установу елемент порядку, ство-ет клімат, який сам по собі є чинником, що стимулює
сумлінне виконання обов'язків.

11.Облегчает збереження правильної робочої навантаження і спра-ведлівого винагороди. Відсутність належних описів робочих місць дуже ускладнює оцінку завантаженості окремих людей і їх
вкладу в роботу установи.

12. Полегшує роботу керівнику, особливо новопризначеному, оскільки він отримує повну інформацію про те, що від кого можна вимагати. Конкретизація завдань надає можливість
ретельно продумати структуру всієї установи, розробити книгу служб, положення про орган управління.

14 Полегшує введення сучасних форм діловодства. Раціоналізація канцелярського праці, конкретніше - введення безжурнальной системи діловодства, взагалі неможлива без чітко встановленого розподілу обов'язків між окремими робочими місцями: при щоденному розподілі пошти було б невідомо, кому який документ направити на виконання. Все повинно було б проходити через руки керівника підрозділу, відбираючи в нього час, і в основному розподілялося б на основі пункту «і інші», як це, на жаль, відбувається в багатьох уч-нов.

15. Покращує проходження інформації. Без точного визначення діяльності кожного робочого місця неможливо введення современ-ної організаційної інформаційної системи навіть теоретично,
оскільки було б невідомо, яку інформацію кому направляти. В таких умовах міркування про використання ЕОМ для потреб ап-Параті адміністративного управління виглядають просто несерйозно.

16. Полегшує виявлення (а тим самим ліквідацію) «проломів» і дублювання при розподілі роботи між персоналом данно-го структурного підрозділу.