Графік документообігу для облікової політики - зразок
Графік документообігу для облікової політики - образецтакого документа допомагає в розробці власної схеми роботи з документами. Які нюанси необхідно врахувати в процесі його складання, дізнайтеся з нашого матеріалу.
Що таке графік документообігу і для чого він потрібен?
Графік документообігу - це представлена в табличному вигляді інформація, що описує регламент руху первинних документів і їх обробки на всіх етапах «життя»: від моменту створення до передачі на зберігання.
Графік документообігу допомагає:
- упорядкувати процес роботи з документами;
- раціонально розподілити «документальні» обов'язки між працівниками;
- скоротити затримки часу при обробці документації;
- уникнути робочих конфліктів;
- здійснювати контроль за дотриманням співробітниками функцій по обробці документів і виявляти недоліки на кожному етапі роботи;
- своєчасно формувати звітність.
Обсяг відображеної в графіку документообігу інформації залежить від:
- масштабів діяльності фірми;
- структури підприємства;
- особливостей побудови системи управління;
- видів застосовуваної первинки;
- інших нюансів (особливостей обробки облікової інформації, що застосовуються програмних засобів та ін.).
З видами і формами облікової первинки знайомтеся з допомогою розміщених на нашому сайті матеріалів:
Як підготуватися до складання графіка документообігу?
Для складання графіка документообігу необхідно провести попередню підготовку, під час якої:
- скласти повний перелік документів, що підлягають обробці;
- для кожного документа визначити кількість примірників, необхідних для забезпечення потреби в них внутрішніх і зовнішніх користувачів;
- сформувати таблицю відповідності виду документа посад відповідальних працівників, що мають законну підставу для їх підписання;
- зіставити кожен вид документа з відповідальними особами, які відповідають за отримання (оформлення) документа відповідно до посадових інструкцій виконавців;
- конкретизувати календарні нюанси - позначити встановлені законодавством або внутріфірмовими актами відрізки часу на підготовку, узгодження і затвердження документа, а також передачу готового документа кінцевому користувачеві;
- розробити систему контролю за виконанням графіка документообігу;
- конкретизувати інші нюанси графіка (в залежності від потреб організації внутрішнього документообігу).
Після збору і уточнення всіх вихідних даних ця інформація відбивається в спеціальній таблиці (графіку документообігу), кількість рядків і стовпців якого залежить від потреб організації.
Така свобода вибору при оформленні графіка документообігу допустима для будь-якої організації, якщо вимога до застосування конкретної форми цього документа не передбачено галузевими та (або) іншими нормативними актами.
Як впровадити графік документообігу в обліковий процес і де скачати його зразок?
Найбільш поширена ситуація оформлення графіка документообігу - в якості елемента (додатки) облікової політики. Тому введення його в обліковий процес відбувається одночасно з процедурами введення в дію облікової політики та включає наступні етапи (наприклад):
- затвердження графіку документообігу (в складі облікової політики або як окремого документа);
- ознайомлення причетних виконавців (за вказаними в графіку посадами) з їх ролями в забезпеченні процесу документообігу організації;
- оформлення на всіх робочих місцях наочних стендів, на яких розміщується зручний для візуального сприйняття графік документообігу;
- налагодження взаємодії виконавців графіка документообігу на початковому етапі його впровадження в обліковий процес;
- проведення заходів з налаштування програмного забезпечення, використовуваного при оформленні документів, для максимальної автоматизації процесів обміну документами і полегшення взаємодії виконавців графіка документообігу;
- налагодження системи внутрішнього контролю за виконанням графіка документообігу; окремим наказом (розпорядженням) передбачаються види покарань за систематичні порушення виконавцями графіка документообігу.
Графік сприятиме організації ефективного документообігу в тому випадку, якщо всі пов'язані з його виконанням відповідальні особи організації в межах своїх посадових інструкцій та наданих в іншій формі повноважень виконуватимуть обов'язки своєчасно та в повному обсязі.
Графік документообігу є важливим елементом облікової політики організації. Він необхідний для своєчасної та якісної підготовки і обробки документів.