гост -88

1.1. Копії документів у паперовій формі, що приймаються на зберігання, повинні бути контрастно віддруковані і мати рівний фон без різнобарвності, що утрудняє читання документа. На копіях повинні бути відтворені (без пропусків) всі наявні на оригіналі, дублікаті або оригіналі лінії, літери, цифри тощо

При прийманні копій в паперовій формі перевіряють наявність всіх аркушів і комплектність документації відповідно до супровідних документів.

1.2. На підприємстві можуть зберігати такі копії конструкторських і технологічних документів: архівні, контрольні, робочі.

1.3. Архівні копії відображають стан конструкції або технології виготовлення виробу в періоди затвердження їх замовником, передачі оригіналів підприємствам-виробникам, припинення виробництва даної конструкції і т.п. Наявність резервних копій відображають у картках обліку (форма 2. додаток 3)

У архівні копії зміни не вносять і абонентам не видають, їх зберігають окремо від інших копій, в папках (альбомах) або на електронному носії.

Для документів у паперовій формі на видному місці папки (альбому) і на лицьовій стороні кожної архівної копії ставлять штамп ² АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР ". Нижче штампа вказують причину і дату прийняття на зберігання архівної копії. Допускається зберігання архівних копій у вигляді мікрофільмів.

Архівні копії електронних документів в реквизитной частини повинні мати відповідний ознака (буква, цифра і ін.).

1.4. Контрольні копії служать для відновлення оригіналу, виготовлення дублікатів, робочих копій, довідок або звірки документації, зберігають їх окремо від інших копій і абонентам не видають ».

Контрольна копія електронного документа повинна мати в реквизитной частини відповідний ознака (буква, цифра і ін.).

На лицьовій стороні кожного аркуша контрольних копій на видному місці ставлять штамп ² КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР "(за винятком контрольних копій друкарських видань і зброшурованих текстових документів, на яких штамп ставлять тільки на обкладинці і на титульному або першому аркуші).

1.4а. Робочі копії призначені для обслуговування виробництва. Число робочих копій, що перебувають в обігу, і місця їх зберігання (видача-приймання) встановлює організація.

1.6. Облік видачі (надсилання) і повернення копій внутрішнім і зовнішнім абонентам може проводитися вручну або автоматизованим способом. Облік проводять за картками обліку документів форми 2. 2а згідно з додатком 3.

Облік видачі та повернення копій внутрішнім абонентам може проводитися вручну або автоматизованим способом за абонентським картками форми 3. 3а згідно з додатком 3 *

1.7. Копії документів у паперовій формі зберігають як розсипом (полистно), так і вкладеними в папки або, при необхідності, зброшурованими в альбоми.

При зберіганні розсипом (полистно) копії складають на формат А4. Копії, що поміщаються в альбоми і папки, складають на формати А4 або A3 згідно з додатком 1.

1.8. Копії конструкторських документів на виріб укладають в папки (альбоми) в межах виробу або в межах раціонально обраних складових частин вироби.

1.9. Копії конструкторських документів на вироби укладають в папки (альбоми) в наступній послідовності:

1) специфікація вироби;

2) документи основного комплекту вироби (в порядку запису їх в специфікації);

3) специфікації складових частин вироби і документи основного комплекту складових частин вироби (в порядку зростання позначень). Документи основного комплекту складових частин вироби поміщають після специфікації в порядку їх запису в специфікації;

4) креслення деталей, записані в специфікації основного вироби, і всіх його складових частин (в порядку зростання позначень).

Якщо на деталь (крім креслення) випущені інші документи, то їх поміщають після креслення деталей (в порядку запису їх в специфікації).

1.10. Комплект копій технологічних документів укладають в папки або брошурують в альбоми, при цьому в одну папку (альбом) поміщають всі технологічні документи, розроблені на один виріб або кілька виробів, або раціонально обрану складову частину виробу.

При необхідності, в одну папку (альбом) допускається розміщувати технологічні документи по окремим методам обробки і складання виробу.

1.11. В одну папку (альбом) вкладають лише 200 аркушів документів, приведених до формату А4.

1.12. При великій кількості документів їх поділяють на частини і укладають в декілька папок (альбомів). На етикетках папок (альбомів) або на їх обкладинках вказують номер цієї частини, загальна кількість частин і номер примірника папки (альбому).

1.13. Допускається в одній папці (альбомі) передбачати опис, в якій перераховують, в послідовності їх розташування, все що знаходяться в ній документи.

1.14. Для поточної роботи підрозділу, видало оригінали документів або ведучому спостереження за виготовленням вироби у виробництві, виділяють екземпляр копій відповідних документів. На лицьовій стороні кожного аркуша копій (при зберіганні їх розсипом) або на видному місці папки (альбому) ставлять штамп ² ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА "або ² екземпляр цієї технології", наведені в додатку 4 *.

1.15. На копіях документів, про зміни яких після висилки абонентів не сповіщають, ставлять штамп ² ПРО ЗМІНУ не повідомляється ".

1.16. У запитах про висилку документації від інших підприємств вказують, чи потрібно брати на облік запитувану документацію для висилки в подальшому повідомлень про зміни чи ні.

1.17. Копії документів, вилучені з обігу внаслідок припинення виробництва виробів, а також копії документів, анульованих або замінених в зв'язку з внесенням змін, знищують після складання акту про знищення або опису копій.

2. ОБЛІК І ЗБЕРІГАННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ ПІДПРИЄМСТВА

2.1. Копії документів, що надійшли від інших підприємств, зберігають покладеними в папки або переплетеними в альбоми окремо по кожному підприємству, яким вони були видані або окремо по кожному виробу.

Допускається копії зберігати розсипом (полистно) складеними на формат А4 або A3.

2.2. В одній папці (альбомі) повинен бути опис, в якій перераховують, в послідовності їх розташування, все що знаходяться в ній документи.

2.3. Реєстрацію (облік) копій документів інших підприємств здійснюють відповідно до вимог пп. 2.3 і 2.4 цього стандарту. На кожну регистрируемую копію (або комплект копій) в паперовій формі наносять штамп із зазначенням інвентарного номера, номера примірника (при наявності декількох екземплярів) і дати реєстрації.

Зазначений штамп в папках (альбомах) ставлять на видному місці опису, а також на етикетці або в лівому верхньому кутку обкладинки.

На копіях в паперовій формі, що зберігаються розсипом (полистно), штамп ставлять в лівому верхньому кутку кожного аркуша документа формату А4 або листа документа, складеного на формат А4.

2.4. Копії враховують вручну або автоматизованим способом в картках обліку за формами 2. 2а. 2б. 2в згідно з додатком 3.

2.5. Копії інших підприємств зберігають в порядку зростання позначень по кожному коду підприємства.

2.6. У разі припинення вживаності облікованих копій на даному підприємстві держателя оригіналів доводять до відома для зняття їх з обліку.

Картка обліку документів (лицьова сторона)

Картка обліку документів (зворотний бік)

Картка обліку документів (лицьова сторона других і наступних аркушів)

Картка обліку документів (зворотний бік других і наступних аркушів)

Абонентська картка (лицьова сторона)

Абонентська картка (зворотний бік)

Примітка. У картці обліку документів вказують:

1) в графі ² Вид документа "форми 2 - вид документа (оригінал, дублікат або копія), який прийнятий на облік;

2) в графі ² Разові видачі "форми 2а абоненти, яким видають (висилають) копію документа зі штампом ² ПРО ЗМІНУ не повідомляється".

1. Штампи призначаються для спрощення нанесення і досягнення однотипності зображення написів і вказівок, вироблених в документах в процесі їх обігу, а також в повідомленнях і в документах обліку.

2. Штамп ² ЗАМІНЕНИЙ відновлення оригіналів №. м "із зазначенням порядкового номера відновлення оригіналу і дати його відновлення ставлять на оригіналах, з яких виготовлені відновлені оригінали.

3. Штамп ² анулювати, ЗАМІНЕНИЙ. извещ. №. від. м "ставлять (із зазначенням номера, дати випуску сповіщення і підписи) на анульованих по извещениям оригіналах, дублікатах і копіях, а також на картках обліку. При відсутності заміни ставлять прочерк.

4. Штамп ² ПРИ НОВОМУ конструювання НЕ ЗАСТОСОВУВАТИ, ЗАМІСТЬ ЗАСТОСОВУВАТИ. "Ставлять на підставі відповідних повідомлень на оригіналах, дублікатах і копіях, які не можна використовувати під розроблених нових виробах, а також на картках обліку.

5. Штамп ² ЗАМІСТЬ оригіналі "ставлять на документах при відсутності оригіналів цих документів.

6. Штамп ² ЕКЗ. №. "Ставлять (із зазначенням номера примірника) на папках (альбомах) копій і на окремих копіях.

7. Штамп ² інв. №. ЕКЗ. №. м "ставлять (із зазначенням інвентарного номера, номера примірника і дати реєстрації) на папках (альбомах) і окремих копіях документів інших підприємств.

Допускається також використовувати цей штамп (без зазначення номера примірника) при реєстрації зразків для друкарських видань та інших документів, що зберігаються на правах оригіналів.

8. Штампи ² КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР "і ² АРХІВНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР" ставлять відповідно на контрольних та архівних примірниках копій і на папках (альбомах) копій. Штамп ² КОНТРОЛЬНИЙ ЕКЗЕМПЛЯР "ставлять також на контрольних примірниках повідомлень і додатків до них.

9. Штампи ² ЕКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА "і ² екземпляр цієї технології" ставлять відповідно на копіях конструкторських і технологічних документів, які видаються для поточної роботи підрозділу, видало оригінали або ведучому спостереження за виготовленням виробів у виробництві.

10. Штамп ² ПРО ЗМІНУ не повідомляється "ставлять на копіях документів, що видаються в порядку разової видачі без висилки в подальшому повідомлень про зміну цих документів.

12. Допускається застосовувати і штампи інших видів, що спрощують нанесення написів на документах.

До пункту 1.2. Облік і зберігання паперових та електронних документів є частиною системи поводження документації на підприємстві.

Під врахованим документом розуміється документ, прийнятий на абонентське обслуговування (врахований документ).

Перелік функцій, організаційна структура та розподіл функцій системи документообігу встановлюється підприємством.

До пункту 2.1. При реєстрації (обліку) електронних документів в графі «Примітка» (форма 1. додаток 3) вказують формат файлу документа.

До пункту 2.2. До інших документів відноситься «Відомість специфікацій» відповідно до ГОСТ 2.102. по якій перевіряють комплектність прийнятих на зберігання оригіналів на комплекси, складальні одиниці і комплекти, які мають дві і більше ступеня входимость складових частин.

Для електронних документів, прийнятих на зберігання за окремими складальних одиниць, перевірка комплектності здійснюється за специфікацією. Для документів на всі виріб в цілому комплектність документів перевіряють по «Ведомости електронних документів».

До пункту 2.4. Інвентарний номер оригіналу привласнюють незалежно від кількості аркушів в документі або кількості файлів, з яких він складається.

На документі, що складається з декількох листів, інвентарний номер наносять на кожен лист.

Інвентарний номер оригіналу електронного документа вказують в його реквизитной частини.

Правила виконання резервного копіювання (періодичність, реєстрацію та ін.) Встановлює організація.

До додатком 2 (пункти 1.6. 1.14). Автоматизована система при обліку руху документів повинна забезпечувати своєчасну розсилку абонентам (внутрішнім і зовнішнім) повідомлень про зміни і (або) копій змінених документів ».

1. РОЗРОБЛЕНО І ВНЕСЕНО Державним комітетом СРСР по стандартах

2. ЗАТВЕРДЖЕНО І ВВЕДЕНО В ДІЮ Ухвалою Державного комітету СРСР по стандартах від 17.03.88 № 614

4. ЗАМІСТЬ ГОСТ 2.501-68, ГОСТ 3.1111-77 (в частині розд. 2)

5. НОРМАТИВНО-ТЕХНІЧНІ ДОКУМЕНТИ