Головні етапи підготовки та участі - для тих, хто вирішив «себе показати» на виставці

Запам'ятайте, виставки є найпотужнішим інструментом маркетингу тільки в тому випадку, якщо вони чітко сплановані й організовані.

Тому поставтеся до планування цього заходу з усією відповідальністю і пам'ятайте: «... добре сплановано - на половину зроблено ...»

Весь процес підготовки виставки можна розділити на наступні етапи:

Отже, перший етап - цілі участі у виставці

Ви не зможете оцінити ефективність будь-якого заходу, не знаючи його цілей. Перш ніж підводити підсумки, доведеться відповісти на два питання: які були цілі виставки і чи були вони досягнуті? Тому, не забудьте про цілі.

Ось кілька можливих варіантів цілей участі:

  • формування та підтримку іміджу компанії;
  • зав'язування нових контактів і зміцнення старих;
  • формування каналів розподілу; вивчення конкурентів;
  • презентація продукції; підтвердження «присутності» на ринку та інші.

Найкраще, якщо ви поєднуєте кілька цілей, в цьому випадку ефект від участі буде значно вище.

Другий етап - вибір виставки та планування бюджету

Для початку необхідно визначити найбільш важливі виставки для вашої конкретної галузі. В ідеалі, виставки плануються при складанні річного бюджету та плану маркетингових заходів. В процесі вибору можна орієнтуватися на досвід інших компаній, Інтернет, довідники. Ось кілька корисних інтернет-ресурсів про виставках:

При виборі необхідно враховувати:

Третій етап - вибір та бронювання виставкової площі

На цьому етапі вам необхідно остаточно визначитися з бюджетом виставки, виходячи з нього - з розміром стенда. Значна частина виставкових витрат припадає на оренду площі. Звичайно, чим більше площа, тим краще. Але це не означає, що на меншій площі можна ефективно представити компанію.

Місце бажано вибирати найбільш прохідне (ближче до входів, виходів, конференц-залах, кафе), також враховувати потоки відвідувачів.

Розташування стенду може бути острівна (відкрито 4 сторони), полуостровное (відкрито 3 сторони), кутова (відкрито 2 сторони) і лінійне (відкрита 1 сторона). Чим більше у стенду відкритих сторін, тим краще.

Вибір концепції стенду - це дуже важливий етап. Адже стенд буде представляти Вашу компанію. Він повинен уособлювати мети, які ви перед собою ставите, беручи участь у виставці, і відповідати вашому корпоративному стилю.

Всього є три основних види стендів: стандартний, ексклюзивний і мобільний.

Стандартний або типовий - це стенд на основі стандартного виставкового конструктиву - панелі білого кольору завширшки не більше 2,5 м, килимове покриття, фризова панель, електрообладнання, якийсь набір меблів та інше. Стандартний стенд не стане ексклюзивним, якщо ви внесете додаткові елементи - підвіси, вітрини, стелажі, різні елементи мобільного стенду, плакати, нанесення додаткових логотипів і аплікацій ...

Природно, у всіх організаторів виставок свої умови, тому буде необхідно узгодити ваші побажання з ними, щоб під час виставки не виникло додаткових проблем.

Під ексклюзивним розуміється стенд, для виготовлення якого використовуються різні матеріали (дерево, скло, ДСП, пластик, тканину та ін.) І дизайнерські рішення, стенди нестандартної висоти і планування.

До ексклюзивним можуть бути віднесені стенди, виконані з виставкового конструктиву, при виготовленні яких втілені індивідуальні дизайнерські розробки і потрібне виготовлення виставкових конструкцій нестандартного типу і розміру.

Мобільний - це стенд-конструктор, який може багаторазово використовуватися. У мобільних стендів дуже багато переваг і як завжди все залежить від ваших цілей і завдань.

П'ятий етап - вибір заходів, спрямованих на збільшення відвідуваності стенду

Але найбільш ефективно організовувати різні заходи на самому стенді, що приваблює відвідувачів і дає можливість зробити презентацію своєї компанії. Ось кілька ідей: влаштувати конкурс або розіграш, паралельно пустити по залу промоутерів, що роздають запрошення; організувати фотосесію; організувати дегустацію; влаштувати яскраве шоу (акробати, музиканти); провести демонстрацію обладнання або робити це протягом всієї виставки - ніщо не приваблює так увагу, як працює обладнання. Все залежить від вашої фантазії і ресурсів, якими ви володієте, а також специфіки виставки (обов'язково узгодьте свої дії з організаторами).

Не забудьте підготувати роздаткові матеріали. Що це може бути? - Все що завгодно!

  • носій інформації про компанії та продукції (каталог, листівка, диск та інше);
  • візитки компанії і іменні (менеджерам);
  • «Мобілки» (можливо кілька видів - для всіх і для VIP-персон);
  • блокнотики; пакетики;
  • ручки та інше.

Цей список може бути абсолютно будь-яким.

Сьомий етап - підготовка менеджерів

Необхідно ретельно готувати менеджерів до виставки. Менеджер, який не зацікавлений у спілкуванні з відвідувачами, некомунікабельний, некомпетентний, непредставницьким - це «жирний хрест» на ефективності вашої участі у виставці.

Ви повинні описати цілі участі (можливо, скласти конкретний план), дати довідку по передбачуваної виставці (що за виставка, де знаходиться, історія, важливість участі вашої компанії в ній), розповісти про схему роботи, підготувати разом презентацію продукції / послуг. Надати всі контакти і постійний зв'язок для консультації з фахівцями підприємства в разі виникнення непередбачених питань з боку зацікавлених відвідувачів. Якщо планується провести опитування, то потрібно підготувати менеджерів для роботи з анкетами. Важливо працювати спільно. Менеджер з маркетингу може дуже багато чому навчитися у менеджера з продажу і навпаки.

Найкраще, якщо на виставці буде присутній єдиний корпоративний стиль в одязі (або хоча б аксесуари - хустку, краватку, шарф). Виключіть джемпери, джинси, темні сорочки та кофтинки - краще діловий костюм, він має в своєму розпорядженні до ділового спілкування.

Менеджери повинні відрізнятися від відвідувачів! Ситуація, коли ваш потенційний клієнт не знає, до кого звернутися на стенді, часто ставати перешкодою для встановлення контакту.

Організація заходів для запрошення бізнес-партнерів

Повідомляти бізнес-партнерам про майбутній захід необхідно за місяць. Запрошення замовляються у організаторів виставки та спільно з відділом продажів розсилаються партнерам.

Анонсує дана подія на корпоративному сайті і в ЗМІ.

Обробка контактів

Необхідно сформувати список відвідувачів стенду, який менеджери будуть обробляти. У будь-якому випадку ви повинні нагадати про себе після виставки - можете обдзвонити всіх, написати листи, розіслати додаткову літературу (наприклад, каталог). Можна розробити спеціальні пропозиції (знижки, бонуси, подарунки) для всіх відвідувачів стенду - це, до речі, відмінний привід подзвонити і продовжити переговори розпочаті на виставці.

Підбиття підсумків

Ось і закінчилася виставка ...

Що ж далі? А далі робота, робота і ще раз робота.

Для початку, складіть звіт по даній виставці. Повний звіт, де ви розбираєте все хороше і погане, що сподобалося, а що ні. Зберіть всю інформацію, яку ви отримали на виставці і проаналізуйте її. Оцініть:

  • ступінь досягнення поставлених цілей;
  • відвідувачів стенду;
  • роботу персоналу на стенді;
  • сам стенд.

Якщо ви не проаналізуєте свої власні прорахунки, то велика ймовірність того, що вони повторяться на інших виставках. Чим точніше були сформульовані виставкові мети і цільові показники, тим легше оцінити вигоди. Цільовими показниками можуть бути укладені контракти, роздрібні продажі, кількість контактів, резонанс в ЗМІ та інше.

Важливо складати звіт, так як в майбутньому буде складно згадати, а що ж було рік тому і порівняти результати.