Freshdoc з чого починається організація кадрового діловодства
З чого починається організація кадрового діловодства
Щоб в будь-яку хвилину оформити прийом на роботу або звільнення, відпустка або відрядження, стягнення або заохочення - "під рукою" у кадровика завжди повинні бути: документи з організації діловодства та нормативні документи по кадровому діловодству, а також зразки наказів, актів, протоколів та багатьох інших документів.
Іншими словами, документи для ведення кадрового діловодства можна умовно розділити на три групи:
- документи мають рекомендаційний характер: методичні посібники по кадровому діловодству та управлінського праці;
- обов'язкові для виконання документи: законодавчі та підзаконні акти, що містять норми охорони праці та трудового права;
- уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати: договори, акти, накази, повідомлення, сповіщення, угоди і т.д.
Які документи вимагають особливої уваги?
- Трудовий кодекс РФ. Цим законом повинен керуватися в своїй роботі кадровий фахівець.
- Федеральний закон України "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації". На підставі цього закону будується робота з персональними даними.
- Закон України "Про комерційну таємницю". Цей закон визначає інформацію, яка може становити комерційну таємницю організації, процедури ознайомлення з нею і відповідальність за поширення.
- Закон України "Про основи охорони праці в РФ". Документ дозволяє грамотно вибудувати систему охорони праці в організації.
- Закон України "Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при проведенні державного контролю". Закон містить інформацію про права та обов'язки роботодавця при проведенні інспекційних перевірок в організації.
Єдині правила роботи з документами
Це перше про що слід подбати при організації кадрового діловодства. Єдині правила роботи з документами найкраще закріпити в двох документах - інструкції з діловодства та номенклатури справ (використовується для обліку та зберігання документів).
При розробці цих документів використовуйте ГОСТ «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Адаптуйте ваші розділи відповідно до конкретних вимог вашої діяльності і включіть їх в інструкцію з діловодства.
Чим керуватися при створенні документів?
- Вид зовнішніх документів повинен відповідати загальним правилам надання документам юридичної сили.
- Вид внутрішніх документів може бути довільним, зручним для використання в конкретній організації.
- Всі документи повинні зберігатися з урахуванням вимог архівної служби.
Автоматизація кадрової роботи
Навіщо автоматизувати роботу? Для цього є два вагомих аргументу - великий обсяг документів і велика відповідальність, що виникає у кадровика перед роботодавцем і працівниками:
- Оформлення будь-якого кадрового документа вимагає уважності і розуміння, так як грамотно складені посадові інструкції, штатний розклад і трудові договори встановлюють виробничу необхідність певних витрат організації - на відрядження, підготовку і перепідготовку кадрів.
- Крім того, від правильності заповнення кадрових документів залежить виникнення дуже важливого права працівника - на отримання пенсії.
- І звичайно, завжди необхідно пам'ятати про те, що практично кожен кадровий документ має юридичну цінність і може використовуватися в якості письмового доказу у вирішенні спірних ситуацій між роботодавцем і працівником.
Для роботи з персональними даними ви можете скористатися безкоштовним продуктом компанії - FreshDoc.Защіта персональних даних.
FreshDoc ЗПД організовує роботу з оформлення документів відповідно до закону "Про захист персональних даних" та з урахуванням особливостей конкретної організації.
Найближчим часом планується випуск нового продукту - FreshDoc.Кадри, за допомогою якого організувати кадрове діловодство з нуля зможе початківець працівник кадрової служби і досвідчений кадровик.
Якщо у вас виникнуть питання по роботі з сервісом, звертайтеся в службу підтримки.
Будемо раді допомогти!