Факс значить копія

Випадки, коли у бухгалтера немає документів з оригінальним підписом, не так рідкісні. Наприклад, ваш партнер може використовувати факсиміле. Або з метою прискорення документообігу він може вам відправити документи по факсу. Однак чи будуть мати такі документи юридичну силу і чи приймуть їх податкові інспектори? Або все ж краще настояти на тому, щоб на документах була жива підпис?

Мінфін проти кліше

Керівники великих фірм прекрасно знають, як це втомлює підписувати цілий стос документів. Справа приймає ще менш приємний оборот, якщо підпис «президентська»: довга і з великою кількістю завитків. Здавалося б, кращий вихід з цієї ситуації - виготовити факсиміле. Поставив штампик замість підпису, і справа в кишені. Розберемося, чи так це.

Експерт завжди відрізнить підробку

Отже, ми з'ясували, що застосування факсиміле при оформленні рахунків-фактур, первинних документів та податкових декларацій загрожує неприємними наслідками. Правда відрізнити факсиміле від оригінального підпису неозброєним оком іноді досить складно. Фірми з виготовлення печаток навіть радять зробити кілька різних кліше для того, щоб краще імітувати особистий підпис: адже відомо, що людина не підписується кожен раз абсолютно однаково. Однак майте на увазі, що експерту (та й просто людині з досвідченим оком) відрізнити оригінал від кліше не складе ніяких труднощів.

На яких же документах можна з чистою совістю ставити кліше? По-перше, це цивільно-правові договори. В угоді з партнером ви можете прописати можливість використання факсиміле. Правда, багато юристів вважають, що саме така угода має бути підписана власноручно.

По-друге, на наш погляд, можна використовувати кліше при оформленні рахунків на оплату. Адже рахунок не є первинним документом. Також не заборонено ставити кліше на діловому листуванні, а також на інших документах, які не є первинними і не мають на увазі матеріальну відповідальність.

Факсиміле - правила застосування

Якщо ви вирішите використовувати факсиміле в своїй діяльності, необхідно скласти інструкцію з його застосування. У ній потрібно вказати особи, відповідальні за зберігання факсиміле і мають право ставити його на документах, а також перелік документів, на яких допустимо ставити факсиміле. Така інструкція потрібна з метою обмеження зловживань при використанні кліше. Адже, як було сказано вище, не кожен зможе з першого погляду відрізнити його від оригінального підпису.

Податкові декларації тепер також можна підписувати на підставі довіреності (п. 5 ст. 80 НК). Для цього до самої декларації потрібно додати копію такої довіреності.

Цивільний кодекс проти факсу?

У діяльності фірми нерідко виникають ситуації, коли документ від партнера потрібно отримати негайно. Інакше угода може просто зірватися. У таких випадках компанії зазвичай використовують факс. Справа в тому, що не так багато фірм використовує на сьогодні електронно-цифровий підпис. А за допомогою факсу можна отримати документ, на якому є печатка і підпис керівника. Правда всього лише в копії.

Розберемося, чи володіє факсовий копія документа юридичну силу. Для цього ще раз звернемося до пункту 2 статті 434 Цивільного кодексу. У ній сказано, що договір в письмовій формі може бути також укладений шляхом обміну копіями такого договору по факсу. Однак в цій статті є застереження: договір дійсний тільки в тому випадку, якщо можна «достовірно встановити, що документ виходить від сторони за договором».

Сказати однозначно, що договір ви отримали саме з факсу контрагента практично неможливо. Адже підробити верхній рядок, на якій вказано номер апарату відправника, не складає ніяких труднощів. А значить, можна зробити висновок, що договір, отриманий факсом, не відповідає нормам цивільного законодавства.

Незважаючи на це багато суди приймають як доказ договори, отримані по факсу. І вважають їх складеними в рамках закону.

Оригінал завжди краще копії

Тепер розглянемо ставлення судів до рахунків-фактур, отриманим факсом. Шанс, що податківці приймуть такий рахунок-фактуру як достатня підстава для відрахування по ПДВ близький до нуля. Однак в суді відстояти відрахування швидше за все вдасться.

А значить, законодавство з бухобліку на сьогоднішній день не прирівнює факсовий документ до оригіналу. Однак, можливо, так буде не завжди. Наприклад, в проекті положення по веденню бухгалтерського обліку в Укаїни, підготовленого НСФО, встановлено, що «до відображення в бухгалтерському обліку можуть прийматися також первинні документи, що надійшли по факсимільним і електронних каналах зв'язку».

Майте також на увазі, що Податковий кодекс дозволяє врахувати витрати по документам, які не тільки прямо, але і побічно можуть підтвердити ваші витрати (ст. 252 НК). Однак податківці навряд чи приймуть витрати без належно оформлених первинних документів. А судова практика з цього питання, на жаль, ще не сформувалася.

Отже, робимо висновок. У законодавстві на сьогодні чітко не прописано використання документів, переданих по факсу. А значить, жива підпис все ж набагато краще копії. І щоб уникнути причіпок податківців, а також убезпечити себе в суді, краще обмінятися документами з оригінальним підписом. Тим більше зробити це можна не тільки при особистій зустрічі, а й за допомогою поштового відправлення.

З повним текстом використаних документів можна ознайомитися в УПС Консультант-Плюс.

Звернемося до словників

Толково-словотворчий словник дає наступне визначення факсиміле. Це точне відтворення будь-яким способом - за допомогою фотографії, гравірування і тому подібного - рукописи, документа. Або результат такого відтворення. Прикметник «факсиміле» означає «точно відтворений».

Кліше - це друкована форма з металу, дерева з рельєфною копією малюнка, креслення, плану для відтворення їх у пресі (у поліграфії).

Найчастіше під словом факсиміле ми маємо на увазі кліше з підписом посадової особи. Джерело матеріалу -